[Guia] Projeto de TI: o que é e como fazer

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A rotina de toda equipe de tecnologia de uma empresa funciona com base nos projetos de TI. Seja a atualização de sistemas, reestruturação de infraestrutura de rede, check up de TI, manutenção preventiva ou qualquer outro tipo de serviço relacionado ao setor.

Porém, é muito comum encontrar grandes empresas que ainda não adotaram esse tipo de dinâmica em sua rotina. Projetos de TI podem ser difíceis de gerenciar no começo, mas não são impossíveis de serem otimizados.

Com um projeto de TI, a equipe de desenvolvimento executa suas atividades de forma mais organizada, uma vez que seguirão um plano com todos os processos que devem ser executados. Tudo isso de forma produtiva, eficiente e rápida.

Continue a leitura para entender como um projeto de TI pode:

mudar a cultura de uma organização,
beneficiar seu time de TI,
e permitir que cada projeto tenha suas atividades e desempenho mensurados.

O que é um projeto de TI?

De acordo com o PMI, Project Management Institute, um projeto é um conjunto de esforços destinados a cumprir um único objetivo como: criar um produto, um serviço ou alcançar um resultado específico.

Os esforços empregados na execução de um projeto de TI são temporários, porém, focados em melhorar o desempenho do negócio. Esses esforços são diferentes de outras tarefas de uma organização porque, ao contrário delas, os projetos possuem um prazo para começo e fim.

Pensando nisso e para que os projetos de TI alcancem os resultados esperados, o Gestor de Projetos de TI é responsável em aplicar um conjunto de habilidades necessárias para monitorar toda a equipe com uma configuração organizada.

E o gerenciamento de um projeto de TI, como funciona?

Os projetos de TI ficam mais complexos na medida que a tecnologia se transforma, isso é inquestionável e impossível de mudar.

Logo, os clientes exigem que as empresas ofereçam serviços flexíveis e fáceis de serem usados. Tudo que for contrário a isso deve ser evitado.

É papel do gerente de projeto de TI conquistar esses objetivos dentro da empresa, e, junto a isso, concluir objetivos dentro dos prazos e com orçamentos limitados.

Quando falamos sobre a execução, existem projetos de TI simples que podem durar um dia, mas também existem projetos complexos que podem durar meses. Independente de qual for o tipo, todos devem ser executados com excelência para gerar bons resultados. Para isso, entra o papel essencial do gerenciamento do projeto de TI, nosso próximo tópico.

Como montar um projeto de TI?

Começar um novo projeto de TI pode ser algo muito estressante, especialmente quando a equipe não tem um gerente de projetos de TI responsável pela elaboração do projeto, monitoramento e controle do que está sendo desenvolvido.

Na verdade, é muito comum as empresas executarem projetos de TI importantes, sem ao menos ter um planejamento. O que pode gerar grandes prejuízos para uma empresa, além de uma equipe improdutiva, um cronograma bagunçado e orçamentos excedidos.

Defina uma equipe capacitada

O primeiro passo é definir uma equipe de desenvolvimento capacitada, ou escolher um parceiro como a EuNerd - capaz de terceirizar profissionais de TI altamente qualificados para os projetos e que mantém uma comunicação aberta para informar cada atualização sobre a operação.

Faça o planejamento incluindo metas e processos

Em seguida, é papel do gerente de projetos de TI superar o desafio da tela em branco, ou seja, o medo de elaborar um novo projeto, fazer o seu planejamento, definir as metas e processos e como tudo será monitorado. Quanto mais um projeto de TI for organizado, mais experiência o gerente e a equipe de desenvolvimento ganham.

O mais importante para a execução de um projeto de TI não é montar um planejamento “perfeito”, mas sim, um processo fluído e prático entre a equipe de desenvolvimento e o gerente de projetos de TI. Quanto mais simplificado e objetivo for um planejamento, melhor será sua execução.

Alinhamento do objetivo ou solução do problema com o plano da equipe de desenvolvimento

Antes que um projeto de TI seja executado pela equipe de desenvolvimento, é fundamental que todos os participantes do projeto trabalhem com o mesmo objetivo e tenham a mesma visão para a solução do projeto. Por isso a comunicação é tão importante para essa tarefa.

