Independentemente de seu negócio ter dois funcionários ou 20, certamente você deve criar um manual de regras para funcionários de uma pequena empresa.
É essencial que seus funcionários conheçam e compreendam essas políticas - porque você administrará uma organização mais eficiente se o fizer e porque não quer arriscar que sua empresa viole leis federais ou estaduais.
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Por que você precisa de um manual de regras?
Um manual de regras para funcionários de uma pequena empresa é uma compilação de todas as políticas e protocolos da sua empresa, bem como dos direitos e obrigações legais dos funcionários.
Ter um manual facilita a comunicação de regras e responsabilidades aos funcionários, portanto, não há dúvidas sobre o que se espera deles - ou de você, como proprietário de uma pequena empresa.
Além disso, um manual abrangente para funcionários ajuda a proteger seus negócios legalmente, caso alguém questione se você comunicou claramente suas políticas.
Exemplo: se um funcionário processa você, alegando que foi assediado por um colega de trabalho, você pode apontar para o manual do funcionário como prova de que você definiu claramente as políticas anti-assédio em vigor.
Lembre-se de que ter um seguro de responsabilidade trabalhista também é importante para proteger seu negócio no caso de um funcionário ou cliente processá-lo.
O que colocar no manual de regras para funcionários de uma pequena empresa
Como toda empresa, todo manual do funcionário é diferente. Você não pode simplesmente fotocopiar o manual de outra empresa e distribuí-lo para seus funcionários.
Um bom manual regras para funcionários de uma pequena empresa define suas práticas e regras de trabalho exclusivas e deve ser escrito em voz que reflita sua visão e a cultura que você construiu ou deseja construir.
Dito isso, a maioria dos manuais de funcionários inclui tópicos e tipos de informações semelhantes. Abaixo está uma olhada em oito seções comuns em manuais de funcionários.
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1. Valores da empresa e declaração de missão
Para ter sucesso, seus funcionários precisam estar alinhados com os valores, missões e metas de sua empresa. É por isso que você precisa definir esses objetivos no início do manual de regras para funcionários de uma pequena empresa.
Tudo o que você precisa fazer é fornecer uma declaração que englobe o que mais importa para você como empresa.
Por exemplo, o bem-sucedido varejista de calçados online Zappos nomeia 10 Zappos Family Core Values que ela espera que os funcionários aspirem, incluindo “Abraçar e Dirigir Mudanças” e “Ser Apaixonado e Determinado”.
2. Informações gerais de emprego
Um componente crítico das regras para funcionários de uma pequena empresa é a informação geral sobre o emprego na empresa. Isso incluirá tópicos com os quais os funcionários se importam, como:
- Políticas de contratação;
- Data de pagamento (e métodos de pagamento disponíveis);
- Horas inteiras versus horas de meio expediente;
- Pagamento de hora extra;
- Pausas de refeição e descanso;
- Folhas de ausência;
- Procedimentos de revisão de desempenho;
- Procedimentos de segurança e proteção;
- Procedimentos de demissão e rescisão.
Tenha em mente que alguns desses materiais, como as regras de pagamento de horas extras e cobertura de compensação dos trabalhadores, são ditados pelas leis federais, estaduais e até mesmo locais.
3. Leis Anti-Discriminação e Anti-Assédio
É importante listar todas as leis federais, estaduais e locais atuais pertinentes à sua força de trabalho. Estes podem incluir oportunidades iguais de emprego, leis anti-assédio e anti-discriminação.
4. Padrões de conduta
Além dos requisitos legais, você provavelmente tem suas próprias expectativas de como os funcionários devem se comportar no trabalho e, portanto, você precisará de políticas voltadas para uma conduta específica no trabalho.
Tais regras para funcionários de uma pequena empresa podem incluir:
- Código de roupa;
- Política de uso de drogas e álcool;
- Políticas Éticas;
- Uso de tecnologia pessoal;
- Política de mídia social;
- Dados e privacidade do cliente;
- Regras em torno de aceitar presentes de clientes;
- Política de resolução de conflitos.
5. Benefícios dos empregados
Como não deve ser uma surpresa para você, a seção de benefícios para funcionários é uma das seções mais referenciadas do manual de regras para funcionários de uma pequena empresa.
Seu manual provavelmente não descreverá todos os detalhes, digamos, do seu plano de seguro de saúde, pois eles podem ser bem detalhados (e essas informações podem ser fornecidas separadamente).
Mas você provavelmente quer dar o básico: quando um empregado é elegível para se inscrever no plano de saúde da empresa e quantas opções você oferece: tipos de planos, cobertura familiar? Quando é o período de inscrição anual?
Da mesma forma, você desejará apresentar brevemente os outros benefícios oferecidos, como:
- Férias ou folgas pagas;
- Quaisquer planos de aposentadoria que você oferece e quem é elegível;
- Cobertura de seguro que você oferece, incluindo seguro de vida e incapacidade de curto e/ou longo prazo;
- Benefícios de treinamento, incluindo reembolso de matrícula;
- Quaisquer benefícios “suaves” que você possa oferecer, sejam agendamentos flexíveis, aulas de ioga no local ou almoços grátis na sexta-feira;
Porque seus funcionários costumam consultar essa seção - quem não gosta de saber sobre vantagens no trabalho? - use-o em proveito próprio e ajude-os a entender tudo o que eles recebem como parte do trabalho na sua empresa.
6. Confidencialidade/Acordo de Não-Divulgação/Conflito de Interesses
Nem todas as empresas incluem essa seção, mas as que trabalham em setores altamente competitivos com segredos comerciais e preocupação com os funcionários que saem para ir pra concorrência podem querer que os funcionários assinem um acordo de não divulgação ou pelo menos incluam uma política de conflito de interesses no manual de regras para funcionários de uma pequena empresa.
7. Políticas disciplinares
É importante que seus funcionários entendam os riscos de não seguir as políticas, leis e procedimentos que você expõe no manual de regras para funcionários de uma pequena empresa.
Considere ter uma seção que explica que eles serão responsabilizados por suas ações e comportamento. Você quer que os funcionários vejam que estão recebendo tratamento justo e que todos estão sujeitos ao mesmo processo disciplinar.
8. Isenção de responsabilidade
É importante que seus funcionários não tratem o manual de regras para funcionários de uma pequena empresa como um acordo contratual entre você e eles - o que significaria que eles poderiam processá-lo se as políticas e procedimentos do manual não forem cumpridos.
Portanto, certifique-se de incluir um aviso de isenção que declare que o manual do funcionário não é um contrato, para protegê-lo contra tais preocupações.
Regras para funcionários de uma pequena empresa são fundamentais para manter o negócio em ordem e, como vimos, evitar problemas desnecessários. Mas além disso, as regras também ajudam o negócio se desenvolver.
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