O que é GED e os benefícios do gerenciamento eletrônico de documentos

O que é GED? GED é a sigla de gerenciamento eletrônico de documentos. Ok. Mas, o que isso quer dizer e qual a sua relevância para a minha empresa? 

A gestão de documentos é o processo de armazenamento, localização, atualização e compartilhamento de dados dentro de uma empresa, que tem como objetivo: otimizar o fluxo de trabalho e resultados da empresa.

O compartilhamento centralizado e o armazenamento de dados em servidores específicos ajudam a organizar documentos de uma empresa, para que seus gestores e colaboradores possam acessar informações com eficiência. 

A gestão de documentos também tem como função proteger os dados da empresa e seus clientes. 

Programas e servidores são usados ​​no processo de gerenciamento eletrônico de documentos. 

Resumidamente, o que é GED, está relacionado a uma série de políticas e posturas de negócios, que visam a  organização de arquivos digitais dentro das empresas. 

O que é GED e seus benefícios?

Como dissemos acima, o gerenciamento eletrônico de documentos é a captura, armazenamento e recuperação de documentos dentro de uma empresa. 

Com ou sem gerenciamento de documentação, sua organização já captura, armazena e recupera documentos todos os dias. Para muitas organizações, esse processo é incrivelmente demorado e muitas vezes ignorado.

Todo mundo já perdeu horas tentando encontrar um documento perdido entre pastas, dispositivos físicos, backups em nuvem, HDs e servidores. É isso que o que é GED -  gerenciamento eletrônico de documentos - busca evitar.

Com o que é GED você pode tornar mais simples, por exemplo, o processo de:

• como arquivar documentos de funcionários;
• controlar contratos;
• como arquivar notas fiscais;
• arquivar as diferentes versões de documentos feitos para o cliente;
• salvar os projetos desenvolvidos, e mais. 

Um sistema de gerenciamento de documentos pode ser usado para capturar e organizar todos os tipos de documentos em documentos eletrônicos fáceis de encontrar. 

Os documentos em papel podem, por exemplo, ser digitalizados em passar a integrar o gerenciamento eletrônico de documentos. 

Os documentos digitais podem ser armazenados e mesmo direcionados para outro sistema, que esteja, por exemplo, em nuvem. 

Os documentos podem ser indexados por:

• departamento;
• fornecedor;
• número de ordem de compra ou qualquer outro conceito que faça sentido para os negócios em sua organização.

Ao contrário das pastas de um arquivo, os sistemas de gestão de documentos digitais armazenam os arquivos em pastas eletrônicas que podem conter várias informações. Isso dá aos usuários a capacidade de pesquisar e recuperar documentos com base em critérios diferentes.

Com um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, os dias de documentos perdidos desaparecem porque eles estão todos em um repositório eletrônico central seguro.

Também se foram os dias de tempo perdido, gastos em buscas por versões de documentos e arquivos, que poderia estar em vários locais, pastas, computadores e dispositivos.

Com o que é GED, os documentos são organizados e indicados para a pessoa que procura informações. Isso não apenas os torna os dias mais produtivos para essa única tarefa, como também desloca o foco da recuperação de documentos para a resolução do problema original.

Vamos ser sinceros, falar sobre gerenciamento eletrônico de documentos não é, provavelmente, um tópico que você escolheria para puxar uma conversa com o gestor de uma outra empresa em um happy hour do setor. No entanto, entender o que é gestão de documentos pode causar um grande impacto para sua organização. 

É por isso que, provavelmente, a sua melhor opção, é contar com empresas de gestão de documentos, que possam te ajudar em todo o processo de maneira que sua empresa:

• amplie a eficiência de gestão;
• aumente a produtividade;
• atenda clientes com mais eficiência;
• reduza custos, principalmente relacionados ao tempo perdido de funcionários com o retrabalho (afinal, sem organização, nem sempre você vai encontrar o que procura na versão mais recente), e mais. 

Sim, você também pode tentar organizar contratos e arquivos internamente, mas de antemão, será necessário desviar alguns colaboradores para essa função e mesmo assim é provável que o trabalho não seja executado da melhor maneira possível. 

Além disso, com o passar do tempo, sua empresa vai gerar mais e mais documentos, o que, sem uma cultura organizacional focada na organização de documentos, vai retornar com o problema.

Enfim, descolar alguns funcionários é perder tempo e dinheiro, enquanto, encontrar uma empresa especializada é a solução de um problema que não vai parar de crescer, LITERALMENTE!

Leia também: Empresas que utilizam GED: benefícios + segmentos úteis 

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