Despesas de TI por funcionário

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Antes de começar a pensar na redução de custos de TI, um gestor precisa compreender as despesas de TI por funcionário.

Sem isso, ao estabelecer planos para cortar o valor disponibilizado para a TI do gasto total do negócio, muitos problemas vão surgir não somente na área de TI, quanto nas outras áreas do negócio.

Reduzir custos sem entender o seu real impacto no negócio vai gerar consequências mais problemáticas do que a falta de dinheiro no caixa.

Para entender o detalhamento do seu custo total de tecnologia ou do próprio departamento de TI, os CIOs precisam entender sobre custos tangíveis e indiretos.

E é isso que vamos abordar em nosso conteúdo.

Boa leitura!

Como funcionam as despesas de TI por funcionário

Treinamento de TI de funcionários

A tecnologia é semelhante a um organismo vivo que evoluiu tanto, que pode ser difícil acompanhar todas as novidades.

Essa alta frequência de mudanças vem acompanhada com itens que podem aperfeiçoar os processos, estratégias, códigos e sistemas e facilitar a rotina das equipes internas, equipes de campo e negócio.

As empresas precisam investir em treinamentos e preparar sua equipe para usar e até mesmo conhecer novas tecnologias que podem ser úteis para a empresa e seus clientes.

Quanto às despesas de TI referente ao treinamento da equipe, leve sempre em consideração dados como:

• custo do treinamento (palestrante/alimentação/transporte)
• tempo em que a equipe de TI ficará ausente das suas tarefas por causa do treinamento
• impacto que a ausência da equipe da equipe de TI vai causar a empresa

Prever o máximo de situações vai permitir que a empresa faça uma programação não só dos gastos para o treinamento, mas da logística do local do treinamento, alimentação, materiais, deslocamento.

Gerenciamento de funcionários (RH)

Toda equipe de TI precisa de um líder, um gestor capaz de lidar com situações relacionadas à administração, gerenciamento, treinamentos, análise de desempenho, criação de metas e acompanhar o desenvolvimento de cada técnico.

Cabe ao negócio estudar a necessidade de separar um líder para um grupo e um gestor acima deles ou apenas um gestor para todo o time de TI.

Tudo vai depender da necessidade do negócio e nos custos de TI que precisam ser reduzidos.

Serviços

Nesse tópico são inclusos serviços de internet, contratação de impressoras, terceirização de TI, aluguel de máquinas de água e todos os demais tipos de contratos necessários para que a equipe possa executar suas tarefas.

Custo de tecnologia

O custo de tecnologia envolve itens como hardware, software e licenças necessárias para operações e sistemas.

Seu negócio, por exemplo, tem uma equipe de serviço de campo que trabalha remotamente. Eles precisam ter acesso a equipamentos como computadores, tablets e telefones para trabalhar e acessar o software.

Ou, sua empresa decidiu automatizar todos os processos da empresa e para isso, precisa pagar uma taxa anual para “x” licenças. Todos os custos devem ser levantados por funcionário como licenças, uso de e-mail, equipamentos. Só assim será possível saber o quanto uma equipe custa para trabalhar, seja internamente ou de modo remoto.

Serviços de assinatura (nuvem/segurança/office)

Serviços de nuvem, segurança e até mesmo o pacote Office são considerados serviços de assinatura.

As empresas estão começando a investir nas assinaturas mensais e anuais de serviços por causa da sua praticidade e por ser mais barato. Isso tudo é possível por causa dos avanços tecnológicos que vemos crescer todos os dias.

Problemas inesperados

Os custos relacionados aos problemas inesperados são reservas para imprevistos, um plano de contingência. Muitas empresas gastam muito dinheiro por não prever o que poderia acontecer, mas esse custo deve ser considerado como um custo de suporte e manutenção.

Não só de equipamentos, mas de infraestrutura quando necessário.

Como as despesas de TI devem ser gerenciadas

São três os requisitos necessários para as despesas de TI serem administradas:

• Noções básicas de negócio
• Estratégia de TI
• Processos de TI

Uma empresa de sucesso consegue enxergar e compreender de perto todas as despesas relacionadas ao seu funcionamento. E não é diferente quanto aos custos de funcionários de TI de uma empresa.

Mantenha uma planilha com todas as atualizações e despesas da equipe de TI e dos técnicos individualmente.

Com essas informações, fica muito mais fácil analisar as despesas, os serviços que mais gastam dinheiro e então otimizar o valor sem afetar a produtividade dos profissionais.

Como já dito acima, não deixe de incluir no orçamento um valor para problemas inesperados para não ser pego de surpresa no meio ou até mesmo no final do mês.

Com todos esses dados é possível tomar decisões mais seguras e realocar, quando necessário, os recursos e investir naquilo que é prioridade para o crescimento do negócio. 

Essas informações são fundamentais para que você consiga reduzir as despesas do jeito certo, mas são poucos que conseguem tomar as melhores decisões por causa das informações que recolheu.

Já existem projetos que o ideal é terceirizar a sua execução. Isso vai permitir economizar com RH e diversos outros custos necessários para contratar e, vai garantir acesso aos melhores profissionais para executar um projeto personalizado e exclusivo.

Como vimos durante todo o conteúdo, antes de pensar em redução e corte de custos, é preciso conhecer quanto custa manter um único funcionário operando e quanto custa manter uma equipe inteira de TI também.

Para eliminar processos que não funcionam mais, aumentar o lucro do seu negócio e aumentar a produtividade da equipe, você precisa analisar dados e pensar como um verdadeiro gestor.

Esperamos que esse conteúdo tenha te mostrado uma nova forma de gerenciar as despesas de TI da sua equipe. Se você precisa de ajuda para encontrar soluções que encaixam com o seu negócio, fale com os nossos Nerds!