Todos os processos devem ser cuidadosamente planejados pelo gestor responsável junto com a equipe de desenvolvimento. Questões como recursos a serem utilizados, os objetivos do projeto e os problemas a serem solucionados devem ser incluídos no planejamento do projeto de TI.

Outras questões que podem ser respondidas durante o alinhamento com a equipe de desenvolvimento são:

Para quem o projeto de TI será executado. A TI ganha mais espaço nas empresas, tanto para atender as outras áreas do negócio, quanto para atender o cliente final. Saber para quem o projeto de TI será desenvolvido ajuda a equipe a desenvolver algo personalizado e sob medida.
Qual a necessidade deste projeto de TI. É muito importante entender o propósito, além de saber para quem é o projeto. Com essa informação você evita que trabalhos sejam refeitos.
Como o produto final atenderá as necessidades. É importante que a equipe de desenvolvimento se comprometa com a visão do projeto, dessa forma, cada pessoa da equipe pode contribuir com sugestões criativas para finalizar o projeto de forma rápida e criativa.
Análise SWOT. Quais os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças do projeto? Essas questões ganham força quando o projeto de TI tem como objetivo solucionar problemas para clientes finais e se destacar da concorrência.
Orçamento disponível para execução do projeto de TI. O orçamento é um dos tópicos que mais geram problemas dentro de um projeto de TI, especialmente quando ele é excedido, mal administrado e nada otimizado.
Prazo de entrega. Junto ao orçamento, o prazo de entrega é outro elemento relevante que deve ser minuciosamente respeitado. O cronograma deve incluir o planejamento, execução e os ajustes do projeto, caso tenha. O prazo deve ser realista e dar a oportunidade para que a equipe trabalhe no projeto e entregue os resultados. Projetos de TI com prazos impossíveis podem sim surgir, mas deve ter cuidado para que não afete a produtividade da equipe e atrapalhe o desenvolvimento.

Para que o desenvolvimento de um projeto de TI seja um sucesso, o planejamento deve estar pronto antes que a execução comece. A maneira como esse planejamento é feito vai definir como a equipe vai responder ao gerenciamento.

É também o planejamento que vai ajudar a equipe de TI a ter uma visão mais clara sobre o que será necessário para que o projeto seja finalizado. São esses passos que você precisa saber como montar um projeto de TI bem-sucedido.

E não esqueça, fale com a nossa equipe de Nerds para encontrar soluções para a implementação do gerenciamento de projetos de TI ou até mesmo para ter uma equipe extra para desenvolver projetos de TI mais complexos.

Quais são as etapas de um projeto de TI?

Já sabemos que a base do processo de projeto de TI é formada por cinco etapas básicas:

1. Fase inicial. A fase inicial é onde o objetivo, necessidade ou problema é identificado e detalhado. Essa primeira etapa é executada pelo gerente de projeto de TI e é algo fundamental pois contém todas as informações necessárias para que o plano seja executado sem erros. Qualquer informação relevante que ficar de fora pode atrapalhar, atrasar e até mesmo fazer com que o orçamento seja ultrapassado.

2. Planejamento. O planejamento deve envolver o gerente de projeto de TI e a equipe responsável pelo desenvolvimento do projeto. Dessa forma, eles definirão juntos os processos para que o mesmo seja bem-sucedido.
Obs: existem projetos que podem sofrer alterações durante a sua execução, lembre-se de preparar sua equipe caso isso aconteça.

3. Execução. A execução do projeto de TI é feita pela equipe de desenvolvimento definida pelo gerente de projetos. Esse é o ponto em que todo o planejamento será colocado em prática.

4. Monitoramento. O monitoramento é feito em paralelo com a execução, por isso a maneira como ele será feito precisa ser adicionado na etapa de planejamento. A equipe responsável pela execução do projeto de TI deve seguir o planejamento e o gerente de projetos vai acompanhar o progresso da equipe sobre o projeto, identificar problemas e até mesmo prever mudanças. Além disso, o gerente vai monitorar e controlar a produtividade da equipe, o cronograma, custos, qualidade de execução, riscos e outros fatores envolvendo o projeto em execução.

