10 etapas para a implantação de sistemas ERP bem-sucedida

Plano de implantação de sistemas ERP: metodologia em 10 etapas

De ser um mero programa de software de gerenciamento de negócios a ser uma parte integrante de um negócio, a implantação de sistemas ERP percorreu um longo caminho não apenas em termos de suavizar o processo de negócios, mas também de impulsionar o crescimento geral das empresas.

As complexidades e as múltiplas atividades das empresas, atravessando todas as fronteiras do país e do fuso horário, causam caos indevido.

É aqui que uma solução ERP eficaz, com seu efeito de longo alcance, desdobra o caos em um projeto sistêmico para a entrega contínua de resultados positivos para a empresa.

Ele agiliza e acelera o processo de negócios, proporcionando uma vantagem competitiva para os negócios.

Dizem que “o primeiro movimento leva a metade da vitória na guerra”. Portanto, é fundamental ter uma implantação de sistemas ERP correta para uma utilização ideal.

Abaixo apresentamos os “10 passos obrigatórios” para uma implantação de sistemas de ERP bem-sucedida.

Passo a passo: Implantação de sistemas ERP

1. Identifique os problemas/Defina o(s) objetivo(s)

O ERP fornece solução para muitos problemas enfrentados pelas empresas. No entanto, é muito importante identificar o objetivo real de implantação do ERP.

A questão é menos sobre “devemos implementar” e mais sobre “para que o ERP deve ser implementado”.

Os Key Performance Indicators (KPIs) devem ser analisados ​​para entender a necessidade da intervenção do software.

Os principais objetivos são necessários; não apenas no que diz respeito ao presente, mas também porque projeções futuras são incluídas na lista de requisições, o que permite que uma empresa considere a escalabilidade e acomode mudanças no futuro do negócio/indústria.

Então, novamente, é essencial identificar o problema ou a necessidade exata que motiva a implantação de sistemas ERP.

2. Defina escopo/equipe

Os objetivos podem ser muitos, desde trazer transparência para as operações até ter controle financeiro, apoiar a expansão orgânica, a aquisição ou apoiar processos comuns.

De acordo com o estudo Panorama, 61,1% das implementações de sistemas ERP demoram mais que o esperado e 74,1% dos projetos de ERP excedem o orçamento.

A principal causa dos atrasos e do orçamento é a definição pouco clara do requisito do ERP.

Os recursos devem ser avaliados de acordo com o barômetro de sincronização dentro das necessidades da empresa.

Dependendo do orçamento e da necessidade principal, a lista de demanda do ERP deve ser gerada, o que resulta em uma implantação de sistemas de ERP suave e sem obstáculos.

3. Brainstorm/avalie as opções

De acordo com a Capterra, aproximadamente 33% dos compradores de ERP não testaram um produto antes de comprá-lo e aproximadamente 22% das empresas pesquisadas relataram que compraram o primeiro sistema que procuraram.

Essas são estatísticas perigosas, não apenas para aqueles que implementam o ERP, mas também para os fornecedores, pois a utilização ideal do software ERP continua sendo um sonho.

Para uma utilização bem-sucedida do software ERP, o gerenciamento da empresa precisa investir seu tempo na avaliação das opções disponíveis.

No relatório ERP de 2015, verificou-se que 93% das empresas personalizaram seu software ERP em algum grau, de acordo com o uso pretendido. A personalização pode levar a um aumento na falha do sistema ERP, pois pode aumentar as complexidades.

A organização precisa entender claramente a diferença entre a configuração e a personalização do pacote ERP, pois muitas vezes o requisito é atendido pelo sistema ERP adquirido e não é necessária nenhuma personalização.

Avaliar as opções de ERP é uma tarefa muito importante, pois as opções devem ser avaliadas com base nas necessidades atuais, bem como em requisitos futuros.

Novas adições, como a solução de ERP na nuvem ou o ERP SaaS, são a preferência atual dos clientes, pois essas opções estão disponíveis em diferentes escopos e flexibilidades para acomodar requisitos futuros.

Assim, uma empresa precisa debater com os fornecedores/consultores de ERP para trazer o melhor sistema para a organização.

4. Migração de dados

Uma vez que uma solução de ERP é identificada, a próxima e mais importante etapa é a migração de dados, que fornece uma transição suave e a utilização futura do software.

A implantação de sistemas ERP pode ser uma grande mudança, especialmente se a empresa estiver testando o software pela primeira vez.

Identificar quais dados são necessários para uma transição bem-sucedida para o problema comum de software é muito importante. A maioria dos softwares permite a entrada de dados, mas toda a transferência de dados pode sobrecarregar o software.

Portanto, somente os dados necessários e mais importantes devem ser transferidos para o e deve-se tomar muito cuidado para garantir que os dados sejam recuperados pelo software, sempre que necessário.

5. Verifique a infraestrutura

Preparar a empresa está no centro de todas as etapas de implantação de sistemas ERP e desempenha um papel vital no processo, seja um sucesso ou um fracasso.

Após um brainstorming detalhado entre o fornecedor e seu gerenciamento, a infraestrutura necessária é instalada. De acordo com Mint Jutras, 23% são incapazes de expandir seus negócios tão rapidamente quanto gostariam e acreditam que isso acontece porque lhes faltam as ferramentas necessárias em seu atual sistema ERP.

