Desorganização e confusão são irritantes, mas também são simplesmente ruins para os negócios. Pense nisso como uma fórmula, se quiser: aumento do caos significa lucros decrescentes. A resposta? Uma boa gestão de consultório.

Veja como você pode usar o bom gerenciamento do seu local de trabalho para controlar o caos em sua pequena empresa.

Dicas para uma gestão de consultório eficiente

1. Estabelecer rotinas de gerenciamento e cumpri-las

Tarefas de rotina precisam de procedimentos de rotina se você quiser se manter organizado e as coisas funcionando sem problemas. Configure rotinas para lidar com papelada e sistemas do consultório.

Por exemplo, se possível, cada papel que entra em seu escritório deve ser manuseado uma vez, colocado em prática e arquivado — não ficar a esmo empilhados sobre uma mesa. Da mesma forma, as comunicações digitais, como e-mails, devem ser priorizadas e postas em prática imediatamente, se possível, ou sinalizadas para ações futuras.

Os sistemas Office, incluindo desktops, laptops, servidores de arquivos, impressoras multifuncionais e dispositivos móveis, precisarão de procedimentos administrativos e de emergência.

Quando o sistema falha ou um equipamento relacionado ao computador falha, uma gestão de consultório eficiente exige que todos em seu escritório saibam para quem ligar e o que não fazer (por exemplo, tentar corrigir o problema, o que normalmente cria problemas piores). Aprenda a proteger seus dados comerciais críticos.

2. Atribuir responsabilidades claramente delineadas

Outro passo de uma gestão de consultório de sucesso depende de as pessoas saberem quem é responsável pelo quê — são as pessoas responsáveis ​​por fazer cada coisa.

O que aconteceria, por exemplo, se a compra de tecnologias e necessidades gerais para sua empresa fosse feita por qualquer pessoa? Você seria capaz de encontrar o papel de impressora quando precisasse?

Colocar uma pessoa encarregada de encomendar todos os equipamentos e suprimentos de tecnologia resolve o problema e mantém as coisas funcionando sem problemas.

Peça aos funcionários que enviem por e-mail à pessoa designada qualquer solicitação de suprimentos ou publiquem uma lista manuscrita em um local visível em que as pessoas possam adicionar o que precisam.

É o mesmo com a administração de sistemas de computador. Você precisa ter uma pessoa responsável pela segurança de seus sistemas de computador e manter o controle de coisas como contas, senhas e software.

O uso de sistemas baseados em nuvem para consultórios, software de contabilidade e armazenamento de dados são soluções ideais para empresas, mas ainda é necessário designar uma pessoa de confiança para executar tarefas administrativas como adicionar/excluir usuários, atribuir permissões etc. para tudo funcionar sem problemas.

3. Manter registros os registros atualizados

Manter os registros parece a parte mais fácil da gestão de consultório — até você considerar a necessidade de manter esses registros acessíveis e atualizados. Portanto, faça dos registros de atualização uma rotina.

Quando você recebe um novo cliente, por exemplo, leva apenas alguns minutos para inseri-lo em seu banco de dados de contatos. Em seguida, levará apenas mais um ou dois minutos para atualizar o registro depois que você tiver falado com ele no telefone.

Fique atento também ao fato de que a maioria das jurisdições têm leis de privacidade que regulam o tratamento das informações do cliente.

4. Dar um passeio pelo consultório e observar

Seu consultório é um exemplo de gerenciamento de espaço ou má administração de espaço?

Quando você anda pelo consultório, você tem que desviar de obstáculos ou corre o risco de tropeçar em algo?

Quando você se senta em uma mesa, você pode realmente trabalhar confortavelmente lá? As coisas estão organizadas logicamente para que as coisas que você mais usa na mesa estejam mais próximas da mão?

Há muitas coisas amontoadas nos consultórios hoje em dia, desde estandes de impressora até armários de arquivamento. Para uma boa gestão de consultório, você precisa ter certeza de que todas as coisas estão organizadas para máxima eficiência e segurança.

Os conceitos básicos de design para consultórios fornecem dicas para atender às necessidades de energia, iluminação e ventilação de seu espaço para torná-lo mais seguro e melhor para trabalhar.

5. Agendar o trabalho tedioso

É muito fácil adiar as coisas que você não gosta de fazer e a maioria das pessoas não gosta de tarefas como arquivamento, envio e recebimento papéis — mesmo gerentes. Infelizmente, um consultório, assim como uma cozinha, não funciona bem sem que as tarefas sejam feitas.

Se você está na posição de não ser capaz de designar o que você considera um trabalho chato ou desagradável para outra pessoa, force-se a acessá-lo regularmente agendando o horário semanalmente para isso.

Pegue uma manhã ou uma tarde, por exemplo, e gaste fazendo ligações, retornando perguntas não prioritárias por e-mail, fazendo postagens em mídias sociais, atualizando os registros ou atualizando os registros.

Faça isso semanas suficientes e vai se tornar um bom hábito da sua gestão de consultório.

6. Delegar e terceirizar

Em um mundo perfeito, todo mundo faria apenas o que tivesse tempo para fazer e fazer bem. Como o mundo não é perfeito, muitas pessoas estão fazendo coisas que não têm tempo ou talento para fazer bem.

A delegação e a terceirização podem não só melhorar a gestão de consultório, mas também permitir que você se concentre em seus talentos, melhorando, assim, sua lucratividade.

Um assistente de meio período ou assistente Virtual pode ser capaz de lidar com muitas tarefas do seu consultório ou administrativas.

7. Fazer do planejamento comercial uma prioridade

Muitos pequenos empresários passam seus dias agindo e reagindo e depois se perguntam por que eles parecem estar girando em círculos. O planejamento de negócios é um componente importante da gestão de consultório e precisa fazer parte de sua rotina regular de gerenciamento.

Proprietários bem-sucedidos de pequenas empresas passam o tempo todo no planejamento de negócios, e muitos usam sessões diárias de planejamento como uma ferramenta para estabelecer metas e crescer.

O planejamento de negócios estabelece uma estrutura de planejamento de negócios para sua pequena empresa e fornece recursos em tudo, desde escrever uma declaração de visão até as regras para definir metas de negócios.

Se você tem funcionários, envolva-os no planejamento de negócios, seja formal ou informalmente.

Você vai adorar a diferença!

Não deixe o caos interferir em fazer negócios. Depois de começar a aplicar esses sete princípios de gestão de consultório, você ficará impressionado com a diferença que o bom gerenciamento faz e quanto mais negócios você faz.

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