Como controlar os gastos de uma pequena empresa

Planeje, invista em tecnologia, meça o rendimento de funcionários e mais. Dicas práticas de como controlar os gastos de uma pequena empresa.

Organizar e gerenciar as finan√ßas, tanto pessoais como empresariais, sempre foi tarefa complicada. Um dos grandes desafios de como administrar uma pequena empresa √© obter efici√™ncia no processo de controle de despesas e investimentos. Garantir a sa√ļde financeira da sua empresa √© fundamental. Para isso, vamos examinar algumas pr√°ticas que podem ser incorporadas de como controlar os gastos de uma pequena empresa.

Algumas empresas não têm controle algum sobre seus gastos e seus rendimentos, sendo incapazes de administrar o dinheiro de uma pequena empresa. Esse é um grande erro!

√Č muito importante mapear todos os custos envolvidos na fabrica√ß√£o do seu produto ou servi√ßo. Ao fazer isso, voc√™ ter√° material suficiente para avaliar a efici√™ncia de seus neg√≥cios e tomar melhores decis√Ķes sobre estrat√©gias de curto, m√©dio e longo prazo.

Como controlar os gastos de uma pequena empresa: 11 dicas eficaz e simples, para aplicar j√°!

Algumas informa√ß√Ķes relevantes de como controlar os gastos de uma pequena empresa podem ser incorporadas ao seu neg√≥cio, para que voc√™ obtenha efici√™ncia no gerenciamento de despesas. Tome nota!

#1 Faça um plano

√Č preciso fazer um planejamento financeiro da empresa e, para isso, √© necess√°rio avaliar como est√° sua empresa agora e aonde voc√™ quer que ela chegue.

√Č a√≠ entra a gest√£o financeira, que ir√° garantir a boa operacionalidade da sua empresa.

Para saber como controlar os gastos de uma pequena empresa, você precisa entender quais são suas despesas e como elas funcionam.

Planilha de fluxo de caixa é o controle da movimentação financeira de uma empresa, que leva em consideração as entradas e as saídas de dinheiro sempre por meio de registros detalhados, em um determinado período de tempo.

Com ela você tem o controle do fluxo de caixa diário, mensal, e acompanhamento:

  • de faturamento;
  • receita;
  • previs√Ķes de capital.

Em um primeiro momento, uma planilha de Excel pode parecer mais simples de utilizar, mas quando se tem um grande fluxo de informa√ß√Ķes para atualizar todos os dias, percebe-se que ela pode n√£o ser a op√ß√£o mais eficiente.

Al√©m disso, uma planilha com um imenso n√ļmero de informa√ß√£o torna-se mais ‚Äúpesada‚ÄĚ, lenta e depois de um tempo, pode se mostrar defasada e com maior probabilidade de erros.

As ferramentas e softwares de gestão financeira são uma ótima opção para qualquer empresa que deseje gerenciar seus orçamentos de maneira organizada e simplificada.

√Č importante mapear todos os custos envolvidos na fabrica√ß√£o do seu produto ou servi√ßo. Os aplicativos de controle financeiro s√£o essenciais para a gest√£o de empresas de pequeno, m√©dio e grande porte.

#2 Invista em tecnologia

Controlar as despesas n√£o √© sin√īnimo de corte de investimentos. Pelo contr√°rio. A ideia √© preparar seu neg√≥cio para enfrentar os desafios que o mercado apresentar√°. Neste caso, √© apropriado:

  • automatizar algumas fun√ß√Ķes;
  • usar intelig√™ncia artificial;
  • apostar em novos modelos de log√≠stica, por exemplo.

Com essas a√ß√Ķes a empresa consegue reduzir seus custos, ganhando efici√™ncia e agilidade, enquanto verifica a redu√ß√£o no desperd√≠cio de mat√©ria-prima e a necessidade de retrabalho.

Os software de controle e gerenciamento s√£o ferramentas tecnol√≥gicas que contribuem para a administra√ß√£o da sua empresa como um todo, usada para controlar, gerenciar e apresentar informa√ß√Ķes.

Ao mesmo tempo, ela analisa a eficácia de certos processos, identificando perdas ou diminuição de produtividade e rotatividade.

Ter acesso a esses relat√≥rios √© fundamental para se ter o controle de despesas. Como ele se adapta √†s necessidades de cada empresa, as suas tabelas e demais recursos j√° est√£o configurados para receber as informa√ß√Ķes, possibilitando:

  • que mais tarefas sejam feitas em menos tempo;
  • n√£o haja perda na qualidade;
  • a melhora da efici√™ncia;
  • o aumento da produtividade;
  • redu√ß√£o de custos.

Por exemplo, muitas empresas agora estão usando sistemas de computação em nuvem em oposição ao hardware interno que pode ser relativamente caro para comprar e manter.

