Toda empresa tem que dar aos seus clientes preços por seus produtos ou serviços. E aprender como fazer uma cotação de preços eficiente é fundamental para a imagem do seu negócio.

Muitas empresas, como os cabeleireiros, usam uma lista de preços padronizada que permanece a mesma para todos os clientes. Outras empresas, como pintores e decoradores, precisam fornecer preços sob medida para os produtos ou serviços específicos que um cliente deseja comprar.

Isso geralmente é feito com uma estimativa ou uma cotação. Projetos maiores e mais complicados são frequentemente precificados com base em um documento detalhado do pedido elaborado pelo cliente.

Este guia descreve como fazer uma cotação de preços para serviços ou aquisição de um produto. Ele informa como criar uma lista de preços, descreve a diferença entre uma cotação e uma estimativa, detalha como preparar cotações e estimativas e descreve como precificar uma proposta para um contrato.

A seguir você vai ler:

1. Prepare uma lista de preços
2. A diferença entre uma cotação e uma estimativa
3. Prepare uma estimativa por escrito
4. Prepare uma cotação por escrito
5. Prepare um preço para uma proposta
6. Ganhe contratos pelo preço certo

Como fazer cotação de preços: passo a passo

1. Prepare uma lista de preços

A maioria das empresas precisará elaborar uma lista de preços em algum momento. Se você vende por um preço fixo, essa pode ser a única forma de precificação de que você precisa. Esse tipo de lista de preços padrão também pode ser usado como base para precificar seus pedidos não padronizados.

É uma boa ideia datar as suas listas de preços — especialmente se o seu cliente for capaz de mantê-lo por um longo tempo. Você deve deixar claro ao fazer cotação de preços quando qualquer oferta especial expirar. Também pode ser útil incluir uma cláusula no final da lista de preços informando que os preços estão sujeitos a alterações.

Você deve deixar claro se os custos de entrega, embalagem ou postagem estão incluídos nos seus preços. Além disso, embora não seja necessário indicar descontos para compras em massa na sua lista de preços, isso pode atrair mais negócios.

Algumas empresas usam softwares para ajudar a elaborar suas listas de preços complexas, o que deixa o processo mais rápido e acertado.

2. A diferença entre uma cotação e uma estimativa

É impossível para algumas empresas fornecerem preços padrão ao fazer cotação de preços para bens e serviços. Isso pode ser porque as habilidades, tempo e materiais necessários para cada trabalho variam de acordo com as necessidades dos diferentes clientes.

Essa situação é mais comum em alguns negócios do que outros — decoradores ou construtores, por exemplo, raramente fazem exatamente o mesmo trabalho duas vezes. Quando não é possível trabalhar a partir de uma lista de preços padrão, é necessário fornecer uma cotação ou uma estimativa.

Uma cotação é uma oferta de preço fixo que não pode ser alterada depois de aceita pelo cliente. Isso vale mesmo se você tiver que realizar muito mais trabalho do que o esperado.

Se você acha que é provável que isso aconteça, faz mais sentido dar uma estimativa. Você também pode especificar na cotação exatamente o que ela cobre e que variações fora dela estarão sujeitas a cobranças adicionais.

Uma estimativa é um palpite do que um trabalho pode custar — mas não é obrigatório. Para levar em conta possíveis desenvolvimentos imprevistos, você deve fornecer várias estimativas com base em várias circunstâncias, incluindo o pior cenário possível. Isso impedirá que seu cliente seja surpreendido pelos custos.

Para elaborar uma cotação ou estimativa, você precisa conhecer seus custos fixos e variáveis. Isso inclui o custo por hora do trabalho manual e o custo dos materiais necessários. Sua cotação ou estimativa é calculada de acordo com o que você acha que o trabalho envolverá.

Você deve fornecer todas as suas cotações e estimativas por escrito e incluir uma análise detalhada. Isso ajudará a evitar dúvidas sobre o trabalho incluído em seu preço geral.

Você também pode definir uma data de expiração para que sua cotação de preços ou estimativa não seja mais válida após esse período.

3. Prepare uma estimativa por escrito

Quando você prepara uma estimativa, é uma boa prática fornecer ao cliente uma cópia por escrito, incluindo uma análise completa dos custos.

Sua estimativa deve incluir:

• preço total;
• discriminação, listando os componentes do preço;
• cronograma, detalhando quando o trabalho será feito ou produtos entregues;
• termos e condições;
• período de tempo no qual estimativa é válida;
• condições de pagamento ou cronograma;

Você deve incluir seus dados completos de contato comercial em suas estimativas;

Se você tem papel timbrado, é uma boa ideia usá-lo.

É aconselhável ter a aceitação de sua estimativa assinada e garantir que seu cliente seja claro sobre o que foi acordado.

Inclua um aviso afirmando claramente que o preço da estimativa está sujeito a alterações. Concordar antecipadamente como quaisquer variações serão custeadas. Estes podem surgir se o cliente alterar seus requisitos ou se um trabalho for mais complicado do que o esperado.

