A importância do processo de Onboarding em uma plataforma de gerenciamento de TI

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No universo de gerenciamento de serviço de campo é possível traçar uma linha perfeita das mudanças e processos que foram criados e eliminados para que o sucesso fosse alcançado pelas equipes de campo.

Devido a todos os avanços tecnológicos, mais especificamente aos avanços nos softwares de gerenciamento de serviço de campo, o trabalho de serviço de campo sempre apresenta novos desafios, adaptações e integrações.

Isso mudou completamente como as equipes são coordenadas, já que agora é possível automatizar os processos e trabalhar de modo remoto.

Apesar de todos os benefícios comprovados de um sistema de gerenciamento de serviços de campo, existem algumas resistências internas, vindo da própria equipe ou até mesmo de diretores e gestores que não conseguem enxergar como a automação do serviço de campo pode levar a empresa para um novo nível no mercado.

Para alguns, usar um gerenciamento de serviço de campo pode ser uma mudança drástica demais. Imagine a sensação que foi trocar arquivos físicos e máquinas de datilografia por computadores, tablets e smartphones.

Assim como pode ser um grande desafio para os novos técnicos que começam a atuar no serviço de campo automatizado. Continue a leitura para descobrir como o processo onboarding é importante para uma plataforma de TI.

O que é um processo onboarding?

Se traduzirmos literalmente, onboarding significa integração. Mais precisamente, integração de funcionários.

O processo onboarding é o processo de familiarização de um (novo) funcionário com as políticas da empresa, o seu papel como integrante de uma equipe e quais são os valores defendidos pela corporação.

A proposta é criar para os novos contratados um ambiente mais relaxado e confortável o suficiente para que consigam interagir com mais liberdade com seus novos colegas e criar um vínculo social entre eles.

Esse processo pode envolver todos os tipos de estratégias, como fazer com que o novo contratado preencha termos de compromisso e confidencialidade, apresentação do regulamento interno, mostrar como funciona as ferramentas internas, realçar o código de vestimenta, como deve-se comportar, quais atitudes tomar e muito mais.

Optar por esses processos pode ser justificado por dois grandes motivos

1. Encontrar bons profissionais e os manter na equipe.

2. Manter os colabores motivados e fazer com que se sintam parte do time.

E como funciona o processo onboarding com um programa de TI?

O processo onboarding possui, basicamente, a mesma função que para a contratação de pessoal. É preciso fazer uma integração entre os técnicos de TI e o software de gerenciamento de serviço de campo.

Essa é uma tarefa que cabe exclusivamente ao gestor, aquele que vai desempenhar o papel de facilitador e alinhar as expectativas que a empresa tem para com seus técnicos.

E acredite, essa tarefa pode até ser trabalhosa, mas não é algo impossível de ser feito, ainda mais para as pessoas que já estão familiarizadas com a tecnologia.

Como integrar técnicos ao gerenciador de serviço de campo, a plataforma de TI

1. Integre o técnico de serviço de campo à ferramenta logo no primeiro dia

Antes mesmo do técnico ter um primeiro contato com o serviço de campo, participar de uma reunião ou fazer qualquer outra coisa relacionada ao negócio, faça com que ele tenha acesso à ferramenta de gerenciamento.

Eles precisam saber como tudo funciona, onde encontrar as informações, relatórios, como ter acesso aos projetos, quem participa da equipe, que é o gestor responsável e demais informações relevantes para o seu dia a dia.

Prepare uma espécie de “manual de boas-vindas” para o técnico estudar antes de começar a trabalhar. Dessa forma você evita que ele fique “ocioso” no primeiro dia ou tenha que parar o trabalho de outro técnico para explicar tudo a ele.

Não esqueça de adicionar códigos e significados, código de vestimenta e demais informações relevantes a convivência como um grupo, mesmo que o técnico vá atuar remotamente ou não tenha acesso a sede da empresa.

2. Faça apresentações

Pense que é o primeiro contato do técnico com a sua plataforma de TI.

Ele pode ter experiência na área e ter trabalhado com outros softwares de gerenciamento de serviço de campo, mas se a sua plataforma for personalizada para o seu negócio, apresente de forma igual.

Essa deve ser uma prioridade de todo gestor para facilitar a integração do técnico com a equipe, as instalações e a ferramenta de trabalho.

Lembre-se que se o seu técnico for enviado para um serviço de campo sem conhecer ninguém ou sem saber como funciona o negócio, ele pode acabar em grandes apuros e isso vai deixá-lo constrangido.

3. Crie um programa de treinamento

A melhor maneira de integrar sua equipe de técnicos ao software de gerenciamento de serviço de campo é criar um programa de treinamento.

O gestor pode desempenhar esse papel para evitar tirar um técnico de suas atribuições e, como benefício, tem a oportunidade de conhecer os profissionais mais de perto, entender como ele trabalha, seu modo de raciocínio e ainda ter uma ideia da sua capacidade como profissional.

4. Seus técnicos já são de casa, mas não sabem como lidar com a implementação do programa de gerenciamento?

Comece com o porquê da mudança. Mostre como integrar esse tipo de programa na rotina dos profissionais vai trazer muito mais benefícios, mesmo que leve tempo para que todos se acostumem, por isso será necessário um esforço maior no início.

Dessa forma eles vão começar a se acostumar com a ideia. Tenha uma conversa franca com a equipe, conheça seus medos e trabalhe em cima disso. Mostre como o gerenciamento automatizado de serviço de campo vai ajudá-los a economizar recursos, criar processos melhores e mais eficientes, vai aperfeiçoar sua produtividade e sua forma de trabalhar.

Não se imponha, mas mostre que você, como gestor, está com eles nessa nova jornada.

Usar o processo de onboarding é muito importante para todo negócio que busca o crescimento e desenvolvimento. Sem ele pode ser mais difícil conseguir com que os técnicos consigam implementar o uso de um programa de TI em seu dia a dia.