Organizar e gerenciar as finanças, tanto pessoais como empresariais, sempre foi tarefa complicada. Um dos grandes desafios de como administrar uma pequena empresa é obter eficiência no processo de controle de despesas e investimentos. Garantir a saúde financeira da sua empresa é fundamental. Para isso, vamos examinar algumas práticas que podem ser incorporadas de como controlar os gastos de uma pequena empresa.

Algumas empresas não têm controle algum sobre seus gastos e seus rendimentos, sendo incapazes de administrar o dinheiro de uma pequena empresa. Esse é um grande erro!

É muito importante mapear todos os custos envolvidos na fabricação do seu produto ou serviço. Ao fazer isso, você terá material suficiente para avaliar a eficiência de seus negócios e tomar melhores decisões sobre estratégias de curto, médio e longo prazo.

Como controlar os gastos de uma pequena empresa: 11 dicas eficaz e simples, para aplicar já!

Algumas informações relevantes de como controlar os gastos de uma pequena empresa podem ser incorporadas ao seu negócio, para que você obtenha eficiência no gerenciamento de despesas. Tome nota!

#1 Faça um plano

É preciso fazer um planejamento financeiro da empresa e, para isso, é necessário avaliar como está sua empresa agora e aonde você quer que ela chegue.

É aí entra a gestão financeira, que irá garantir a boa operacionalidade da sua empresa.

Para saber como controlar os gastos de uma pequena empresa, você precisa entender quais são suas despesas e como elas funcionam.

Planilha de fluxo de caixa é o controle da movimentação financeira de uma empresa, que leva em consideração as entradas e as saídas de dinheiro sempre por meio de registros detalhados, em um determinado período de tempo.

Com ela você tem o controle do fluxo de caixa diário, mensal, e acompanhamento:

  • de faturamento;
  • receita;
  • previsões de capital.

Em um primeiro momento, uma planilha de Excel pode parecer mais simples de utilizar, mas quando se tem um grande fluxo de informações para atualizar todos os dias, percebe-se que ela pode não ser a opção mais eficiente.

Além disso, uma planilha com um imenso número de informação torna-se mais “pesada”, lenta e depois de um tempo, pode se mostrar defasada e com maior probabilidade de erros.

As ferramentas e softwares de gestão financeira são uma ótima opção para qualquer empresa que deseje gerenciar seus orçamentos de maneira organizada e simplificada.

É importante mapear todos os custos envolvidos na fabricação do seu produto ou serviço. Os aplicativos de controle financeiro são essenciais para a gestão de empresas de pequeno, médio e grande porte.

#2 Invista em tecnologia

Controlar as despesas não é sinônimo de corte de investimentos. Pelo contrário. A ideia é preparar seu negócio para enfrentar os desafios que o mercado apresentará. Neste caso, é apropriado:

  • automatizar algumas funções;
  • usar inteligência artificial;
  • apostar em novos modelos de logística, por exemplo.

Com essas ações a empresa consegue reduzir seus custos, ganhando eficiência e agilidade, enquanto verifica a redução no desperdício de matéria-prima e a necessidade de retrabalho.

Os software de controle e gerenciamento são ferramentas tecnológicas que contribuem para a administração da sua empresa como um todo, usada para controlar, gerenciar e apresentar informações.

Ao mesmo tempo, ela analisa a eficácia de certos processos, identificando perdas ou diminuição de produtividade e rotatividade.

Ter acesso a esses relatórios é fundamental para se ter o controle de despesas. Como ele se adapta às necessidades de cada empresa, as suas tabelas e demais recursos já estão configurados para receber as informações, possibilitando:

  • que mais tarefas sejam feitas em menos tempo;
  • não haja perda na qualidade;
  • a melhora da eficiência;
  • o aumento da produtividade;
  • redução de custos.

Por exemplo, muitas empresas agora estão usando sistemas de computação em nuvem em oposição ao hardware interno que pode ser relativamente caro para comprar e manter.

#3 Seja parceiro de seus fornecedores

Um dos itens importantes em saber como controlar os gastos de uma pequena empresa, são os fornecedores.