A infraestrutura na qual o software será executado precisa ter o escopo de escalabilidade, juntamente com opções para atualizar conforme a demanda. Tal requisito não deve ser limitado.

6. Personalização

O software ERP é projetado após uma quantidade significativa de pesquisa e de acordo com as necessidades do setor específico. Em alguns casos, pode não haver necessidade de personalização.

A implantação de sistemas ERP é uma grande decisão de investimento da empresa envolvendo um grande conjunto de recursos, portanto, a administração precisa manter continuamente as guias no software ERP e no cronograma de manutenção.

Durante o teste piloto, a administração deve avaliar a realização do valor do sistema em relação ao valor desejado pela empresa.

Deve-se fazer uma verificação do sistema adotado desde a sua criação — desde quando a empresa esteja seguindo as melhores práticas OU desistiu de alguns métodos não convencionais/antigos em relação à adequação do ERP?

Essas perguntas devem ser respondidas antes da customização, pois há uma chance de que antes mesmo de entender o software, o sistema e fazer mudanças positivas, nunca venha a surgir a necessidade de personalizar o software.

7. Gerenciamento de mudanças

Os funcionários de qualquer empresa estão acostumados ao mesmo tipo de atividades realizadas através de um processo definido em sua rotina diária. Quaisquer mudanças podem não ser facilmente aceitas, especialmente quando algo é tão influente quanto o ERP e é quando o Gerenciamento de Mudanças se torna crucial.

O ERP não é um ativo fixo como um computador que é comprado e configurado no escritório da empresa. Na verdade, é um sistema que muda o ambiente e o estilo de trabalho para melhor, o que afeta não apenas uma ou duas operações, mas todas.

A gerência deve envolver seus funcionários e prepará-los mentalmente para responder às questões críticas como:

  • Por que é importante para a organização incluir o ERP?
  • Como um ERP aumentaria a produtividade?
  • Como um ERP automatiza as funções de back-office e economiza tempo?

Uma série de sessões de brainstorming, atualizações sobre desenvolvimentos relacionados e resolução de consultas aumentariam a confiança dos funcionários e os preparariam para receber a boa mudança de braços abertos.

A mudança é para todos e comunicar isso positivamente aos funcionários facilitará as coisas, já que um ERP só pode fornecer os melhores resultados quando todos os funcionários aceitam a mudança.

Portanto, deve-se ter cuidado para garantir uma transição suave, porém bem-sucedida, ao criar consenso e confiança dos funcionários.

Leia mais: 4 dicas práticas de como diminuir custos de uma empresa.

8. Transferência de tecnologia e conhecimento

21% das implementações do ERP falham em fornecer benefícios significativos para os negócios.

Os motivos variam, começando com a personalização inadequada para a utilização do software, resultante de dados de alimentação/operação de pessoal mal treinados para a solução. O treinamento é o aspecto mais importante do processo de implantação de sistemas ERP.

Garante menos problemas e mais sucesso, especialmente quando o ERP é implementado pela primeira vez na empresa ou quando a plataforma é alterada de uma solução de ERP para outra.

A gerência da empresa deve garantir o detalhamento do fornecedor e o conhecimento tecnológico adequados para a equipe interna de suporte de TI da empresa.

O uso adequado da tecnologia e uma efetiva transferência de conhecimento, juntamente com o treinamento adequado, devem ser considerados, já que são as partes responsáveis ​​pelo sucesso de todo o projeto.

Considerar o consultor como parte do projeto não apenas ajuda em uma operação tranquila e sem obstáculos, mas também reduz o intervalo de tempo entre a falha inoportuna e a solução.

Leia mais: 5 tendências digitais de tecnologia e inovação nas empresas.

9. Gerenciamento de Projetos e Testes

Após a avaliação de todas as opções disponíveis, selecionando a mais adequada e depois treinando os funcionários, o aspecto real da implantação é a própria implantação do projeto.

De acordo com um estudo da Panorama Research, 40% das implementações de sistemas ERP causam grandes interrupções operacionais após a entrada em operação. Portanto, a implantação adequada é imperativa.

A rigidez pode sair pela culatra, pois há muitas lacunas de tempo entre os processos de seleção, avaliação e implantação.

Há também uma improvisação lateral que deve ser incorporada. Simultaneamente, o objetivo principal não deve ser diluído ou alterado.

O teste é uma fase importante do processo de implantação, que cuida dos testes de aceitação do sistema e do usuário.

10. Toque final e suporte contínuo

Quando a solução ERP for devidamente verificada e implementada, é hora de entrar em operação. É aconselhável realizar um teste de funcionalidade adicional, apenas como uma precaução de segurança.

Uma solução de ERP não é um evento único, mas sim um processo contínuo. É algo que a empresa tem que manter continuamente o controle para evitar quaisquer aberrações ou falhas sistêmicas que possam afetar a funcionalidade do software ERP.

Finalmente, as atualizações regulares de software do fornecedor são um dos requisitos da solução após a conclusão da implantação.

A manutenção também deve ser realizada periodicamente como um aspecto do suporte contínuo, o que ajuda a garantir uma solução suave e funcional.

Leia também: Como serão as empresas do futuro: o que dizem especialistas.

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Daniel Tutida

Chief Marketing Officer at Eunerd.

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