Como montar um organograma de uma empresa pequena

Aprenda como montar um organograma de uma empresa pequena em 5 etapas e criar uma estrutura organizacional eficiente e produtiva.

Você precisa aprender como montar um organograma de uma empresa pequena para criar a estrutura organizacional do seu negócio? Este é um passo muito importante para que cada pessoa que trabalha na sua empresa tenha sua posição, saiba a quem está subordinada, etc.

Quando um organograma é criado, a eficiência geral da empresa aumenta. Embora ainda haja muitas coisas a serem feitas depois, cada membro tem um conjunto claro de prioridades que o ajuda a permanecer focado, produtivo e responsável.

A seguir, fizemos um guia passo a passo sobre como montar um organograma de uma empresa pequena para que você possa aplicar no seu negócio.

Como montar um organograma de uma empresa pequena em 5 etapas

Etapa #1: crie departamentos começando pelos 3 comuns a todas as empresas

O primeiro passo de como montar um organograma de uma empresa pequena é: abra um novo documento do powerpoint, word ou qualquer outro programa que permita criar um layout simples. Você pode até usar papel e caneta para começar e depois passar a limpo.

Desenhe três caixas com as três principais funções de todas as empresas — de pequenas a grandes esses são departamento essenciais:

  1. Vendas e marketing - todo negócio precisa gerar vendas;
  2. Operações - toda empresa precisa cumprir as promessas que faz aos clientes, fornecendo produtos ou serviços;
  3. Administrativo financeiro - toda empresa precisa acompanhar suas finanças e garantir que sua infraestrutura se mantenha saudável.

Se a sua empresa tiver mais áreas ativas além dessas, não deixe de incluí-las no seu organograma inicial. Cada negócio, dependendo do área, tem seus setores fundamentais. Este é apenas um ponto de partida.

Entendendo os componentes do organograma.

Etapa #2: agrupe funções específicas dentro das 3 funções principais

A segunda etapa de como montar um organograma de uma empresa pequena começa com o detalhamento dos cargos dentro de cada departamento principal.

Abaixo de cada área principal, liste as funções específicas que devem ser preenchidas em seus negócios.

Abaixo colocamos alguns exemplos de funções mais comuns que você pode adaptar à realidade e estrutura da sua empresa:

Vendas e Marketing:

Operações:

  • Serviço de atendimento ao cliente
  • Envio de mercadoria
  • Desenvolvimento de Produto
  • Financeiro e Administração

Administrativo financeiro:

Como falamos, este é um exemplo para orientá-lo a organizar cada função existente em um setor principal. Essa organização é a base para o organograma de uma empresa pequena funcionar no papel e na prática, alinhado com a realidade do negócio.

Etapa #3: determine uma pessoa específica para liderar cada departamento

A terceira etapa de como montar um organograma de uma empresa pequena é também um passo muito importante.

A atribuição de um cargo de liderança a um membro da equipe deve ser bem pensado e atribuído a alguém realmente preparado.

Pense com cuidado, pondere a qualidade dos candidatos e coloque o nome do escolhido ao lado de cada uma das caixas no organograma.

Posteriormente, com o desenho do organograma concluído, você também pode detalhar o nome e as atribuições de cada cargo de gerência e também das funções subordinadas.

Este é um manual útil que deve ficar acessível a todos da empresa através do sistema de rede e usado no processo de onboarding para a integração de novos funcionários.

Exemplo de organograma horizontal.

Etapa #4: defina a estrutura de liderança executiva

Quando houver dois líderes em uma organização, idealmente eles terão tipos de personalidade complementares:

  1. O pensador criativo - esse tipo de personalidade traz muita energia e ideias inovadoras. Geralmente são ótimos em relacionamentos e podem ter uma personalidade mais expansiva, mas tendem a ser mais fracos no acompanhamento.
  2. O pensador organizacional - essa personalidade tende a ser bem organizada e forte no pensamento sistêmico. Podem não ser tão fortes em identificar oportunidades, mas uma vez definida a direção, eles são a pessoa que garantirá que tudo seja feito da maneira certa.

Aprender como montar um organograma de uma empresa pequena é útil porque vai além de ser apenas uma estrutura hierárquica. É uma organização estratégica.

É função de toda empresa colaborar nas decisões, mas é preciso haver líderes bem preparados a frente de cada função para dar a palavra final. Colaboradores com perfil de pensador organizacional geralmente se encaixam bem nessas posições.

Por quê? Porque você pode ter um negócio sem um pensador criativo, mas não pode ter um negócio sem um pensador organizacional. No final do dia, uma ideia comum que é bem executada supera uma ideia brilhante que é mal executada.

Se você tiver dúvidas sérias sobre qual papel cada parceiro vai desempenhar, isso pode ser uma indicação de problemas mais fundamentais na estrutura da equipe.

É por isso que é melhor ter essa conversa logo no início, para evitar armadilhas maiores no caminho, quando houver mais em jogo.

Etapa #5: preencha seu organograma

Dependendo do motivo da criação do seu organograma, cada espaço reservado pode incluir apenas o nome e o título do cargo ou o máximo de informações possível em cada caixa.

Você pode criar uma versão resumida com o nome e título do cargo para uma divulgação geral. E outra mais detalhada para com mais informações sobre cada membro, arquivada no departamento de RH.

Recomenda-se que ao montar um organograma de uma empresa pequena cada posição seja preenchida com as seguintes informações:

  • Nome
  • Departamento (por exemplo, vendas e marketing, contabilidade, operações)
  • Função ou cargo (por exemplo, representante de vendas, supervisor, funcionário, gerente de contas)
  • Opcional:

Localização (use tiver funcionários que trabalham remoto, por exemplo)

Informações de contato:

- Telefone (residencial ou celular)

- Email (para contato comercial)

- Foto 3x4

Você pode encontrar templates prontos na internet ou criar o seu em programas como o Pingboard ou do pacote Office como PowerPoint, Word e Excel que possuem essa funcionalidade.

Antigo organograma da Apple no modelo circular.

Por que sua pequena empresa precisa de um organograma?

Existem várias razões pelas quais aprender como montar um organograma de uma empresa pequena é útil. Entre elas temos:

  • Melhorar a comunicação entre departamentos e equipes;
  • Economizar tempo, esclarecendo quem faz o quê;
  • Demonstrar aos parceiros de negócios (bancos, parceiros financeiros) que sua empresa está estruturada para o sucesso e que você tem pessoas que desempenham funções cruciais;
  • Para ajudá-lo a planejar o crescimento e a transição.

Um organograma é uma ferramenta como uma lista telefônica usada para melhorar a comunicação, tornando clara qual é a sua estrutura.

Isso economiza tempo para que os funcionários, especialmente os novos, não precisam perguntar: "Quem é a pessoa de TI?", "Para quem posso perguntar sobre os benefícios?" Ou "Para quem meu chefe se reporta?"

Os organogramas também são importantes se você está solicitando financiamento, já que investidores, bancos, credores podem querer ver como sua organização está estruturada para garantir a probabilidade de sucesso e se sua empresa pode pagar um empréstimo.

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O andamento da sua empresa depende de fatores como montar um organograma e de implementar soluções que tornem o trabalho da equipe integrado e colaborativo.

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