A digitalização de processos é a ação de transferir operações para o meio virtual, enviando documentos físicos ou até mesmo digitais para a nuvem, tornando-os acessíveis de forma rápida e sempre que necessário por qualquer pessoa que esteja autorizada e possua um dispositivo com acesso à Internet.

Cada vez mais atividades humanas fazem parte do mundo digital — pelo menos as que são possíveis. O mundo todo está conectado, graças ao processo de digitalização.

Há trabalhos que são realizados 100% online, o que tornou o home office viável para muitas empresas. As compras? Elas são feitas por aplicativos e entregues na porta de casa. Contratos são assinados por meio de uma assinatura eletrônica e até mesmo os relacionamentos interpessoais iniciam e se desenvolvem no meio online.

Com o avanço tecnológico visível por todos os lados, resta às empresas se adaptarem às novas possibilidades, se submetendo a um processo de digitalização.

Assim como produtos analógicos que marcaram a história e hoje são relembrados por poucas pessoas, as empresas que não implementam a tecnologia em suas rotinas também podem estar com os seus dias contados. Afinal, a automatização e a digitalização de processos passaram a ser vitais para a sua sobrevivência.

Quer saber como o processo de digitalização pode impactar o futuro da sua empresa? Então continue lendo este post, no qual explicamos o que é digitalização de processos, qual sua diferença em relação a automatização de processos, como implementar e quais são os maiores desafios para isso. Boa leitura!

O que é digitalização de processos?

automatização de processos

A digitalização de processos se refere ao envio de documentos físicos ou de todo o patrimônio informacional que uma empresa acumulou ao longo dos anos para a nuvem. Dessa forma, você estará transferindo suas atividades para o meio digital.

Esta ação gera mais dinamismo para os negócios, permitindo que pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos de forma rápida e sempre que necessário, seja por meio de dispositivos autorizados ou de forma remota de qualquer lugar do mundo.

Em outras palavras, é possível dizer que o processo de digitalização permite que, ao invés de ocupar espaço com pilhas e mais pilhas de papéis com informações limitadas, tudo possa ser armazenado na nuvem, de modo prático e organizado.

Os maiores objetivos da digitalização de processos são:

  • reduzir desperdícios;
  • aumentar os lucros;
  • aumentar a produtividade;
  • reduzir os erros e retrabalhos.

Quer se aprofundar no assunto e entender como a transformação digital e a digitalização de processos está transformando o mundo? Então confira o vídeo abaixo:

Qual a diferença entre digitalização de processos e automação de processos?

O uso da tecnologia tem se expandido dentro das empresas, permitindo melhorar seu desempenho. Uma vez incluída na rotina das equipes, ela permite aumentar sua produtividade, organização e até mesmo o acesso, reduzindo custos e eliminando processos que não se enquadram em suas estratégias de negócio.

Neste sentido, a automação de processos é o uso da tecnologia para integrar todos os sistemas e dados de um negócio, visando melhorar sua produtividade e aumentar o controle do negócio sobre o andamento de serviços, solicitações e projetos. O intuito é eliminar as atividades manuais, substituindo-as por processos automatizados.

É importante ressaltar que executar muitas tarefas manualmente leva tempo e tem um custo alto. Por isso, a automatização de processos é uma prática que está se tornando cada vez mais comum nas grandes empresas.

Já a digitalização de processos consiste em transferir todas as informações de um negócio para a nuvem, além de evitar o uso de papel para qualquer tipo de atividade. Tudo deve ser online, o que significa mais agilidade e o principal: mais economia para todos os setores do negócio, aumentando o lucro da empresa.

Como implementar a digitalização de processos?

processo de digitalização

Para implementar a digitalização de processos e começar a economizar com custos, a empresa precisa de uma solução que se chama Field Service Management, ou, em tradução livre, Sistema de Serviço de Campo.

Com este software, os gestores de grandes, médias e até mesmo pequenas empresas, podem solucionar todos os problemas que afetam negativamente a produtividade do seu negócio, além de identificar em quais estratégias estão os erros e o que precisa melhorar.

Você leva todos os dados que a companhia acumulou para um sistema e pode compilar as informações que vão ajudar a enxergar o que deve ser ajustado. Dessa forma, torna-se possível digitalizar processos como:

  • monitorar a localização dos técnicos em tempo real;
  • rastrear as ordens de serviços de campo do dia;
  • organizar e enviar relatórios para os clientes;
  • acompanhar atividades e projetos que estão sendo realizados;
  • sincronizar agendas;
  • coletar avaliações de clientes.

O mais interessante é que, ao invés de o gestor perder horas organizando uma operação, em poucos cliques passa a ter acesso a todos os dados de que precisa, e ainda pode gerar relatórios mensais, quinzenais ou semanais sobre o desempenho de cada técnico ou projeto.

3 desafios para a digitalização de processos

Embora necessário e altamente indicado, o processo de digitalização ainda enfrenta alguns desafios. São eles:

1 - Infraestrutura

O processo de digitalização de uma empresa vai exigir, acima de tudo, um espaço físico que seja capaz de transferir todos os seus dados para um ambiente digital.

Logo, para disponibilizar as informações acumuladas na nuvem, você precisa pensar em diversos componentes, como equipamentos e servidores.

2 - Planejamento

Empresas com poucos anos de atividade podem não ter problemas quanto a isso. Mas grandes companhias, que já estão há gerações no mercado, podem encontrar algumas dificuldades durante o processo, por isso precisam de planejamento.

Empresas grandes precisam separar as informações por setores, datas, importância e projetos. Essa tarefa não envolve apenas um grupo de técnicos de TI, mas todos os gestores e equipes.

Sua ideia é transportar todas as informações do seu negócio para o digital? Faça um planejamento, reúna os gestores de todas as equipes e crie um cronograma.

Primeiro reúna as informações, organize a empresa. Elimine os dados desnecessários, defina quais são prioridade e deixe tudo preparado para a etapa prática, na qual a equipe de TI realmente vai entrar em ação.

3 - Expertise

Há muitos profissionais de TI no mercado, mas nem todos são qualificados para um projeto de digitalização de processos.

Para as empresas que buscam profissionais altamente qualificados para esse tipo de projeto, sem precisar aumentar seu pessoal, podem contar com a Encontre Um Nerd, uma empresa que oferece serviço de TI terceirizado e ajuda grandes negócios a alcançarem um novo nível digital.

Inicie hoje mesmo o processo de digitalização do seu negócio!

A digitalização de processos é ideal para as grandes empresas que buscam otimizar seus custos e ter maior controle de todos os dados da sua companhia.

Precisa da assistência de profissionais especializados nesta área para criar um projeto para o seu negócio? Fale com os nossos nerds!

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