Como informatizar uma pequena empresa: 10 itens essenciais

Saiba como informatizar uma pequena empresa com os equipamentos essenciais para ter processos de negócio funcionais e mais seguros.

A natureza e os tipos de equipamentos de tecnologia para escritório necessários às pequenas empresas mudaram nos últimos anos. Então, como informatizar uma pequena empresa com todos os equipamentos fundamentais?

Por um tempo, a maioria das pequenas empresas tinha uma grande folha de compensado montada na parede de um armário ou de um depósito.

No topo, havia todo tipo de equipamento telefônico e fiação. Recentemente, o sistema telefônico tradicional vem perdendo espaço para os smartphones e sistemas VOIPs que fazem parte da vida pessoal e profissional da maioria das pessoas.

Muitas pequenas empresas costumavam precisar de um rack de 19” para armazenar meia dúzia ou mais de servidores.

À medida que a tecnologia e inovação nas empresas continuam sua mudança para ofertas baseadas em nuvem, muitos negócios precisam apenas de uma fração do número de servidores que já tiveram.

Em parte, devido a essa mudança, os equipamentos de escritório básicos que todas as pequenas empresas precisam também mudaram.

Quer saber como informatizar uma pequena empresa? Aqui estão dez tipos de equipamentos que as pequenas empresas precisam agora.

Como informatizar uma pequena empresa: 10 itens fundamentais

Não importa em qual setor você trabalha, você precisará investir em alguns equipamentos e produtos de informática de alta qualidade como parte do plano de como informatizar uma pequena empresa.

Certos tipos de hardware e softwares podem agilizar muitas das suas tarefas diárias administrativas e de gerenciamento de negócios, além de ajudá-lo a se manter organizado à medida que você inicia seus negócios.

Saber quais tipos de ferramentas e equipamentos investir ajudará você a economizar dinheiro e a maximizar seu orçamento inicial nessa transformação digital.

1. Um modem de internet

A palavra “modem” é na verdade um nome impróprio, já que é uma transmissão dos dias em que um sinal digital precisava ser modulado para ser enviado por uma linha telefônica analógica e depois demodulado na extremidade de recepção.

No entanto, a interface entre um provedor de serviços de internet (ISP) e uma rede de escritório é algo que toda empresa precisa.

Um modem de internet pode ser alugado de um provedor ou adquirido online. Há prós e contras para ambos. É mais econômico comprar em vez de alugar. No entanto, os ISPs normalmente não oferecem suporte para um dispositivo de terceiros.

Se sua empresa precisar de qualquer tipo de rede para oferecer suporte a seu banco de dados, aplicativos de e-mail mais seguros e outros arquivos, você precisará configurar um servidor de rede.

Você pode escolher entre várias soluções de servidor com base na quantidade de armazenamento necessária, requisitos de segurança e opções de backup.

Trabalhe com um especialista para garantir que você está comprando o pacote certo com base nas necessidades atuais e futuras.

2. Um roteador wireless

O roteador é um pequeno, porém importante, equipamento de escritório que fica entre um modem de internet e a rede do escritório. Às vezes, um modem de internet pode funcionar como um roteador. No entanto, um roteador independente fornece vários benefícios.

Um roteador pode atribuir um endereço IP individual a cada dispositivo em uma rede. Para funções como impressão e digitalização compartilhadas, isso é essencial.

Um roteador pode ser usado também para configurar uma rede virtual privada (VPN), o que torna possível para aqueles com as permissões certas se conectarem com segurança a dispositivos de rede em casa ou durante viagens.

Para empresas que possuem um sistema de telefonia VoIP hospedado, um roteador pode priorizar o tráfego de voz sobre outro tráfego, de modo que as chamadas telefônicas sejam o mais claras possível.

Um roteador também pode ser um dispositivo que fornece acesso Wi-Fi a uma parte ou a todo o escritório, dependendo do tamanho do escritório.

Uma forte conexão wireless pode garantir conectividade de alta velocidade a todos os computadores conectados e dispositivos móveis.

Se você tiver um pequeno espaço, lembre-se de que trabalhar sem fio reduzirá a necessidade de cabos extras em funcionamento no escritório.

3. Um switch de rede

Os roteadores geralmente têm um número limitado de portas físicas. Felizmente, um roteador pode ser conectado a um switch que têm até 48 portas.

Os switches também podem ser empilhados. Se você tiver, digamos, 24 telefones VoIP em seu escritório, cada um precisará de uma porta (embora um telefone VoIP e um computador possam ser interligados a uma única porta de switch).

4. Uma fonte de alimentação ininterrupta (UPS)

Os fabricantes de sistemas UPS oferecem uma ampla gama de dispositivos, com preços variando de algumas centenas a muitos milhares de reais.

Como os modems, roteadores e switches são dispositivos de baixa potência, um no-break de baixa capacidade pode mantê-los funcionando por algumas horas durante uma falha de energia. Os funcionários que usam laptops carregados podem continuar trabalhando por um tempo.

Dispositivos UPS mais caros podem manter servidores e telefones VoIP com funcionamento em rede funcionando por horas.

5. Telefones VoIP

Já referenciamos o “VoIP” algumas vezes neste artigo. VoIP é um acrônimo para Voice Over Internet Protocol (em português, Voz sobre Protocolo de Internet).

