Relatório de visita técnica informática: passo a passo para criar o seu!

O field service, ou trabalho de campo, é muito comum no dia a dia de profissionais de TI. Para garantir uma execução ideal do trabalho durante uma visita aos clientes é fundamental a criação de um relatório de visita técnica de informática.

Esse documento deve reunir informações relevantes que auxiliem na execução de tarefas por parte do profissional que foi atender ao chamado. Ao mesmo tempo ele é fundamental para o arquivamento de informações sobre o atendimento em si.

O relatório de visita técnica de informática oferece uma visão geral do atendimento tanto para a empresa ou profissional autônomo, como para o cliente que contratou o serviço. Por meio do relatório é possível:

• registrar as etapas que foram realizadas para resolver o problema;
• se houve algum imprevisto;
• se a tarefa foi concluída ou a razão para a não conclusão do serviço e mais.

O relatório então é um documento que garante segurança para o cliente e para sua empresa.

Entretanto, ele também permite que sua empresa use as informações presentes para otimizar seus serviços, melhorando o que pode ser melhorado e corrigindo erros e falhas.

Elaborar um relatório de visita técnica informática pode ser um desafio, afinal, ele deve ser completo e objetivo.

Mas fica tranquilo que você está no lugar certo. A seguir, criamos um passo a passo de como montar um relatório de visita técnica de informática perfeito.

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Como montar um relatório de visita técnica informática: passo a passo

O ideal é que você crie um modelo de relatório de visita técnica informática que será usado por todos os colaboradores em todas as visitas técnicas realizadas.

Para isso siga o passo a passo proposto abaixo.

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1. Dados do cliente

As primeiras informações que devem constar em um relatório de visita técnica informática são relativas aos dados da empresa contratante. Entre as informações necessárias estão:

• nome da empresa;
• nome do solicitante do serviço;
• endereço;
• telefone.

Coloque essas informações no cabeçalho do seu relatório para ficar fácil do profissional identificar dados básicos e também para facilitar o arquivamento do documento.

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2. Responsável pelo atendimento

Incluir o nome do responsável pelo atendimento vai ajudar você a dividir as demandas da empresa, mas principalmente vai auxiliar a tirar dúvidas sobre informações do relatório e é fundamental em casos de necessidade de prestar contas ao cliente.

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3. Descrição do serviço

Assim como os demais dados listados até aqui, a descrição do serviço deve ser preenchida antes do profissional executá-lo. Esse espaço é dedicado ao motivo da visita.

Porque o cliente solicitou seus serviços? Houve um problema na rede? Uma máquina parou de funcionar? O sistema está fora do ar?

Tente ser o mais detalhista possível para que fique claro o que é o problema. Assim fica mais fácil buscar por soluções e enviar um profissional com os equipamentos necessários para o atendimento. 

Em casos de uma visita para manutenção preventiva, também é necessário deixar claro o motivo na área de descrição.  

4. Dados da execução da tarefa

Nessa parte do relatório devem ser preenchidas informações como:

• data da visita;
• horário de entrada e saída;
• status da tarefa (concluída, aguardando, necessita de apoio, entre outras);

Essas informações ajudam a acompanhar a produtividade do técnico e mostram para o cliente que sua empresa oferece um atendimento eficaz.

Use as médias de tempo para a execução de cada tarefa para organizar melhor futuros atendimentos. 

Leia também: 3 maneiras de controlar o horário de um funcionário externo

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5. Monte o histórico do atendimento

Nessa etapa é importante que você faça o registro do que aconteceu durante o atendimento.

Entre as informações que devem ser preenchidas estão:

• o que era o problema;
• o que causou;
• quais as medidas usadas para solucioná-lo;
• dificuldades do processo;
• equipamentos utilizados. 

É possível que haja problemas na solução da falha. Nesses casos é importante que eles também sejam relatados. Afinal, o que impediu a conclusão do serviço? Faltou uma peça? Coloque no relatório para que esse tipo de problema não se repita em serviços similares. 

Com o histórico dos atendimentos em mãos, qualquer profissional poderá se sair melhor com um atendimento mais personalizado.

Para criar um relatório de visita técnica de informática sua empresa pode contar com o apoio de ferramentas para técnicos, que permitem a criação e acompanhamento de relatórios e histórico dos clientes, facilitando sua organização e atendimento. 

Elas servem tanto para profissionais autônomos como para empresas com mais de um colaborador.

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Acompanhe a satisfação do cliente com o atendimento

Um tópico extra que pode - e deve - fazer parte do seu relatório de visita técnica informática  é o nível de satisfação do cliente com o resultado do seu trabalho. 

Sempre pergunte o que o cliente achou logo após a execução do trabalho e também após alguns dias (pode ser por e-mail ou telefone). Mostre que você se preocupa e tenha um cliente fidelizado.

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