Como administrar uma clínica odontológica: 7 dicas práticas

É comum que dentistas optem por abrir o próprio consultório depois de saírem da faculdade. O problema é que isso traz um desafio para o qual a graduação, muitas vezes, não os preparou: o de como administrar uma clínica odontológica.

No entanto, fazer com que uma clínica odontológica seja bem-sucedida vai muito além de ser um bom profissional. Por conta disso, muitos dentistas aprendem na tentativa e erro e alguns acabam comprometendo seus negócios.

Para ajudar nessa tarefa, reunimos neste post 7 dicas para profissionais que querem saber como administrar uma clínica odontológica. Confira!

Como administrar uma clínica odontológica: veja 7 dicas

1. Tenha um planejamento estratégico

O que é mais fácil: viajar com ou sem GPS? No primeiro caso, talvez você até chegue ao seu destino, mas certamente vai demorar mais.

O planejamento estratégico é como o GPS da empresa. É com ele que negócios definem suas direções, traçando os caminhos para alcançarem os objetivos desejados.

É por isso que, quando bem feito, o planejamento estratégico permite diferenciar-se da concorrência, fortalece o posicionamento do negócio e mantém os colaboradores comprometidos.

Definir um planejamento estratégico é uma tarefa que passa por definir metas, engajar os funcionários e acompanhar os resultados. E não para por aí: além de ter um planejamento estratégico bem feito, é importante revisá-lo de tempos em tempos. Afinal, ele precisa acompanhar a tecnologia, as necessidades dos seus clientes, as estratégias da concorrência.

Para aprender a fazer o planejamento estratégico da sua clínica na prática, recomendamos a leitura do post 5 dicas para ter um planejamento estratégico efetivo.

2. Mantenha a clínica organizada

Ter um ambiente organizado ajuda a transmitir credibilidade, um atributo importante para quem lida com a saúde das pessoas, como é o caso da clínica odontológica. Por isso, parte do trabalho de uma boa administração da clínica consiste em mantê-la limpa e arrumada.

A recepção, por exemplo, pode ter mobília confortável, com água, café ou chá.
No balcão da recepção, deixe somente os objetos necessários, organizando e armazenando papéis como notas e fichas.
Uma TV ligada ou a oferta de internet gratuita ajudam o cliente a se distrair enquanto espera pela consulta.
Plantas ou quadros dão um toque mais acolhedor ao ambiente.

Além da recepção, mantenha o restante da clínica também livre de papéis, organizando-os em pastas e armários. E a organização não precisa ficar limitada aos móveis e objetos: dá para ganhar tempo organizando também a parte digital da clínica. Que tal dar uma geral nos computadores, excluindo arquivos desnecessários e guardando em pastas os que restarem?

Lembre-se: é mais fácil organizar um pouquinho a cada dia que fazer uma grande organização de tempos em tempos. Por isso, lembre os funcionários da importância de manter tudo em ordem no dia a dia. Afinal, eles vão ganhar tempo se não tiverem que gastar minutos procurando o prontuário de um paciente, por exemplo.

E há quem vá ainda mais longe, além da produtividade. É o caso da guru japonesa da organização Marie Kondo. Ela é a criadora do método KonMari, segundo o qual as pessoas podem eliminar o estresse e viver uma vida mais feliz caso organizem seus itens. É tão famoso, que ganhou até uma série no Netflix, veja só.

3. Aproveite a tecnologia disponível

Falando em organização, a tecnologia hoje é um braço direito de quem procura maneiras mais fáceis de como administrar uma clínica odontológica. Com ela, é possível modernizar a clínica, ganhar eficiência, manter seus dados em segurança e reduzir custos.

Um exemplo são os softwares de gestão voltados especificamente às clínicas odontológicas. Eles facilitam desde o relacionamento com os clientes até o controle do estoque, passando pela gestão das finanças. Confira algumas opções:

A tecnologia pode ir além da gestão da clínica odontológica, ajudando a realizar também exames com mais facilidade e segurança. Usar uma ferramenta de radiologia digital, por exemplo, permite fazer exames com imagem de mais qualidade, reduzir custos e laudar com mais rapidez. Um exemplo é o Cfaz.