Mesmo que você já tenha fornecedores habituais, isso não impede que seja feita pesquisas no mercado para verificar preços e formas de pagamento.

Com isso em mãos, você poderá negociar também com seus fornecedores, obtendo preços mais baixos e melhores prazos. Renegocie com frequência.

Conhecer a concorrência permitirá que você renegocie melhores taxas, reduzindo despesas em sua empresa.

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#4 Mantenha seus pagamentos em dia

Mantenha seus pagamentos sempre em dia. Caso hajam débitos que você tenha dificuldades em liquidar, procure sempre a renegociação com seus fornecedores.

Os juros cobrados pelos bancos quase sempre são mais prejudiciais ao seu aporte de capital do que qualquer outro investimento.

#5 Acompanhe o rendimento de funcionários

Outro item importante de como controlar os gastos de uma pequena empresa é avaliar seus custos de pessoal.

Sua força de trabalho representa o maior custo fixo da sua empresa. É preciso garantir que cada funcionário esteja dando o retorno desejado, avaliando a produtividade e verificando se agregam ou não valor para a empresa. Dependendo dos resultados, considere a terceirização ou a contratação de profissionais autônomos.

Leia mais em: Terceirização de serviços: vantagens e desvantagens

#6 Gestão contábil

Outro tópico fundamental do processo de como controlar os gastos de uma pequena empresa. Você deve investir em uma gestão financeira e contábil de alta qualidade.

A escrituração contábil adequada vai deixar sua empresa legalmente amparada, como também vai permitir que o gestor entenda as movimentações das finanças de sua organização, ficando a par das receitas e saídas, de modo que tenha base para tomar decisões estratégicas para o corte de custos desnecessários e aplicações específicas.

Solicite uma consultoria ao contador, para que:

  • verifique os impostos que a empresa paga;
  • faça um enquadramento jurídico mais adequado;
  • busque um planejamento tributário mais interessante, sem que isso prejudique o funcionamento da empresa.

#7 Marketing e Publicidade

Maximize seu orçamento de marketing, empregando estratégias digitais.

Implemente estratégias de marketing mais controladas, concentrando seus esforços de marketing no seu público-alvo. Isso não apenas poupará dinheiro, mas também aumentará as taxas de resposta do cliente.

#8 Revisar o estoque

É a hora em que você percebe se um produto ou serviço está sendo vendido ou não.

Lembre-se de que a fabricação, o marketing e as vendas de cada produto ou serviço têm um custo significativo. E você deseja que esses custos valham a pena.

Você deve aprender como fazer um inventário de estoque para garantir que está solicitando apenas o que precisa.

#9 Incentive seus colaboradores

Estabeleça campanhas e recompensas apropriadas para os funcionários que encontrarem maneiras de reduzir as despesas. Isso ajuda a criar uma cultura de desperdício zero em sua organização.

#10 Bancos

As instituições bancárias, normalmente, fazem lançamentos em sua conta pessoa jurídica de tarifas cobradas por serviços não solicitados. Para evitar essa situação, você pode:

  • checar periodicamente os serviços contratados;
  • averiguar as cobranças lançadas;
  • conversar com seu gerente a fim de pesquisar melhores opções para sua empresa.

Verificar as taxas cobradas em outros bancos também estão incluídas no pacote de como controlar os gastos de uma pequena empresa.

#11 Reserva Financeira

Se possível, se prepare para imprevistos futuros. Eles podem acontecer.

Deve-se reservar uma parte do capital e deixá-lo em aplicações de renda fixa ou outro investimento do qual você possa fazer retiradas sem tanta burocracia ou perda de tempo.

Manter controle rígido sobre as despesas ​​é uma parte essencial da maximização do fluxo de caixa e dos lucros em seus negócios, bem como controlar os gastos de uma pequena empresa.

Para continuar aprendendo sobre como controlar os gastos de uma pequena empresa, indicamos a leitura do artigo; “6 dicas financeiras para pequenas empresas terem sucesso”.

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