Os telefones VoIP são conectados a um switch de rede e não a um PBX local. Com o serviço VoIP, a funcionalidade tradicional de PBX dos telefones é substituída pela funcionalidade de PBX que é executada na nuvem.

Com o VoIP, a discagem de extensão interna de dois ou três dígitos funciona da mesma forma que um PBX tradicional.

As pequenas empresas estão migrando para o VoIP em grande número. Infelizmente, algumas comprometem-se com o VoIP sem primeiro analisar a velocidade, o roteador e as velocidades do switch e das configurações necessárias para suportar adequadamente uma solução VoIP de maneira eficiente.

Precisa controlar o orçamento? Aprenda ‘4 dicas práticas de como diminuir custos de uma empresa’ neste outro artigo do blog.

6. Computadores desktop e notebook

Em um determinado momento, a maioria das pequenas empresas fornecia a todos os funcionários desktops ou caixas mini-tower do Microsoft Windows. Estas caixas foram conectadas a um teclado, mouse e monitor.

Enquanto o Windows ainda domina, algumas pequenas empresas têm padronizado em Macs. Outras empresas têm um mix de máquinas Windows e Mac, principalmente devido ao conceito de BYOD — pessoas que trazem seu próprio dispositivo para o trabalho.

Para empresas que se comprometeram profundamente com o G Suite do Google ou com o Office 365 da Microsoft e com a nuvem em geral, alguns funcionários podem precisar de nada além de um Chromebook ou Chromebox, que são máquinas “somente para navegador” baratas.

Você precisará de produtos que durarão por vários anos e hardware que exigirá manutenção ou manutenção mínima.

7. Fones de ouvido

Os fones de ouvido são geralmente conectados a telefones VoIP e a computadores.

Além de fornecer telefones físicos, a maioria dos provedores de VoIP também oferece software de telefone virtual que pode ser executado em um computador desktop ou notebook.

Existem outros softwares de serviços VoIP ou parcialmente VoIP, como o Skype, o GoToMeeting e o Hangouts Meet do Google, cujo componente de áudio é mais acessado com um fone de ouvido USB — não com microfone e alto-falantes incorporados no computador.

E é possível encontrar fones de ouvido de todas as formas, tamanhos e preços.

8. Servidores

Para empresas que escolhem migrar 100% para a nuvem, pode não haver um único servidor no escritório.

Mais comumente, existem alguns servidores que executam bancos de dados internos, como sistemas ERP, sistemas de gerenciamento de documentos e data marts.

Os servidores também são usados ​​para compartilhamento de arquivos e como local de backup de dados locais para computadores individuais.

Naturalmente, deve haver um componente externo para uma estratégia abrangente de backup de dados.

Alguns computadores na sua rede podem precisar de um disco rígido externo para armazenar certos tipos de informações e ajudar você a se manter organizado.

Um disco rígido externo pode ser um investimento inteligente para empresas iniciantes que não desejam armazenar informações na nuvem ou nos discos rígidos de seus computadores.

Os HDs externos também podem proteger dados comerciais valiosos e confidenciais em caso de acidente, como um incêndio.

Você pode usá-los como dispositivos de backup para determinados tipos de dados e até mesmo investir em um sistema com bloqueios internos e camadas extras de segurança para evitar roubos.

9. Impressoras multifuncionais

Para muitas pequenas empresas, uma impressora multifuncional (MFP) é um item de equipamento de escritório importante.

Esses dispositivos imprimem, copiam e digitalizam em altas velocidades e em altas resoluções.

Com o tipo certo de impessora e uma rede configurada adequadamente, qualquer pessoa pode ir até o MFP e digitalizar documentos diretamente para um aplicativo de área de trabalho no computador. Não há necessidade de que todos tenham seu próprio scanner.

Para escritórios de advocacia e CPAs, uma impressora de qualidade é a primeira etapa de todo um processo de gerenciamento de documentos digitais.

Minimize os custos de impressão incentivando seus funcionários a trabalhar como um escritório sem papel sempre que possível. Você ainda precisará de uma boa impressora para contratos, documentos legais e outros materiais.

10. Um projetor ou uma TV de tela grande

Dada a escolha entre um projetor e uma TV de tela grande, muitas empresas estão selecionando o último. As TVs são silenciosas, a imagem é mais nítida, não há lâmpada para queimar e uma sombra não pode ser projetada na tela.

Todas as TVs têm várias portas HDMI padrão e a maioria dos novos projetores também inclui uma porta HDMI.

Isso significa que dispositivos como Apple TV ou Chromecast podem ser conectados à TV ou ao projetor. Isso, por sua vez, significa que praticamente qualquer dispositivo pode ser conectado sem fio a uma TV ou a um projetor.

Investir nos equipamentos certos para o seu negócio ajudará você a se manter organizado, aumentar a produtividade e minimizar os custos extras associados à conclusão de tarefas básicas.

Aproveite o tempo para encontrar produtos e soluções de alta qualidade que aumentem com seus negócios, para que você não precise gastar mais dinheiro para substituir um sistema desatualizado ou pagar taxas extensivas por atualizações e custos de manutenção.

Como todas as empresas têm necessidades exclusivas, considere conversar com um especialista em computadores e profissionais de segurança de dados para obter recomendações sobre como informatizar uma pequena empresa e os tipos de equipamentos que serão adequados para o seu negócio.

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