5. Finalização. A finalização consiste na revisão de todo o projeto, e deve garantir que todos os processos, necessidades e problemas foram resolvidos e, por fim, concluídos. Caso algum desenvolvimento apresente problemas e não tenha sido bem executado, é a hora de fazer os ajustes e então entregar o projeto.

Esse é o processo básico, um ponto de partida para que cada gestor responsável pelo gerenciamento de projetos TI crie um processo que se adeque a necessidade do seu negócio.

É importante ressaltar que o importante é que exista um gerenciamento de projeto de TI, pois a tecnologia está se tornando um dos principais pilares para o desenvolvimento e expansão de um negócio.

O que não pode ficar de fora de um projeto de TI?

Equipes de TI que precisam lidar com projetos estão em uma constante luta para cumprir prazos e respeitar orçamentos, sem deixar a excelência de lado. O problema surge quando todos precisam trabalhar com vários cronogramas e cumprir seus prazos.

Por isso, você pode seguir algumas dicas do que não pode ficar de fora em um projeto de TI para que ele aconteça naturalmente e agregue valor para o negócio:

Um plano de entrega de projeto deve ser realista e possível de ser finalizado;
Tenha metas e processos bem definidos;
Estabeleça indicadores que vão ajudar a acompanhar o progresso de cada projeto;
Trabalhe para que toda a equipe tenha uma comunicação constante;
Gerencie a equipe e ajude aqueles que apresentarem dificuldades;
Use as ferramentas certas para executar o trabalho.

De acordo com a pesquisa Pulse of the Profession do PMI, aproximadamente 53% dos projetos globais foram concluídos dentro do prazo em 2020. Para isso acontecer é preciso uma combinação de um bom gerenciamento de projetos com uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos.

O projeto de TI ficou pronto e agora?

Todo projeto de TI tem data de início e de fim. Não existem projetos com entregas indeterminadas, mesmo que o mesmo seja de alta complexidade.

A conclusão geralmente é a fase mais caótica e, em muitos casos, a mais negligenciada de todo o projeto de TI.

Além disso, a conclusão do projeto não termina no momento em que os desenvolvedores finalizam suas atividades. O gerente de projeto precisa adotar uma série de tarefas, como revisar todo o projeto de TI, compartilhar informações referente ao projeto pronto e por fim, encerrá-lo.

Assim que os resultados do projeto de TI forem compartilhados e documentados, é aguardada a aceitação e confirmação da parte interessada pelo projeto na empresa ou cliente.

Lista de verificação de um projeto de TI pronto

Concluir projetos dentro do cronograma e orçamento é um desafio, porém, com uma gerência de projetos especializada, as equipes de desenvolvimento responsáveis pelas execuções podem aumentar sua produtividade.

Junto a análise da métrica de aumento de produtividade da equipe, é importante que todo gerente de projeto de TI faça uma reflexão sobre a eficiência de todo trabalho executado.

Essa análise vai permitir identificar processos, problemas e até mesmo os problemas que os profissionais possam ter identificado como comunicação, infraestrutura e outros pontos.

Alguns procedimentos que você pode levar em consideração quando o projeto de TI estiver pronto são:

1. Os objetivos foram alcançados?

Todo projeto tem uma diretriz, um objetivo a ser conquistado, como por exemplo:

Encontrar a solução de um problema no sistema
Desenvolver uma ferramenta capaz de integrar todos os serviços de um negócio
Oferecer uma experiência única para os clientes
Trocar os computadores de uma empresa
Atualizar os softwares dos equipamentos

O objetivo de um projeto de TI pode oscilar entre algo extremamente complexo com algo mais simples de ser executado. Mas o importante é que exista uma estratégia de execução, um time de desenvolvimento, orçamento e time definidos.

Com o projeto de TI pronto, é papel do gerente de projeto de TI revisar se o objetivo foi alcançado. O acompanhamento deve ser feito logo no início do projeto para que ele seja concluído do jeito certo e não tenha a necessidade de mudanças drásticas depois que a equipe de desenvolvimento finalizou a sua parte.

2. Como o tempo foi distribuído?

O tempo é uma mercadoria valiosa que sempre está em falta e nunca é o suficiente, especialmente durante a execução de um projeto de TI.

