A gestão de fornecedores, como o próprio termo sugere, refere-se ao gerenciamento de outras empresas ou profissionais terceirizados, que abastecem seu negócio com mercadorias, materiais ou serviços.

Parece fácil: você escolhe fornecedores que oferecem os melhores preços, com os quais você tem facilidade de trabalhar e cria ações que aumentem o valor que eles enxergam na sua empresa, estreitando o relacionamento.

Mas, a verdade é que a gestão de fornecedores passou por uma grande transição nos últimos anos, devido ao crescimento da tecnologia e à escala global da economia.

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Você tem tantas opções de fornecedores, que é difícil escolher o melhor ajuste. Entretanto, o uso de estratégias emergentes, como os Sistemas de Gerenciamento de Relacionamento de Fornecedores (SRM), podem ser usadas para otimizar essa gestão e ajudar bastante seu trabalho.

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Soluções antecipadas de Gerenciamento de Relacionamento com Fornecedores

Você já pode ter ouvido falar em CRM, um software voltado para a gestão de leads de uma empresa. Muito usado pelas equipes de marketing e vendas para acompanhar os prospects dentro de cada etapa do funil de vendas.

Um dos objetivos do CRM é fazer os vendedores avançarem nas etapas de negociações com os clientes, sem perderem nenhuma informação e nenhum contato.

Resumindo, um sistema de CRM auxilia sua empresa a otimizar seu processo de vendas e por fim, a vender mais.

O SRM tem algumas intenções parecidas, como otimizar processos e estreitar relacionamentos, mas dessa vez, dentro da gestão de fornecedores.

O conceito de SRM foi introduzido pela primeira vez em 1983 pelo consultor da McKinsey Peter Kraljic em um artigo da Harvard Business Review intitulado “A compra deve se tornar uma gestão de suprimentos”.

“Em vez de simplesmente monitorar os desenvolvimentos atuais, o gerenciamento deve aprender a fazer as coisas acontecerem em benefício próprio. Isso não exige nada menos que uma mudança total de perspectiva: da compra (uma função operacional) à gestão de suprimentos (uma função estratégica) ”, — adaptação para português, do que escreveu Kraljic.

Isso é essencial para entender o SRM. Os relacionamentos precisam ser estratégicos, focados no crescimento. Isso é algo que os gerentes e diretores nunca devem esquecer, quer estejam comprando materiais físicos ou software.

Mais tarde, em 1998, no estudo intitulado “Uma investigação empírica do desenvolvimento de fornecedores: processos reativos e estratégicos”, o pesquisador Daniel R. Krause, destacou duas abordagens para o processo de gerenciamento de fornecedores:

• Abordagem reativa: onde as empresas começam a fazer a gestão de fornecedores apenas quando ocorrem situações desagradáveis ​​e tentam descobrir como melhorar o desempenho deles. Essa abordagem consome bastante tempo e recursos, o que poderia ser melhor gasto em processos de negócios mais importantes.
• Abordagem estratégica: nesse caso, a gestão de fornecedores começa antes mesmo de um acordo ser assinado, a fim de garantir a vantagem competitiva da empresa no longo prazo. Essa é uma abordagem voltada para o futuro, que pode levar a um relacionamento bem-sucedido, mesmo nos estágios iniciais.

A abordagem estratégica da gestão de fornecedores sempre foi essencial para empresas de sucesso que dependem do fornecimento terceirizado.

A seguir, 8 dicas de como fazer a gestão de fornecedores para otimizar seus processos.

8 soluções para gestão de fornecedores e estratégias para melhores relacionamentos

Ter relações duradouras e confiáveis ​​com os fornecedores, deveria fazer parte dos objetivos de qualquer empresa que se esforce para ter sucesso no mercado. Então, vamos descobrir quais estratégias podem ajudar a alcançar isso.

1. Seus fornecedores não são apenas fornecedores

Eles são seus parceiros e essa parceria deve basear-se não apenas em transações financeiras, mas também em confiança e lealdade mútuas.

Faça com que seus fornecedores sintam que fazem parte do seu negócio. Informe-os sobre seus processos, como lançamentos de novos produtos e promoções, e ouça suas preocupações.

2. Tecnologia torna simples a gestão de fornecedores

Invista em software de gestão de fornecedores para acompanhar todas as suas informações em um só lugar. Como já citamos acima, a informática e a gestão de empresas juntas, tornam os processos mais rápidos e simples.

Seu software também pode gerenciar pedidos de compra: criar, processar e rastrear pedidos com seus fornecedores.

3. Os pagamentos pontuais são cruciais

Se você não quer perder seus fornecedores, o primeiro passo é garantir que eles sejam pagos no prazo.

Dessa forma, você provará que é um cliente confiável e com quem é fácil trabalhar.

Se, por qualquer motivo, você não puder efetuar o pagamento em uma data acordada, informe o fornecedor o quanto antes com a nova data em que ele pode esperar o pagamento.