Igualmente interessante é ter uma identidade visual para tornar sua marca mais atrativa e padronizada. Se você não quer investir grandes quantias, pode contar com plataformas como a We Do Logos para criar a sua.

4. Ofereça um atendimento de qualidade

Mesmo com o uso da tecnologia, não deixe de lado o foco em pessoas na hora do atendimento. Ter seus pacientes satisfeitos vai não só fidelizá-los como garantir que indiquem seus serviços a outras pessoas.

Prova desse valor que as pessoas dão a um bom atendimento é o fato de que 68% dos consumidores dizem que pagariam mais por um produto ou serviço se fossem mais bem atendidas. O número é do estudo O estado do atendimento ao cliente no Brasil.

Quem sofre com um mau atendimento, por outro lado, pode reclamar no círculo de amigos, na família e na internet, prejudicando seu negócio. E limpar a sua reputação depois pode ser um trabalho árduo.

Por isso, oriente seus colaboradores para que ofereçam um atendimento focado na empatia, em responder as dúvidas e ouvir as sugestões dos pacientes. Em uma área delicada como é a saúde, é importante que eles se sintam bem recebidos e acolhidos.

Oferecer um bom atendimento passa também por contratar profissionais de qualidade. Desde a recepção até os dentistas, passando pelos assistentes, é importante que todos estejam alinhados em oferecer um bom atendimento aos pacientes.

5. Fique de olho na concorrência

Para se manter competitivo, é importante saber o que outras clínicas odontológicas estão fazendo. Para isso, fique de olho nos serviços, preços e diferenciais que seus concorrentes oferecem.

Uma maneira de fazer isso é olhando as avaliações de outras clínicas odontológicas no Google e nas redes sociais. Dessa forma você consegue ver como divulgam seus negócios e as sugestões, elogios e críticas que recebem.

Se quiser ir além, utilize ferramentas como a análise SWOT, que serve tanto para o seu planejamento quanto para listar concorrentes, e a análise de concorrência.

6. Esteja presente na internet

Você sabia que a maioria dos consumidores brasileiros diz pesquisar na internet antes de fazer uma compra?

Uma pesquisa feita pela Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL) e pelo Serviço de Proteção ao Crédito (SPC Brasil) apontou que 47% dos consumidores sempre procuram na web informações como preços, detalhes do que pretendem comprar e opiniões de outros consumidores. Outros 35% pesquisam eventualmente e só 18% nunca recorrem à internet para buscas do tipo.

E, se a sua empresa não tiver uma presença digital, como ser encontrada nessa procura?

O Google Meu Negócio pode ser um primeiro passo para começar a ocupar espaço na web. Lá você cadastra sua clínica odontológica para aparecer nos resultados do Google Maps e da pesquisa e ainda pode incluir informações como:

Endereço
Telefone
Site
Horário de funcionamento
Avaliações
Perguntas e respostas

Igualmente importante é criar contas em redes sociais como Facebook e Instagram, que são ótimos canais para relacionamento com os clientes.

Se quiser ir além, invista na criação de um site. Lá você pode fazer publicações mais robustas, que apresentem os diferenciais da sua clínica. Ter um site com um blog também permite investir em Marketing de Conteúdo, uma estratégia que ajuda você a se tornar autoridade em seu segmento de atuação e a ser encontrado mais facilmente no Google.

7. Conte com ajuda especializada de TI

Ter uma estrutura de TI funcionando bem é indispensável para qualquer empresa hoje em dia, e com as clínicas odontológicas não é diferente. Estes são itens que precisam funcionar bem:

Internet
Impressoras
Câmeras
Controle de acesso
Telefonia

Contar com um profissional de TI dedicado, no entanto, não é a realidade de muitas empresas, principalmente as menores. O problema é que muitas vezes os custos acabam sendo altos devido à falta de flexibilidade das empresas de TI tradicionais. Por exemplo, você pode contratar um plano mensal de 30 horas e acabar usando apenas a metade disso em alguns meses.

Felizmente hoje é possível terceirizar esse serviço com plataformas inovadoras como a Encontre um Nerd, que oferecem planos adaptados à sua necessidade, com possibilidades como quantidade de horas modulável e flexibilidade entre atendimento remoto e presencial.

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