O trabalho remoto está se tornando cada vez mais normal dentro de organizações diversas. Um estudo descobriu que 52% dos funcionários trabalham remotamente pelo menos uma vez por semana. Com tantos funcionários trabalhando pelo menos parte do tempo em casa, em cafeterias ou em outros lugares, você precisa acompanhar o desenvolvimento das atividades e a produtividade, por meio da gestão de equipes externas.
Por mais que pareça atual e uma novidade, há décadas equipes de vendas, por exemplo, realizam trabalho remoto, visitando clientes longe do escritório.
Entretanto, independente da área da empresa, os colaboradores precisam ser disciplinados e dispostos a se conectar com o escritório mesmo a distância.
Dicas para realizar a gestão de equipes externas
Se sua empresa optou por ter uma equipe que trabalha todo tempo remotamente ou apenas em dias específicos da semana, use as dicas de como administrar uma pequena empresa que separamos a seguir, para realizar a gestão de equipes externas.
1. Comece com a integração (onboarding)
Quando qualquer funcionário começar no seu negócio, você deve realizar um processo de integração chamado onboarding. Ao integrar os funcionários, você deve:
- manter uma orientação;
- definir as expectativas de trabalho;
- preparar o ambiente de trabalho;
- apresentar os membros da equipe.
A integração é especialmente importante na gestão de equipes externas. Só porque o funcionário está em outro lugar, você não deve negligenciar este processo.
Nesses casos, para o gerenciamento de equipes externas sua empresa deve seguir algumas etapas:
- diga ao funcionário tudo o que ele precisa saber sobre sua empresa e sua posição;
- explique as responsabilidades do colaborador;
- defina expectativas de emprego;
- certifique-se de que o funcionário tenha todas as ferramentas necessárias para realizar seu trabalho,
- apresente o funcionário à sua equipe, mesmo que seja virtualmente.
O novo colaborador e outros funcionários devem saber o que todos fazem e como entrar em contato uns com os outros. Esse é um passo indispensável para uma gestão de pessoas eficiente, mesmo com quilômetros separando você e quem trabalha para sua empresa.
2. Use ferramentas de comunicação
A comunicação com funcionários remotos pode ser difícil. Como não estão em comunicação cara a cara, podem perder informações importantes. Você e outros funcionários precisam saber em que seus funcionários remotos estão trabalhando. E se houver problemas, você deve conseguir alcançar rapidamente seus funcionários remotos.
Para o gerenciamento de equipes externas você precisa ter ferramentas de comunicação que todos os colaboradores possam usar, isso pode incluir:
- e-mail;
- telefones;
- videoconferência - Skype;
- software de mensagens instantâneas profissionais, como Slack.
3. Use o conjunto certo de software de gerenciamento de tempo
Quando se trata de gestão de equipes externas, as diferenças de localização dos funcionários complicam o processo de administração das atividades diárias e funções corporativas.
Gerenciar diferentes equipes, de diferentes locais, representa um desafio adicional ao desafio logístico envolvido. Para serem eficazes e eficientes, os gerentes devem utilizar vários softwares e programas de gerenciamento de equipes externas, disponíveis para ajudar no processo de administração.
Como gerente, a comunicação personalizada e as decisões precisam ser feitas em centros específicos de tempos. O software conseguiria isso, tornando o agendamento possível. Os gerentes também poderiam ser notificados de decisões pendentes e de comunicação a ser feita periodicamente.
Além disso, dependendo do conjunto de software de agendamento em uso, os gerentes poderiam fazer ajustes instantâneos em qualquer lugar usando plataformas móveis do software.
Os programas de agendamento também permitem que o gerente visualize o gerenciamento da organização geral a partir de diferentes hubs, tornando a tomada de decisões e a administração de tarefas perfeitamente simples.
E para gestionar sua equipe externa com mais precisão, conheça o GUIO, o Software de Field Service da EUN.
4. Monitore Projetos
Além do tempo e da produtividade dos colaboradores, pode ser complicado rastrear projetos e o que está sendo trabalhado quando um funcionário é remoto.
Para tornar os projetos mais fáceis de seguir, confira o software de gerenciamento de projetos e gestão de equipes externas.
Com o software de gerenciamento de projetos, todos podem ver quais tarefas precisam ser executadas. Você pode ver quais projetos estão em andamento e quem está trabalhando em quê.
Você também pode monitorar quanto tempo os funcionários levam para concluir seus projetos. Se um funcionário estiver demorando demais, certifique-se de que o funcionário entenda suas expectativas e esteja realmente trabalhando quando deveria.
5. Cloud Computing
A gestão de equipes externas depende, fundamentalmente, da capacidade de transferir arquivos e compartilhar o trabalho produzido.
Com necessidades diferentes, todas as empresas que possuem colaboradores remotos precisam, obrigatoriamente, implantar soluções de cloud computing para pequenas empresas.
Com recursos de cloud computing você pode:
- usar soluções escaláveis que crescem com seu negócio;
- libertar a equipe de TI para pensar em alavancar a tecnologia;
- reduzir os custos que podem ser reinvestidos em outras áreas de sua pequena empresa.
Em suma, para realizar a gestão de equipes externas sua empresa deve considerar cinco etapas:
- Comece com a integração (onboarding)
- Use ferramentas de comunicação
- Use o conjunto certo de software de gerenciamento de tempo
- Monitore Projetos
- Cloud Computing
Gestão de equipes de alta performance e a terceirização
Realizar a gestão remota de equipes exige uma série de cuidados e pode ser otimizada a partir do uso de tecnologia.
De fato, com a transformação digital nas empresas, todas as organizações têm muito a ganhar com o uso da TI em suas estratégias, com o objetivo de alcançar suas metas e objetivos.
A tecnologia da informação permitiu que o trabalho remoto fosse executado de forma mais escalável e eficiente, encurtando as distâncias e solucionando uma série de problemas que antes eram enfrentados por quem precisava colocar em prática a gestão de equipes externas.
Uma das formas de usar a tecnologia da informação a seu favor é contando com especialistas para isso. Esse passo pode ser mais acessível por meio da terceirização da TI.
Sem dúvida, as soluções para gestão de equipes externas podem necessitar de um apoio técnico para serem implantadas em seu negócio, para isso, conheça a Encontre um Nerd e saiba como ajudamos a empresa Via Varejo a reduzir em 20% o custo com pessoal e fazer o fechamento de custos e despesas em 2 dias com nosso suporte ondemand.
Em dúvida se vale a pena terceirizar? Confira este artigo sobre os ‘5 principais benefícios da terceirização de serviços de TI’.
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