Office 365 para empresas: o que você precisa saber

O que é o Office 365 para empresas? Quais são as vantagens?

O Microsoft Office 365 é a assinatura mensal da Microsoft para uso de seus softwares de escritório. Analisaremos algumas opções do Office 365 para empresas e detalharemos o custo e os recursos disponíveis.

Tradicionalmente, o Microsoft Office oferece softwares como Word, Excel e PowerPoint. Por um longo tempo, eles foram comprados comprado em um CD por um preço X único e instalado em seu computador.

Hoje, o pacote ‘Business’ do Office 365 para empresas permite que você pague uma taxa mensal de US$ 8,25/mês, em vez de fazer uma compra única.

Além de ter os programas instalados em sua área de trabalho, você também tem acesso a versões online dos programas do Office, incluindo o Word e o Excel.

Já com o Office 365 ‘Business Premium’ (US$ 12,50/mês), você também obtém um sistema de e-mail comercial profissional que inclui seu domínio personalizado, bem como outros recursos para conferência via web e colaboração.

Recursos do Office 365 para empresas

Office 365 ‘Business Premium

O Office 365 ‘Business’ é semelhante ao conjunto tradicional de desktop do Office. Ambos os produtos fornecem o software mais recente instalado em seu computador (Word, PowerPoint, Excel, Outlook e OneNote).

Com o Office 365 ‘Business Premium’, você também recebe recursos de bônus, como e-mail comercial e paga uma taxa mensal de US$ 12,50, em vez do custo inicial de US$ 230 do software tradicional de desktop.

Veja todos os recursos de bônus que você recebe do Office 365 para empresa na opção ‘Business Premium’.

Bônus do Business Premium:

  • E-mail comercial com seu próprio domínio personalizado. Você recebe uma caixa de entrada sem anúncios, um generoso limite de 150 MB para anexos de mensagens e calendários compartilhados para usar entre você e seus funcionários.
  • Conferência de vídeo em HD com compartilhamento de tela e mensagens instantâneas.
  • Yammer Private Social Network para colaboração em equipe. (Veja aqui)
  • 1,5 TB de armazenamento por usuário, para documentos e e-mails.
  • 5 licenças por usuário. Cada usuário pode instalar os programas em sua área de trabalho em até 5 computadores diferentes.
  • Aplicativos móveis para Word, PowerPoint, Excel, Outlook. Disponível para iOS, Android e Windows Phone.

Existem aplicativos móveis disponíveis gratuitamente, embora eles tenham recursos limitados.

O aplicativo Word gratuito, por exemplo, não permite trabalhar na orientação paisagem e também tem opções limitadas de formatação e não há Word Art.

O aplicativo Excel tem controles limitados para Tabelas Dinâmicas e o aplicativo PowerPoint não inclui a Exibição do Apresentador.

Com uma assinatura do Office 365 para empresas, no entanto, você obtém todos esses recursos.

Por que pagar uma assinatura?

Como assinante do Office 365 para empresas, você recebe o software de desktop mais recente assim que é lançado. Você nunca precisa pagar por uma atualização.

Por outro lado, sem uma conta do Office 365, você precisa pagar para atualizar para cada versão subsequente (US$ 230 ou mais).

Agora, a Microsoft lança uma nova edição do Office a cada três anos. Assim, a longo prazo, comprar o produto antecipadamente pode ser mais barato do que esperar:

- US$ 12,50 x 36 meses = US$ 450 versus US$ 230 de compra única.

No entanto, somente com uma assinatura do Office 365 Business Premium você recebe os recursos de bônus listados acima, incluindo E-mail comercial, armazenamento de documentos de 1 TB, licenças para mais usuários e aplicativos para dispositivos móveis.

E-mail Comercial

Uma das principais vantagens de se inscrever no Office 365 para empresas na opção ‘Business Premium’, em particular, é que você obtém um sistema profissional de email comercial.

O que isso significa é que você pode criar contas de e-mail para você e seus funcionários com o domínio do site da sua pequena empresa.

Por exemplo, se o seu domínio fosse www.minhaempresa.com, você poderia criar o endereço de e-mail joao@minhaempresa.com.

Você também pode criar e-mails “compartilhados”, como contato@minhaempresa.com. Este endereço de e-mail não seria atribuído a um usuário específico, mas sim a um grupo de funcionários.

Esses usuários podem acessar uma pasta de e-mail separada chamada “Consultas” e responder a mensagens de seu endereço de e-mail pessoal ou do endereço compartilhado “contato@minhaempresa.com.” (veja mais aqui).

Cada usuário pode usar o Outlook do cliente de e-mail da Microsoft, que pode ser instalado em seu computador ou usado em um navegador da web.

O Outlook oferece a cada usuário 50GB de armazenamento para seus e-mails e anexos (o suficiente para mais de 600.000 e-mails ou 50.000 documentos em PDF).

