Tem dúvidas sobre o Kanban? Entenda o que é, como fazer e se você deve aplicar na sua empresa. Ou seja, veja tudo sobre Kanban!

Quando se trata de gerenciamento de atividades de uma empresa, existem diferentes metodologias. Uma das mais conhecidas é o Kanban. Mas o que tem de tão especial neste método? Nós te explicamos tudo sobre o Kanban!

De fato, a popularidade da metodologia não acontece por acaso. Milhares de empresas ao redor do mundo aplicaram seus conceitos e tiveram bons resultados.

Nesse sentido, quando um modelo é replicado com sucesso várias vezes, vale a pena investigar e considerar se funcionaria para o seu negócio!

Assim, se você quer entender o que é e como o Kanban pode ajudar as empresas, confira um resumo completo com tudo sobre o tema!

O que é Kanban?

Kanban é um sistema de gerenciamento visual que se originou no Japão e é amplamente utilizado em diversos campos profissionais.

Apesar de ser mais frequente em empresas do ramo de desenvolvimento de software, segmentos como manufatura, gerenciamento de projetos e até mesmo em tarefas pessoais também se beneficiam do Kanban.

Na chamada Kanban metodologia, existe um sistema projetado para melhorar a eficiência, a produtividade e o fluxo de trabalho, tudo possibilitando que as equipes visualizem o trabalho que precisa ser feito, o trabalho em andamento e o trabalho concluído.

Na prática, trata-se de uma forma de organizar as atividades de um setor muito simples e visual. Além disso, outro benefício é que não se exige grandes investimentos para utilizar o método.

E antes de falarmos sobre como fazer um Kanban para o seu negócio, uma curiosidade: "Kanban" em japonês significa "cartão visual" ou "sinal visual". Faz todo sentido para o seu formato de apresentação!

Como fazer um Kanban?

Para muitos, o Kanban é uma ferramenta simples e pouco onerosa, capaz de tornar uma empresa mais produtiva. Isso porque, em quadro é possível ter uma visão geral do andamento de vários processos do negócio.

De fato, fazer um quadro Kanban é um processo relativamente simples, e você pode criar um quadro físico ou digital, dependendo das necessidades da sua equipe.

Para começar, é preciso identificar qual processo ou fluxo de trabalho que você deseja gerenciar. Isso inclui identificar as etapas envolvidas, do momento que você recebe a matéria-prima até a entrega.

Com isso em mente, é preciso definir onde será o seu Kanban. Você pode tanto usar um quadro físico com posts-its, quanto ferramentas digitais (indicamos algumas na sequência).

Depois, neste quadro, crie três colunas no seu Kanban: "A fazer", "Em andamento" e "Concluído”. Mas saiba que você pode personalizá-lo de acordo com as necessidades da sua empresa.

Dentro dessas colunas, você vai adicionar cartões (ou post-its) com as tarefas. Nesse momento, você já pode colocar cada cartão no momento produtivo que ele se encontra, o título da coluna.

Importante: os cartões devem conter informações relevantes, como uma descrição da tarefa, prioridade, responsável e prazo.

À medida que o trabalho progride, mova os cartões pelos estágios do quadro Kanban. Por exemplo, mova um cartão da coluna "A fazer" para a coluna "Em andamento" quando alguém começar a trabalhar nele e, finalmente, para a coluna "Concluído" quando estiver terminado.

Finalmente, uma dica é realizar reuniões regulares da equipe para revisar o quadro Kanban. Isso pode ser essencial para encontrar gargalos e problemas que o time está tendo que lidar.

3 ferramentas para te ajudar na tarefa

Quer fazer um Kanban com mais facilidade? Existe algumas ferramentas que podem ser bem úteis para o seu negócio!

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Veja três boas opções a seguir:

1. Kanbanize by Businessmap

Esta é uma ferramenta muito completa, que permite não só a criação de tabelas, mas também a inclusão de diversos usuários para que todos possam visualizar as atividades.

Apesar do foco ser no Kanban, a plataforma de software Businessmap traz extras interessantes, como a criação de fluxos de trabalho de iniciativas, integração de emails, presença de subtarefas ou subcolunas, além de uma base de conhecimento sempre atualizada.

Esta é uma ferramenta paga, mas a economia que proporciona às empresas ao aumentar a produtividade torna o preço pequeno!

2. Notion

O Notion é uma ferramenta muito versátil. Afinal, é uma plataforma que possui inúmeras funções e possibilidades de configuração.

Uma dessas funcionalidades permite criar quadros Kanban personalizados, usando suas ferramentas de tabelas e arrastar e soltar. Ele também oferece recursos de colaboração e organização de documentos.

Mas vale frisar que o Notion pode ser desafiador, especialmente para quem não tem experiência com a plataforma.

3. Planilha do Google Drive

Uma terceira opção, dessa vez gratuita, é utilizar uma planilha (Sheets) do Google Drive.

Entretanto, aqui estamos falando de um trabalho manual! Você vai precisar criar uma nova planilha, adicionar as colunas, criar as tarefas em linhas e movimentar os elementos.

Visualmente, essa solução pode não ser a mais interessante. Porém, para negócios com pouco ou nenhum orçamento, o teste de funcionalidade pode ser válido.

Quando é indicado?

O Kanban é uma metodologia de gestão visual que pode ser aplicada em uma variedade de contextos e empresas. Embora seja mais comum na área de TI, a realidade é que muitos negócios podem se beneficiar da ferramenta.

Assim, o Kanban é indicado quando:

• Você precisa melhorar a visualização das tarefas do seu time de trabalho
• Quer aumentar a produtividade e eficiência das entregas
• Precisa lidar com uma demanda variável
• Está em processo de melhoria de qualidade
• Quer organização, mas não está disposto a investir muito dinheiro

Kanban é para você?

Depois de tudo sobre Kanban, desde o que é até quando é indicado, você percebeu se o Kanban é para você?

A verdade é que a maioria dos negócios se beneficiam de ferramentas como essa, que preza por um sistema produtivo rápido e de qualidade.

Se você perceber que é uma boa opção para o seu negócio, lembre-se de aplicar os conceitos sempre observando os processos produtivos atuais. Além disso, crie métricas capazes de identificar o impacto positivo pós implementação.

Dessa forma, a sua empresa tem tudo para se beneficiar do Kanban!