Como aumentar a produtividade da sua operação de TI

O avanço da tecnologia é um fator que define não só os próximos passos da sociedade, mas também do mundo corporativo. E com esse avanço vem a necessidade cada vez maior de se progredir e se atualizar com o novo, buscando assim a evolução e alta performance de uma empresa. 

O setor de TI é uma peça fundamental que se destaca neste quesito, que necessita sempre estar atualizada e por dentro dos mais variados assuntos sobre tecnologia, para suprir as demandas e também propor novas atualizações estruturais benéficas para a empresa em sua ramificação tecnológica.

Mas, sabemos que nem sempre é tão fácil assim mapear e estruturar alguns métodos e manter o setor de TI sempre em ponta, alcançando sua alta performance e produtividade máxima.

Por isso, hoje separamos algumas dicas e métodos que podem ser utilizados para uma melhor estruturação e avanço da produtividade na sua operação de TI. Aconselhamos que leia atentamente e analise as possibilidades para aplicar os mesmos na sua empresa.

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Utilize ferramentas organizacionais

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Ferramentas como RunRun, Trello, Jira e até mesmo a metodologia Scrum podem otimizar o trabalho diário da equipe de TI. A metodologia Scrum pode ser usada para gerenciar e planejar projetos de software. Dentre eles, o projeto é dividido em ciclos chamados de sprints, onde cada ciclo possui seu próprio conjunto de atividades que devem ser realizadas.

Todos os dias, a equipe realiza uma breve reunião com o objetivo de difundir o conhecimento sobre o trabalho realizado no dia anterior, identificando obstáculos e priorizando as tarefas que serão realizadas naquele dia. Ferramentas de gerenciamento de projetos como o Trello, Jira e RunRun são as principais ferramentas do mercado, pois fornecem painéis que mostram o andamento de todas as tarefas desenvolvidas pela equipe. Eles permitem que você meça a produtividade e entenda a quem se destina cada trabalho.

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Realize jornadas de treinamentos e crie políticas de desenvolvimento

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É de grande valor sempre que possível, realizar uma colaboração entre a área de recursos humanos e neste caso a equipe de TI. É importante notar que, neste ponto, treinamento e desenvolvimento são coisas diferentes. O primeiro está relacionado com a formação e oferta de cursos para que os profissionais possam compreender os vários sistemas e aplicá-los para melhorar a produtividade da empresa, enquanto o desenvolvimento envolve oportunidades e técnicas de incentivo implementadas pela equipe interna de TI para obter um desempenho notável. Seguindo desta forma a corporação sempre terá profissionais alinhados com as demandas do mercado e prontos para exercer trabalhos cada vez mais complexos, porém com pouca dificuldade em sua realização.

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Faça feedbacks constantemente

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O feedback é uma ótima ferramenta para evitar retrabalho ou trabalho improdutivo. Portanto, ao perceber que o trabalho do funcionário pode ser melhorado, converse com ele para otimizar sua performance que está abaixo do esperado.

Ao mesmo tempo, quando uma de suas atividades é muito boa, ele deve ser elogiado. A atitude de valorizar a equipe é fundamental para uma boa gestão de pessoas.

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Projetos com equipes multidisciplinares

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O foco aqui é eliminar a natureza técnica da área de TI em nome do desenvolvimento de uma nova imagem: uma equipe com talento empresarial, verdadeiros promotores da inovação e uma visão macro da liderança e da organização.

Porém, para desenvolver uma estrutura de trabalho tão complexa, que certamente levará a um aumento significativo na produtividade da equipe de TI, é altamente recomendável investir na formação de uma equipe multidisciplinar. 

O sistema traz benefícios diretos para a empresa, como otimizar a comunicação entre departamentos, desenvolvimento de uma visão completa do processo de negócio de cada integrante do projeto, também permite uma maior descentralização da tomada de decisões. Em geral, esses benefícios, principalmente o último citado, agrega responsabilidade e motiva os mesmos a se tornarem mais engajados nos projetos. Portanto, apesar das tomadas de decisões serem um pouco mais arriscadas geralmente é acompanhado por um aumento significativo na produtividade.

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Crie metas tangíveis e explícitas

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Reorganize os procedimentos de trabalho da equipe e divida cada objetivo em metas. Organize reuniões e sempre comunique os motivos de possíveis mudanças. Tome o cuidado necessário para que as metas sejam tangíveis.

Em seguida, divida as metas de acordo com o campo e delegue a cada colaborador. Esse tipo de responsabilidade faz com que eles sintam que participar desse projeto é muito importante.

Essa ação tem como objetivo facilitar o acompanhamento (acompanhamento por você e sua equipe) relacionado ao trabalho que está sendo desenvolvido.

Dessa forma, cada progresso feito pela equipe pode ser melhor visualizado, pois basta verificar quantos objetivos foram alcançados. Uma equipe de trabalho só se dedica por inteiro quando se sente parte do projeto.

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Terceirize parcialmente seu TI

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Para evitar sobrecarga de trabalho e aumentar a produtividade da equipe, você também pode optar pela terceirização de alguns trabalhos. Na área de TI, essa operação permite que sua equipe dedique mais tempo aos principais processos de negócio.

O nome deste método é denominado de outsourcing. Diversas empresas de sucesso adotam essa estratégia para aumentar a produtividade e reduzir custos. Ao prestar serviços, incluindo profissionais de tecnologia da informação de alta qualidade, você pode reduzir significativamente o custo total da empresa na área de TI (vale lembrar que o custo se tornou mais previsível), otimização da qualidade dos serviços prestados, e uma manutenção mais eficaz, etc.

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