Como organizar o RH de uma pequena empresa: 5 dicas práticas

Uma empresa é composta por diferentes departamentos. Mesmo nas pequenas empresas, onde muitas vezes o dono é o responsável por grande parte das atividades, é preciso pensar estrategicamente em áreas como vendas, marketing, finanças e Recursos Humanos. É neste último tópico que vamos nos concentrar, neste artigo. Criamos um guia simples, porém completo, de como organizar o RH de uma pequena empresa.

O papel do departamento de RH em uma pequena empresa

O departamento de Recursos Humanos é responsável por um leque de atividades dentro de uma organização, entre elas:

organização e desenvolvimento do processo seletivo;
organização de documentos dos profissionais contratados;
gestão de talentos;
treinamento, capacitação e desenvolvimento de colaboradores e gestores;
controle e emissão de folha de pagamento e benefícios;
controle de ponto e organização de férias;
estratégia para retenção de colaboradores e redução de turnover (rotatividade);
identificação de problemas de convivência e manutenção de um bom clima organizacional;
desenvolvimento de canais de comunicação interna, e mais.

Todas essas atribuições do departamento são importantes para pequenas e grandes empresas, por isso não podemos negar que um departamento de RH é importante dentro de todas as organizações.

Mesmo que você não possa criar um departamento com diversos funcionários, é importante considerar a contratação de um profissional, consultoria e uma solução tecnológica de RH. Esse é um passo importante de como organizar uma pequena empresa, para que ela possa:

crescer saudável;
reduzir custos (principalmente com demissões e treinamentos);
ter um melhor ambiente de trabalho e consequentemente maior produtividade e lucro;
criar uma cultura organizacional voltada para a melhoria contínua;
reduzir riscos de erros relacionados aos compromissos trabalhistas, evitando multas e problemas judiciais, que levam a custos altos e desnecessários, e mais.

Leia também: Como administrar o dinheiro de uma pequena empresa: 7 dicas

Seja qual for a estrutura que você montar, seu negócio só aproveitará todo o potencial do setor, ao aprender como organizar o RH de uma pequena empresa. A seguir, criamos um passo a passo para te ajudar a colocar tudo isso em prática.

Como organizar o RH de uma pequena empresa

Converse com alguns outros donos e gestores de pequenas empresas e pergunte qual é a maior dificuldade que eles enfrentam no dia a dia. O que dá mais dor de cabeça? Grande parte deles irá de responder que a gestão de funcionários é um grande ponto de atenção.

Além de toda a preocupação com o rendimento de cada colaborador, é preciso:

intermediar possíveis conflitos dentro da equipe;
manter seus profissionais motivados e com alto rendimento;
criar um espírito de trabalho em equipe;
organizar toda a documentação dos colaboradores, gerenciar ponto, pagar impostos e garantir que os direitos trabalhistas sejam cumpridos;
desenvolver políticas de treinamento para que seus funcionários estejam familiarizados com equipamentos, técnicas e processos novos e modernos; e muito mais.

Por todas essas razões, uma das dicas de como administrar uma pequena empresa é organizar o seu setor de RH. Para isso siga as etapas abaixo.

1. Entenda as atribuições do departamento

Nós já listamos algumas das atribuições de um departamento de RH, entretanto, é preciso que você, como gestor, coloque no papel o que espera de seus colaboradores responsáveis por essa área.

Ao buscar como organizar o RH de uma pequena empresa, crie um manual de procedimentos que liste todas as atividades que devem ser desenvolvidas pelo setor.

Dessa forma, você alinha a sua expectativa com quem trabalha no departamento e informa a todos da empresa pelo o que o departamento é responsável.

Todos os setores, da sua empresa, deveriam ter um manual como este para que fique bem definido o que cada um deve executar.

Atribuir quem faz o que é um dos passos mais importantes de um planejamento estratégico, afinal, uma função sem “dono” dificilmente entrará na lista de prioridades de qualquer colaborador e acabará não sendo executada.

2. Encontre um profissional capacitado

Essa é uma etapa bastante importante se você realmente quer aprender como organizar o RH de uma pequena empresa.

Mesmo que um profissional capacitado custe mais ao caixa da sua empresa do que um colaborador sem formação e muito mais do que se você mesmo executar as tarefas da área, com um profissional você terá certeza de um bom trabalho.

Como dissemos acima, o RH é responsável por áreas muito importantes da empresa, e delegar essa função para alguém inexperiente pode custar muito mais para o seu caixa.

Um simples erro no controle de ponto dos funcionários pode custar a falência da sua empresa, em caso de processos trabalhistas.

Além disso, uma equipe que não tem motivação para o trabalho pode aumentar:

as taxas de rotatividade;
faltas injustificadas;
queda de produtividade da empresa;
aumento dos custos;
diminuição da competitividade da organização no mercado, além de diversos outros problemas.

3. Organize um planejamento estratégico para o departamento

Não é necessário que você crie um documento extenso, mas é importante que você crie um plano básico para o departamento.

Na caminhada rumo a como organizar o RH de uma pequena empresa, é interessante que você analise e descreva as metas para o setor, bem como defina a missão e visão da área.

Você precisa de um plano básico para estrutura e operação do departamento.

O planejamento estratégico para RH funcionará como uma diretriz à medida que sua empresa se expandir e ajudará a desenvolver seu departamento de RH.

É importante que o documento considere alguns pontos como:

histórico das áreas cobertas pelo setor, por exemplo, quantos treinamentos foram desenvolvidos pela e para a empresa, qual a evolução da taxa de turnover e mais;
planejamento financeiro do setor, que inclua a previsão de contratação de um software, investimentos em treinamentos e mais;
alinhamento das metas criadas e dos objetivos do setor com o planejamento estratégico geral da empresa.

4. Estabeleça checklists para cada atividade desenvolvida pelo setor

Existem muitas atividades que devem ser executadas pelo setor de RH, por isso, no processo de como organizar o RH de uma pequena empresa, é interessante que seja criado um checklist para cada atribuição.

Além de criar um padrão para cada processo e evitar que alguma etapa seja esquecida, o checklist evita que a equipe perca tempo reelaborando um processo, a cada vez que ele tiver que ser executado.

Por exemplo, com um checklist de processo seletivo, a cada vez que for necessário contratar um novo funcionário, basta que a equipe execute o que estiver descrito no documento, etapa por etapa.

Isso economiza tempo e torna o processo mais rápido e eficaz.

5. Use a tecnologia para auxiliar as atividades rotineiras do departamento

Simplifique o fluxo de trabalho de RH usando a tecnologia. Quase todas as atividades rotineiras e repetitivas de uma empresa podem ser otimizadas com o auxílio da tecnologia.

Com um software de RH, por exemplo, você pode automatizar a folha de pagamento, controle de ponto, gestão de documentos, contratação e demissão, e mais.

Esses sistemas não substituem seus funcionários. Eles permitem que sua equipe se concentre em atividades estratégicas, ao invés de ficar horas executando atividades repetitivas.

As dicas de como organizar o RH de uma pequena empresa passo a passo estão relacionadas ao uso de sistemas, ferramentas e aplicativos. É possível que seu negócio precise de uma consultoria de TI para implementar ferramentas e outras soluções de tecnologia para facilitar o dia a dia de trabalho.

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