Se você tiver outros problemas, como o controle financeiro, soluções de software específicos também podem ajudá-lo a combinar pagamentos facilmente com faturas e reduzir erros.

4. Os relacionamentos devem ser fortes e profundos

Para uma gestão de fornecedores eficiente, certifique-se de manter uma comunicação forte e regular com cada um dos seus abastecedores.

Mantenha-os regularmente informados e atualizados sobre sua estratégia e planos. Dessa forma eles saberão onde se encaixam e como podem ajudar, planejar e se beneficiar desses planos.

Faça-os seus parceiros.

Se você aprecia o trabalho deles, avise-os. Se algo não está funcionando para você, avise-os.

Uma relação mais forte e profunda, com comunicação clara e frequente, permite que o relacionamento se torne mais orgânico.

5. Preço é o que você paga, valor é o que você ganha

Nada é melhor para aumentar seus lucros do que obter um serviço de qualidade ou materiais pelo preço certo. Se você tiver flexibilidade financeira, use-a.

Conforme observado na seção anterior, os relacionamentos são importantes, mas você não deve ficar com um fornecedor só porque gosta dele. Escolha os serviços mais eficientes para o seu negócio e perceba que a eficiência é um produto de valor e não apenas um custo.

6. Acordos detalhados facilitam as relações com fornecedores

Se você está comprando de um fornecedor regularmente, os contratos são obrigatórios.

Anote tudo o que ambas as partes esperam dessa parceria, como Item ou Descrição do Serviço, Preço, Termos de Entrega, Condições de Pagamento e assim por diante, e depois faça com que ambas as partes assinem o contrato.

Um contrato com fornecedores, bem documentado, reduzirá a possibilidade de confusão ou disputas.

Geralmente, é uma boa ideia criar um fluxograma para explicar o processo para sua equipe, para que todos saibam quais são suas obrigações e reconheçam se algo está errado no fluxo de trabalho.

7. Avalie os riscos

Mantenha os processos de gestão de riscos em dia para lidar com um fornecedor, especialmente se você tiver uma cadeia de suprimento complexa:

• Peça referências;
• Exemplos de trabalhos anteriores;
• Descubra os anos de atividade;
• Áreas de especialização;
• Como lidam com uma crise e assim por diante.

Outros pontos importantes para a gestão de fornecedores são:

• Eles estão com preços competitivos?
• Eles têm a experiência certa?
• Eles têm capacidade para lidar com suas ordens?
• Eles são financeiramente estáveis?

Talvez o fornecedor que você selecionar não seja o mais barato, masgaranta 100% de entrega no prazo, com uma oferta de devolução do dinheiro.

Lembre-se que uma cadeia é tão forte quanto seu elo mais fraco, e se seu fornecedor o decepcionar, toda a sua cadeia de suprimentos pode estar em risco, o que pode afetar sua capacidade de entregar a seus clientes.

Nos negócios, as coisas dão errado, avaliando o perfil de risco de seus fornecedores em conjunto com um bom Acordo de Relacionamento, você pode atenuar os riscos e estar pronto para lidar com emergências em parceria com seus fornecedores. Isso pode ajudar a minimizar interrupções em seus negócios.

8. Mais importante — coloque todos a bordo

Criar um processo de gestão de fornecedores é importante, mas é fundamental que todos na sua organização entendam sua relevância.

Um relatório da American Express e da AT Kearney estimou que US$ 533 bilhões por ano são gastos fora dos canais de aquisição adequados, isso é chamado de gastos diretos e significa que a aquisição não está acontecendo alinhada com os acordos feitos com fornecedores, o que resulta em custos adicionais .

Especificamente, afirmou que, embora 95% das empresas pesquisadas tivessem listas de fornecedores preferenciais, apenas 50% delas tinham sistemas de aquisição em vigor.

Por isso, garanta que seus colaboradores internos cumpram os acordos estabelecidos e estejam alinhados com todos os demais passos da gestão de fornecedores.

Concluindo

Com os 8 passos acima, você vai melhorar o fluxo de trabalho de sua gestão de fornecedores.

As empresas não devem subestimar esse processo em seu dia a dia, se quiserem ter sucesso.

Cada centavo economizado na gestão de fornecedores, vai direto para a linha de lucro.

A economia de tempo e a redução de custos não devem ser desconsiderados.

Ter um processo, seguir as melhores práticas e usar o software de gerenciamento de despesas, ajudará você a simplificar a gestão de fornecedores.

Essas práticas fornecem aos seus funcionários, diretrizes claras para as compras e permite que eles dediquem mais tempo as suas principais responsabilidades.

Como destacamos durante o texto, o suporte tecnológico é fundamental para sua empresa evitar desperdícios e ter uma organização eficiente. Contar com o suporte de profissionais responsáveis e experientes no mercado vai te ajudar a colocar em prática as melhores soluções para o seu negócio.

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