Não é usual mover a parte do bônus para o início. Mas aqui está: se você não controla o horário de seus funcionários externos, a primeira regra é que você deveria.

Acompanhar o tempo trabalhado é popular entre as empresas que faturam seus clientes por hora. Mas controlar o horário de funcionários externos também fornece informações valiosas para empresas com outros modelo de negócios.

Se você já trabalhou em uma empresa ou em um projeto em que o acompanhamento de tempo era uma necessidade, sabe que alguns problemas surgem. Ainda mais com gerenciamento remoto de equipes.

As pessoas esquecem de acompanhar seu tempo, as folhas de ponto se perdem e o tempo de monitoramento tira horas dos dias dos gerentes.

Então, como você pode controlar o horário de um funcionário externo sem problemas e sem erros? Pronto para descobrir? Vamos lá!

O que a CLT diz sobre controle de horário

Antes das dicas práticas de como controlar o horário de um funcionário externo, é importante revisar o que a Consolidação das Leis do Trabalho(CLT) determina sobre o monitoramento de horários.

A responsabilidade pelo controle da jornada de trabalho é do empregador. A exceção se dá quando o funcionário tem uma jornada de trabalho externa.

Art. 62 — Não são abrangidos pelo regime previsto neste capítulo: (Redação dada pela Lei nº 8.966, de 27.12.1994)

I — os empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, devendo tal condição ser anotada na Carteira de Trabalho e Previdência Social e no registro de empregados (Incluído pela Lei nº 8.966, de 27.12.1994).

O adendo de 1994 completa o artigo da legislação de 1943 que não contemplava a possibilidade de outras formas não-presenciais de monitorar a jornada de trabalho.

Hoje, com o avanço da tecnologia, um funcionário externo pode ser o responsável pelo repasse para a empresa do seu horário de trabalho de forma simples e automatizada. Algo bastante comum no cenário atual.

Existem várias ferramentas que permitem esse repasse como planilhas compartilhadas de Excel, mensagens de WhatsApp, compartilhamento de informações no sistema de vendas da empresa etc. Essas e outras formas permitem comprovar que o funcionário trabalhou em determinado horário.

Para ter um processo bem definido, é preciso escolher a forma pela qual você vai controlar o horário de um funcionário externo.

Como controlar o horário de um funcionário externo

Como funções de back office, o controle de horas de trabalho pode, às vezes, passar despercebido. Isto é especialmente verdade para muitos negócios com grandes equipes. Mas a questão da perda de tempo, por maior que seja o seu negócio, não é pequena.

Mesmo gastando apenas uma hora por mês preenchendo cada cartão de ponto dos empregados pode custar milhares de reais por ano a um negócio.

Quando os funcionários documentam indevidamente suas horas, intencionalmente ou não, isso pode levar a problemas de folha de pagamento e relatórios fiscais, e pode até causar problemas legais para sua empresa.

Controlar as horas dos funcionários reduz a perda de tempo

A perda de tempo pode minar a confiança e a moral da equipe de trabalho e criar uma atmosfera negativa para todos.

Tradicionalmente, os proprietários de empresas confiam em uma das três maneiras de controlar as horas de funcionários externos e internos:

• Uma solução analógica, como caneta e papel, ou uma planilha compartilhada;
• Relógios de ponto;
• Software de monitoramento remoto.

Qual método de controle de horário de funcionários externos oferece maior proteção contra perda de tempo? Vamos dar uma olhada nos três.

3 maneiras de controlar o horário de um funcionário externo

#1. Controle de horas de trabalho com caneta e papel

Controlar o horário de um funcionário externo com caneta e papel é uma abordagem desatualizada, mas muitas empresas ainda confiam nela.

Eventualmente, essas companhias podem decidir mudar para uma planilha compartilhada como uma forma de avançar na execução processo.

A simplicidade dessa abordagem, juntamente com o fato de que não há custo envolvido, pode ser atraente no início.

E, em teoria, as coisas devem funcionar sem problemas: no final do período processado na folha de pagamento, os empregadores só precisam ligar para o provedor da folha de pagamento com as horas dos funcionários.

Mas à medida que uma pequena empresa cresce, as limitações desse método rapidamente se tornam aparentes:

• Os empregadores podem começar a suspeitar que os funcionários estão reportando incorretamente seu tempo;
• A caligrafia do funcionário pode ser difícil de ler e um funcionário pode não ser pago pelas horas reais;
• O relatório manual aumenta os erros e a geração de pagamentos atrasados ​​pode consumir muito tempo para o gerenciamento;
• Finalmente, sem o controle eletrônico do tempo e a manutenção de registros, as disputas com funcionários podem criar problemas legais até para as empresas mais meticulosas.

#2. Usando relógios de ponto para controlar o horário dos funcionários

Os relógios de ponto baseados em hardware podem ajudar a eliminar os relatórios de tempo propensos a erros. Eles são uma solução superior para relatórios manuais, mas também apresentam desvantagens.

• Os relógios de ponto variam em seus níveis de sofisticação e custo. Pode ser difícil para as empresas decidirem quanto precisam, em comparação com quanto é demais.
• Entrada PIN, furos de cartão, biometria de impressão digital, scanners de mão e tele-relógios fornecem mais precisão, mas podem se tornar rapidamente caros, especialmente quando uma empresa precisa desses scanners em vários locais.
• Finalmente, o hardware é difícil de atualizar ou reparar, e pode se tornar rapidamente desatualizado.

#3. Acompanhe as horas dos funcionários com um software

Um software para monitoramento remoto oferece soluções para quase todos os negócios.

As melhores soluções de controle de tempo dos funcionários de hoje são acessíveis a partir de um navegador da web e facilmente integradas a sistemas de ponto de venda (PDV) de varejo e folha de pagamento.

A maioria das soluções baseadas em nuvem será atualizada com freqüência para garantir que os usuários permaneçam alinhados às mudanças nas leis salariais e trabalhistas estaduais e federais.

Os modelos de preços variam, mas a maioria dos serviços de assinatura ajuda a manter os custos mensais baixos enquanto sua empresa é pequena e, em seguida, aumenta à medida que você cresce com opções adicionais para ajudar a controlar sua força de trabalho em expansão.

Recursos como cronograma, tempo de compensação remunerado, acompanhamento e solicitações, previsão de custo de mão-de-obra e recursos de conformidade estão disponíveis conforme sua empresa se expande.

E os recursos móveis são sincronizados com as necessidades de seus funcionários remotos.

Seu departamento de RH está cansado de decifrar anotações manuscritas? Seu negócio superou o antigo ponto? Coloque um software para controlar o horário de funcionários externos na sua empresa.

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