Configurar isso é um processo simples. A única parte complicada é que você precisa provar que o domínio pertence a você antes de começar a usá-lo como seu endereço de e-mail.

Se você registrou seu site no GoDaddy, pode fazer isso tudo no menu da sua conta do GoDaddy. Para outros serviços de domínio, você precisará inserir um código curto (conhecido como “registro TXT”) fornecido pelo Office 365.

Este vídeo da Microsoft explica o processo:

Aplicativos do Microsoft Office online

Além de aplicativos móveis para Android, iOS e Windows Phone, a Microsoft oferece versões baseadas em navegador de seus programas do Office.

Você pode usar uma versão simplificada do Word, PowerPoint ou Excel do seu navegador.

Juntamente com a conveniência de poder trabalhar em seus documentos a partir de qualquer computador conectado à Internet, os aplicativos online permitem que você colabore com outros usuários.

Você pode convidar várias pessoas para visualizar ou editar um documento ao mesmo tempo. As edições são feitas em tempo real, para que você possa ver como outro usuário está digitando.

Melhor usado juntos dos aplicativos da área de trabalho

Embora os aplicativos online estejam disponíveis gratuitamente, você obtém funcionalidade extra usando-os junto com as versões para desktop.

Por padrão, os aplicativos online salvam arquivos no OneDrive — o serviço de armazenamento na nuvem da Microsoft.

Os programas da área de trabalho, da mesma forma, possuem um recurso que faz o backup automático dos documentos no OneDrive.

Portanto, se você estiver trabalhando em uma planilha na área de trabalho e for chamado para fora do escritório, poderá acessar facilmente a mesma planilha em qualquer dispositivo.

Da mesma forma, se você estiver trabalhando em um documento online, poderá clicar em “ABRIR NO WORD” e mudar imediatamente para o programa da área de trabalho.

Isso pode ser muito útil se, digamos, você estiver prestes a sair em um voo e quiser continuar trabalhando sem depender de uma conexão com a internet.

Os aplicativos online podem funcionar com uma conexão instável, mas não se sua conexão com a internet desaparecer completamente.

Office Online vs. Desktop: recursos

Outro motivo pelo qual você pode precisar alternar do aplicativo online para o aplicativo de desktop é usar recursos mais avançados.

Embora os aplicativos online tenham a maioria das funções principais, há algumas coisas avançadas que você não pode fazer. Mais especificamente:

  • No Word Online, você não pode executar macros, editar notas de rodapé/notas finais ou criar formas, equações, caixas de texto, símbolos ou WordArt.
  • No Excel Online, você tem uma funcionalidade gráfica limitada.
  • No PowerPoint Online, você não pode incorporar áudios ou vídeos, há poucos efeitos de animação e não há “Visualização do apresentador” para ver suas anotações enquanto faz uma apresentação.

A versão para desktop, por outro lado, ainda carrega todos esses recursos avançados.

Portanto, se você estiver trabalhando online e precisar adicionar uma caixa de texto ou uma nota de rodapé, basta clicar em “ABRIR NO WORD” e mudar imediatamente para o aplicativo da área de trabalho sem fechar o documento.

Office 365 para empresas: outras edições

A principal edição do Office 365 é chamada de “Business Premium”. A US$ 12,50 por mês, inclui e-mail comercial, programas de desktop do Office, aplicativos móveis/online, armazenamento de documentos de 1TB, videoconferência em HD e muito mais.

Embora isso dê a você o maior retorno possível, se você já tiver um e-mail comercial ou não precisar dos programas para computador, poderá economizar dinheiro com um plano mais simples.

Aqui estão as outras edições do Office 365 para empresas:

Resumo dos recursos do Office 365 para empresas: Business, Business Premium e Essentials.

Se você não precisar de e-mail comercial ou dos aplicativos para computador, pode aproveitar uma conta do Office ‘Essentials’, completamente gratuita.

Apenas observe que, se você estava usando a versão para computador, perceberá que alguns recursos importantes desaparecerão. Além disso, os aplicativos online não funcionarão quando você não estiver conectado à internet

O preço baseado em assinatura é uma ideia relativamente nova para os usuários da Microsoft. Embora possa ser um pouco mais caro em alguns anos do que a compra única, você obtém um sistema completo de negócios.

Ter e-mail comercial com um domínio personalizado, armazenamento de documentos online de 1TB por usuário e ferramentas de colaboração online normalmente custaria muito mais do que US$ 12,50/usuário/mês para a sua empresa.

O que você achou dos recursos do Office 365 para empresas? Eles se encaixam nas necessidades da sua empresa?

Para instalar e fazer esse sistema funcionar com eficiência e sem nenhum problema técnico com má instalação, entre em contato com o Encontre um Nerd.

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Daniel Tutida

Chief Marketing Officer at Eunerd.

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