#3 Seja parceiro de seus fornecedores

Um dos itens importantes em saber como controlar os gastos de uma pequena empresa, s√£o os fornecedores.

Mesmo que você já tenha fornecedores habituais, isso não impede que seja feita pesquisas no mercado para verificar preços e formas de pagamento.

Com isso em mãos, você poderá negociar também com seus fornecedores, obtendo preços mais baixos e melhores prazos. Renegocie com frequência.

Conhecer a concorrência permitirá que você renegocie melhores taxas, reduzindo despesas em sua empresa.

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#4 Mantenha seus pagamentos em dia

Mantenha seus pagamentos sempre em dia. Caso hajam débitos que você tenha dificuldades em liquidar, procure sempre a renegociação com seus fornecedores.

Os juros cobrados pelos bancos quase sempre s√£o mais prejudiciais ao seu aporte de capital do que qualquer outro investimento.

#5 Acompanhe o rendimento de funcion√°rios

Outro item importante de como controlar os gastos de uma pequena empresa é avaliar seus custos de pessoal.

Sua for√ßa de trabalho representa o maior custo fixo da sua empresa. √Č preciso garantir que cada funcion√°rio esteja dando o retorno desejado, avaliando a produtividade e verificando se agregam ou n√£o valor para a empresa. Dependendo dos resultados, considere a terceiriza√ß√£o ou a contrata√ß√£o de profissionais aut√īnomos.

Leia mais em: Terceirização de serviços: vantagens e desvantagens

#6 Gest√£o cont√°bil

Outro tópico fundamental do processo de como controlar os gastos de uma pequena empresa. Você deve investir em uma gestão financeira e contábil de alta qualidade.

A escritura√ß√£o cont√°bil adequada vai deixar sua empresa legalmente amparada, como tamb√©m vai permitir que o gestor entenda as movimenta√ß√Ķes das finan√ßas de sua organiza√ß√£o, ficando a par das receitas e sa√≠das, de modo que tenha base para tomar decis√Ķes estrat√©gicas para o corte de custos desnecess√°rios e aplica√ß√Ķes espec√≠ficas.

Solicite uma consultoria ao contador, para que:

  • verifique os impostos que a empresa paga;
  • fa√ßa um enquadramento jur√≠dico mais adequado;
  • busque um planejamento tribut√°rio mais interessante, sem que isso prejudique o funcionamento da empresa.

#7 Marketing e Publicidade

Maximize seu orçamento de marketing, empregando estratégias digitais.

Implemente estrat√©gias de marketing mais controladas, concentrando seus esfor√ßos de marketing no seu p√ļblico-alvo. Isso n√£o apenas poupar√° dinheiro, mas tamb√©m aumentar√° as taxas de resposta do cliente.

#8 Revisar o estoque

√Č a hora em que voc√™ percebe se um produto ou servi√ßo est√° sendo vendido ou n√£o.

Lembre-se de que a fabricação, o marketing e as vendas de cada produto ou serviço têm um custo significativo. E você deseja que esses custos valham a pena.

Você deve aprender como fazer um inventário de estoque para garantir que está solicitando apenas o que precisa.

#9 Incentive seus colaboradores

Estabeleça campanhas e recompensas apropriadas para os funcionários que encontrarem maneiras de reduzir as despesas. Isso ajuda a criar uma cultura de desperdício zero em sua organização.

#10 Bancos

As institui√ß√Ķes banc√°rias, normalmente, fazem lan√ßamentos em sua conta pessoa jur√≠dica de tarifas cobradas por servi√ßos n√£o solicitados. Para evitar essa situa√ß√£o, voc√™ pode:

  • checar periodicamente os servi√ßos contratados;
  • averiguar as cobran√ßas lan√ßadas;
  • conversar com seu gerente a fim de pesquisar melhores op√ß√Ķes para sua empresa.

Verificar as taxas cobradas em outros bancos também estão incluídas no pacote de como controlar os gastos de uma pequena empresa.

#11 Reserva Financeira

Se possível, se prepare para imprevistos futuros. Eles podem acontecer.

Deve-se reservar uma parte do capital e deix√°-lo em aplica√ß√Ķes de renda fixa ou outro investimento do qual voc√™ possa fazer retiradas sem tanta burocracia ou perda de tempo.

Manter controle r√≠gido sobre as despesas ‚Äč‚Äč√© uma parte essencial da maximiza√ß√£o do fluxo de caixa e dos lucros em seus neg√≥cios, bem como controlar os gastos de uma pequena empresa.

Para continuar aprendendo sobre como controlar os gastos de uma pequena empresa, indicamos a leitura do artigo; ‚Äú6 dicas financeiras para pequenas empresas terem sucesso‚ÄĚ.

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