O gerenciamento do tempo é basicamente a capacidade do gestor do projeto organizar e planejar o tempo gasto durante os processos. O resultado da sua boa gestão deve sempre resultar em produtividade e eficácia de toda a equipe.

Saber como o tempo foi distribuído no projeto vai mostrar a equipe quanto de esforço em cada processo. Tempo é dinheiro e um gerenciamento ineficaz do tempo tende a aumentar o estresse e a frustração dos gestores e suas equipes. Isso pode resultar em um total esgotamento e influenciar o crescimento e desenvolvimento do negócio.

A chave para um bom gerenciamento do tempo não é a equipe trabalhar mais, mas trabalhar com mais eficiência para executar um projeto com qualidade, no menor tempo possível.

Com um gerenciamento de tempo eficiente, é possível identificar quais etapas do projeto de TI são mais problemáticas e pensar em maneiras de deixá-las mais simples no futuro.

3. Quais mudanças foram feitas ao longo do projeto?

O gerente de projetos passa muito tempo criando planos estabelecendo objetivos para a equipe de desenvolvimento. Mesmo que um projeto seja perfeitamente montado para uma equipe, mudanças podem aparecer a qualquer momento.

É essencial que o gerente de projetos de TI identifique se essas mudanças são um padrão ou, se elas realmente são aquelas mudanças isoladas, resultado da execução do projeto.

Por isso é muito importante que o gerente acompanhe todo o processo, tenha ciência de todos os detalhes da execução e mantenha um canal de comunicação transparente com a sua equipe.

Caso o gerente encontre um padrão de mudanças que são feitas em determinados tipos de projetos, é importante que ele tenha um processo de gerenciamento de mudanças claro e preparado, que pode ser seguido por qualquer equipe de desenvolvimento e mantenha o projeto em andamento com calma.

Não esqueça que as mudanças podem afetar todo o andamento do projeto de TI, por isso você deve avaliar o impacto que elas vão gerar no:

Cronograma
Projeto (planejamento)
Trabalho já executado e o trabalho ainda por fazer
Despesas (orçamento)
Qualidade da execução
Disponibilidade de recursos

Como foi a colaboração entre a equipe?

Um projeto bem-sucedido só é possível com a colaboração de toda equipe de desenvolvimento com o gerente de projeto.

Com a integração de todo time de desenvolvimento de um projeto de TI, o negócio vai se beneficiar com:

Resolução de problemas mais rápida
Melhor comunicação dentro da equipe e entre os departamentos
Maior alinhamento dentro das equipes de TI
Fica mais clara quais as responsabilidades e quais os resultados esperados
Equipes mais engajadas
Tomadas de decisão mais rápidas
Maior compartilhamento de informações

Caso o gerente de TI não observe nenhum dos pontos acima citados, algumas atitudes precisam ser tomadas, pois a colaboração entre a equipe é falha.

Satisfação da equipe

A equipe de desenvolvimento é a peça mais importante para o sucesso de um projeto de TI. Por isso, saber a satisfação deles é importante no final de cada projeto executado.

Os projetos de TI possuem um cronograma de início e fim, mas uma equipe de desenvolvimento sempre estará ao seu lado e vai te ajudar nos momentos mais difíceis.

É por isso que, depois que um projeto de TI é finalizado, você precisa reunir a equipe e ter um feedback de todo o processo. Dessa forma será possível manter o time motivado, produtivo e focado sempre naquilo que é importante, mesmo que o desenvolvimento de um projeto seja cansativo.

O gerenciamento de projetos de TI é uma das tarefas mais difíceis e cansativas que existem. Saber como um projeto foi executado e colher informações após a finalização vai ajudar a entender como o negócio funciona, como lidar com prazos, quais processos podem ser otimizados e muito mais.

Revisar tudo o que foi feito durante o projeto e estudar cada decisão ou estratégia vai ajudar a todos a longo prazo todo o time de TI.

Você gostaria de implementar uma cultura de projetos de TI, mas não sabe por onde começar? Fale com os nossos Nerds! Temos especialistas prontos para te dar o suporte necessário para te ajudar a organizar seu negócio e torná-lo ainda mais produtivo.