O atual cenário das relações de trabalho mudou completamente nos últimos anos, e com isso preocupações como a gestão de pessoas à distância se tornou uma realidade em diversas empresas de vários setores da economia.

Com a facilidade que o acesso a internet de qualidade proporciona atualmente, é muito comum que colaboradores não precisem mais ficar presos a escritórios tradicionais e consigam realizar o seu trabalho em sua própria residência, de cafeterias, praças ou onde bem entender.

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Mas não somente para o home office a gestão de pessoas à distância é importante. Diversas empresas mantêm equipes em trânsito, realizando trabalhos remoto em diversas cidades enquanto fazem suas viagens.

E para todas estas situações seguir algumas dicas de gestão de pessoas à distância se faz necessário para que você consiga acompanhar o trabalho de seus colaboradores de forma eficiente e eficaz.

Para isso nós separamos as principais dicas de como realizar uma gestão de pessoas à distância. Dessa forma você e seus colaboradores têm acesso a todo auxílio que precisam para realizarem o trabalho necessário.

Portanto, vamos às nossas dicas de gestão de pessoas à distância.

5 dicas de como realizar a gestão de pessoas à distância

Se você tem uma equipe externa, para que consiga realizar a gestão de pessoas em pequenas empresas de forma eficaz, é necessário que você se atente à alguns pontos básicos. E são estes pontos básicos que nós iremos falar aqui. São eles:

1. definição de metas e objetivos claros;
2. estabelecer canais de comunicação oficiais;
3. estabelecer horários e as rotinas de trabalho;
4. selecionar ferramentas de trabalho adequadas;
5. reuniões para alinhamento e acompanhamento dos trabalhos.

A seguir, vamos falar um pouco mais sobre cada um desses tópicos.

1. Definição de metas e objetivos claros

A primeira coisa que você precisa se preocupar ao aprender como fazer gestão de pessoas à distância é a definição de metas e objetivos.

Seus colaboradores devem entender claramente os objetivos que a empresa têm e quais são as metas que eles devem alcançar.

Colaboradores a distância precisam conhecer claramente estes objetivos e metas para que eles trabalhem alinhados com as expectativas da empresa.

Este alinhamento é importantíssimo para que ninguém tenha surpresas e frustrações em suas funções.

2. Estabelecer canais de comunicação oficiais

A partir do momento que você tem uma definição clara de seus objetivos e metas com sua equipe, é hora de estabelecer os canais de comunicação oficiais que vocês irão usar para repasse de informações e diálogo.

Na gestão de pessoas à distância, a comunicação é a chave para a boa relação entre você e seus colaboradores, além de ser vital para o bom andamento dos processos de trabalho. 

Para isso você precisa definir quais serão seus canais de comunicação e quais são as diretrizes de uso de cada um deles.

Alguns exemplos de canais de comunicação que você pode usar:

• você pode utilizar alguma ferramenta para comunicação instantânea como um chat interno para empresa como o Slack, ou mesmo Whatsapp para pequenos alinhamentos durante o horário de trabalho;
• para envio de tarefas de trabalho você pode utilizar o email corporativo para que tenha um registro formal ou, o que é mais indicado, optar por um aplicativo de gestão de projetos como o Trello ou Runrun.it.
• para troca de arquivos, relatórios, entre outros, você pode usar algum serviço de cloud computing para pequenas empresas. Como o Google Drive.
• para reuniões vocês podem utilizar serviços de videoconferência como Skype, Hangouts entre outros.

A comunicação deve sempre ser clara e registrada para que não aconteça nenhum mal entendido e também para que seus colaboradores possam ter acesso à elas sempre que julgar necessário.

3. Estabelecer horários e as rotinas de trabalho

Neste tipo de trabalho os colaboradores terão uma rotina diferente e muitas vezes irão organizar suas tarefas de acordo com suas próprias programações. 

Para que ninguém seja incomodado em um momento inoportuno, é importante que alguns horários sejam pré-determinados, como por exemplo reuniões.

Para que todos tenham como organizar o tempo de trabalho e realizar suas tarefas você deve estabelecer horários fixos e periódicos para reuniões ou mesmo envio de demandas e prazos.

Desta forma, cabe aos seus colaboradores se encarregarem de cumrpir com suas metas dentro dos horários pré-estabelecidos.

Ao criar uma rotina com horários pré-estabelecidos você ganhará mais organização e controle sobre as demandas geradas e as metas a serem alcançadas.

4. Selecionar ferramentas de trabalho adequadas

Para que você consiga fazer um bom acompanhamento do trabalho de seus colaboradores ou equipes, é essencial que você utilize a informática para a gestão da empresa e aproveite as ferramentas adequadas.

Estas ferramentas podem até mudar conforme o perfil de sua empresa mas as vantagens que elas trazem se encaixam em qualquer tipo de trabalho.

Ferramentas que podem ajudar na sua gestão de pessoas à distância:

• Slack: Uma plataforma online onde você pode conversar com suas equipes ou mesmo individualmente com cada colaborador. Trocar arquivos e realizar reuniões.
• Trello: O Trello é uma ótima plataforma online para você organizar demandas e acompanhar o que precisa ser feito, o que está em produção e o que já foi realizado.
• Google Docs: Uma ótima ferramenta online que pode substituir o pacote Office. Todos os seus documentos ficam na nuvem e podem ser acessados e editados por todos que você selecionar.
• Skype: Uma ótima ferramenta para realizar reuniões de videoconferência.
• Field Control: Uma plataforma brasileira com foco no controle da gestão de pessoas à distância. Com ela você consegue ter todo tipo de controle que equipes em campo precisam.

5. Reuniões para alinhamento e acompanhamento dos trabalhos

As reuniões são parte importante na gestão de pessoas à distância. Elas irão ajudar a manter o foco de seus colaboradores, além de ser o ponto de encontro para eventuais alinhamentos no trabalho.

São nas reuniões que você e seus colaboradores poderão:

• conversar sobre as demandas;
• definir ajustes a serem feitos
• dar feedbacks sobre o andamento de seus trabalhos.

Porém não é interessante que você realize muitas reuniões. Isso, além de tomar muito tempo de todos os envolvidos, também irá fazer com que eles tenham menos valor com o passar do tempo. 

Procure ter dias ou períodos específicos para cada reunião e nunca vá para elas sem uma pauta previamente definida.

É importante também que elas não durem muito tempo. Reuniões muito grandes tendem a se tornarem cansativas e pouco produtivas. O vídeo abaixo vai te ajudar a mudar esse cenário e ter reuniões mais eficientes. 

Fazendo a gestão de pessoas à distância

Ao fazer a gestão de pessoas à distância, tenha em mente que você precisa confiar no trabalho de seu colaborador ou sua equipe. 

Evite ser aquele cara que passa o dia em cima de seu colaborador, sem dar espaço para que ele se organize e trabalhe. 

Estabeleça seu objetivo, sua meta e seu prazo e apenas faça o monitoramento de tempos em tempos.

Com o tempo você verá que seus colaboradores irão se organizar para dar conta de seus trabalhos de acordo com a organização proposta por você. 

Ao final de cada um dos prazos, acompanhe os resultados e faça o seu relatório para que você possa mensurar a eficiência dos trabalhos realizados.

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