Se você acha que as complicações de preço provavelmente surgirão, é uma boa ideia fornecer várias estimativas com base em diferentes cenários. Isso ajudará a evitar disputas com seu cliente à medida que o trabalho avança.

Quando você começa a trabalhar ou fornecer, você deve manter bons registros de custos excessivos, juntamente com como e por que eles ocorrem.

Um software pode ajudá-lo a identificar os custos envolvidos no trabalho para o qual você está fornecendo uma estimativa. Muitos pacotes de contabilidade e planilhas podem ser usados ​​para essa finalidade.

4. Prepare uma cotação por escrito

Ao fazer uma cotação de preço, a empresa se compromete com o preço que especifica na proposta, então ela geralmente é usada quando:

• o trabalho que você está citando têm requisitos claros — em termos de tempo, trabalho, materiais etc;
• seus custos são estáveis;
• você está confiante de que o trabalho não será mais complicado do que o esperado.

É uma boa prática fornecer aos seus clientes uma cotação por escrito. Isso deve incluir:

• preço total;
• desagregação dos componentes do preço, indicando o que é coberto e o que não é;
• período em que a cotação é válida;
• cronograma para quando o trabalho será feito ou produtos entregues;
• detalhes completos de contato da sua empresa;
• condições de pagamento ou cronograma.

Também é aconselhável obter a confirmação por escrito do seu cliente de que ele está satisfeito com o preço cotado e o trabalho que ele inclui. Isso deve ser feito antes de você realizar o trabalho ou fornecer os bens ou serviços.

Um software de computador pode ser usado para ajudá-lo a determinar os custos envolvidos em qualquer trabalho para o qual você está elaborando uma cotação. Muitos pacotes de contabilidade e planilhas podem ser usados ​​para isso.

5. Prepare um preço para uma proposta

Se você fornecer bens ou serviços a outras empresas ou ao setor público, poderá ter que concorrer a contratos enviando uma proposta.

Embora a relação custo-benefício possa ser um componente importante de muitas propostas, a maneira como você avalia seu lance também pode fazer a diferença entre ganhar ou perder negócios.

Tal como acontece com as cotações, você está comprometido com o preço que você enviar em uma proposta, se for aceito.

Antes de precificar uma proposta, verifique as instruções na especificação de lance do seu cliente. Estes geralmente detalham como os custos devem ser exibidos para que os lances sejam mais fáceis de comparar.

Você pode ser solicitado a fornecer:

• uma discriminação dos custos dos componentes em cada fase do projeto (por exemplo, semanalmente ou mensalmente);
• tempo e custos da equipe;
• tempo e custos de gestão;
• tempo e custos de administração;
• estimativas de despesas reembolsáveis.

Mesmo que uma análise detalhada não seja solicitada, é de seu interesse fornecer uma. Isso pode ajudá-lo a ganhar contratos mostrando ao seu cliente que você está oferecendo um bom valor.

Em seu documento de proposta, seu preço geral deve ser definido em palavras e números.

Você também deve indicar por quanto tempo seus preços serão válidos. Às vezes pode levar muito tempo para que as decisões de licitação sejam tomadas — quando seus custos podem ter aumentado.

É uma boa ideia adicionar uma contingência para custos inesperados ou trabalho adicional que possa surgir. Explique onde e por que você incluiu isso em seu lance.

6. Ganhe contratos pelo preço certo

Fazer uma cotação de preços pela primeira vez pode ser difícil, pois você não terá nenhum benchmark ou ideia do que os concorrentes possam oferecer.

O preço é importante ao enviar uma proposta, mas não perca de vista a qualidade que você fornecerá ao decidir sobre ela.

Os clientes geralmente consideram o custo vitalício dos produtos e serviços que compram. Isso inclui seu custo inicial de compra, juntamente com outros fatores, como custos de manutenção, custos de tempo de inatividade (se houver) e o custo de consumíveis e descarte.

Certifique-se de que você não lance muito baixo apenas para obter o seu pé na porta. Os clientes suspeitarão de lances anormalmente baixos — eles podem duvidar do nível de qualidade que você pode fornecer por esse preço.

Lembre-se de que, depois de se comprometer com um preço muito baixo, talvez seja difícil aumentar seus preços com esse cliente no futuro.

Portanto, é melhor avaliar a proposta de forma realista e garantir que você se concentre nos benefícios que pode oferecer a um cliente. Faça isso direito e muitos clientes estarão dispostos a pagar o preço exigido, mesmo que seja maior do que seus concorrentes irão cobrar.

Pode ser útil pensar em termos do valor de seus produtos ou serviços do ponto de vista do cliente, não do seu. Se você é o único provedor de qualidade de algo que um cliente realmente precisa, pode ser mais valioso do que você pensa. Seu preço deve refletir isso.

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