A gestão de recursos de TI tem como objetivo preservar e otimizar os bens alocados na área, por todas as empresas de qualquer tamanho ou setor. Entre os benefícios de uma gestão de recursos de TI está:
- o controle de riscos das áreas controladas pelo setor;
- a otimização dos resultados, métricas e indicadores de TI;
- a tomada de decisões mais assertivas;
- aumento da produtividade na área;
- segurança de informações e dados e mais.
Sua empresa usa a internet? No dia a dia do negócio há o compartilhamento de arquivos entre profissionais por meio de servidores, e-mails ou plataformas de cloud computing?
Alguns processos da empresa, como a gestão financeira, são realizados por meio de um suporte tecnológico? O trabalho que você presta para seu cliente é pelo menos parcialmente dependente da tecnologia?
Se você respondeu sim para qualquer uma dessas perguntas, saiba que a gestão de recursos de TI deve ser uma preocupação.
É por meio dela que você como gestor conseguirá identificar quais são as tecnologias que podem contribuir para que sua empresa alcance seus objetivos, bem como identificar quais estão trazendo resultados significativos de melhoria para a organização.
Cada vez mais TODAS as empresas são dependentes da tecnologia e para não jogar dinheiro fora é preciso estar atento ao que é e como funciona a gestão de TI.
O que é gestão de recursos de TI?
A aplicação de um processo de gestão de recursos de TI tem os objetivos de:
- permitir o acesso à tecnologia;
- gerenciar dados e informações da empresa;
- otimizar as operações do negócio;
- encontrar as melhores soluções de acordo com a demanda;
- ampliar o retorno sobre investimento em tecnologia.
De maneira geral a gestão de recursos de TI se concentra em encontrar as melhores soluções de tecnologia para a empresa, planejar sua implementação, acompanhar os resultados e tomar decisões de acordo com o que foi coletado.
É por meio da gestão de TI que uma empresa toma decisões assertivas sobre quais tecnologias adotar e de quais abrir mão.
Como realizar a gestão de recursos de TI?
A primeira preocupação de um gestor de TI é garantir que os recursos de TI adquiridos estejam alinhados com os objetivos gerais da empresa.
Assim como a gestão financeira, de marketing e de pessoas, a gestão de TI deve partir do planejamento estratégico da empresa.
1. Entenda quais são as metas institucionais
Para garantir uma gestão eficiente de TI o primeiro passo é alinhar as decisões do setor com os objetivos do negócio.
Esse é o primeiro passo para que sua empresa possa captar os recursos de TI certos.
O setor de TI deve ser visto como um agente propulsor do crescimento da empresa, facilitando que ela alcance seus objetivos e por isso todas as ações devem partir das metas definidas para o negócio.
2. Quais são os processos do negócio impactados
Qual impacto das metas definidas nos processos do negócio?
Cada processo da organização deve ser pensado - e repensado - com o objetivo de atingir as metas da empresa.
Fato é que as metas estabelecidas pelas empresas impactam os processos de negócio. Afinal, se você tem uma meta de aumentar o faturamento em 20%, sua equipe de vendas precisará de um processo mais eficaz, correto?
Fazendo a mesma coisa que você fez o ano passado dificilmente você terá um resultado diferente.
Identificar quais processos são mais lentos dentro das áreas estratégicas da empresa é uma das formas de identificar oportunidades para uso da tecnologia.
Por exemplo, sua equipe de marketing gasta muito tempo enviando e-mais de boas vindas a leads? Pode ser necessário adotar um software de automação de marketing para livrá-los dessa tarefa repetitiva e demorada.
Sua equipe de vendas não sabe quando fazer follow-up? Um sistema de CRM para gestão de cliente torna o processo mais eficaz registrando e notificando vendedores sobre quando entrar em contato com cada cliente do pipeline.
A equipe de RH gasta muito tempo realizando controle do banco de horas? Talvez um sistema digital possa revolucionar essa área.
Esses são apenas alguns exemplos de como a tecnologia pode otimizar processos da sua empresa.
3. Faça uma análise entre demanda de TI e capacidade de suprimento atual
O que a empresa tem hoje como suporte de TI? Analise das diversas áreas do setor como infraestrutura e sistema.
Essa é a etapa de olhar para como você - na verdade sua empresa - está, atualmente.
Faça uma lista dos recursos ofertados e dos resultados que cada um apresenta.
4. Defina suas ações e priorize-as
Com uma lista dos recursos atuais em uma mão e com os objetivos da empresa em outra é hora de olhar para o futuro e responder à pergunta: o que precisamos para atingir as nossas metas?
Defina projetos nos níveis operacional, tático e estratégico. Crie um cronograma com as ações a curto, médio e longo prazo.
Será necessário priorizar as ações mais emergenciais e criar uma data no futuro para outras atividades, afinal, dificilmente sua empresa tem tempo, mão de obra e recursos suficientes para colocar tudo o que foi pensado em prática, ao mesmo tempo.
A matriz GUT é uma ferramenta de qualidade que pode ajudar no processo de priorização das ações de TI.
Ao gerenciar gravidade, urgência e tendência, esse modelo pode ajudar sua gestão a escolher entre projetos e sistemas de TI que devem ser desenvolvidos ou implementados a curto, médio e longo prazo. Permitindo que sua empresa se prepare para realizá-los de maneira responsável e eficaz.
Esse modelo pode e deve ser adotado para priorizar a aquisição de equipamentos, softwares e até a adoção de um novo processo.
Quer saber como usar a matriz? Confira no vídeo abaixo!
5. Acompanhe indicadores de desempenho
A gestão de qualquer área da empresa não termina quando você coloca os novos processos para funcionar. A gestão é contínua e deve monitorar os resultados das novas políticas adotadas.
Para isso sua empresa precisa criar e medir, continuamente, os indicadores de performance da TI para garantir que os resultados estão sendo satisfatórios ou identificar a necessidade de mudanças.
O acompanhamento deve ser constante e o planejamento das ações revisto a cada período.
Otimize a gestão de recursos de TI com a terceirização
Manter um profissional de TI dentro de uma empresa pode ser um custo bem elevado, principalmente, para pequenas e médias empresas. Entretanto, é impossível fugir dos impactos da transformação digital nas empresas.
Então como realizar uma gestão de recursos de TI eficaz, aproveitar as soluções de tecnologia para se manter competitivo e controlar os custos da empresa?
Seu negócio pode alcançar tudo isso optando pela terceirização da TI. Além do outsourcing do suporte e infraestrutura, também é possível aproveitar as vantagens da terceirização da consultoria de TI e de todas as demais áreas que envolvem a tecnologia dentro das empresas.
Em dúvida se vale a pena terceirizar? Confira este artigo sobre os ‘5 principais benefícios da terceirização de serviços de TI’.
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