Como organizar uma pequena empresa passo a passo: CHECKLIST com 3 etapas

Controle documentos, use ferramentas de produtividade certas e organize seu computador. Como organizar uma pequena empresa passo a passo

Aprender como organizar uma pequena empresa passo a passo envolve muito mais do que apenas eliminar pilhas de papéis e limpar a bagunça que você tem em sua mesa.

Organização de um negócio envolve a criação de sistemas e procedimentos para todas as diferentes partes do seu negócio; isso tem o potencial de ajudá-lo a se tornar mais produtivo e lucrativo.



As ideias abaixo incluem algumas das melhores maneiras de organizar uma pequena empresa. Comece devagar para uma melhoria progressiva e sustentada.

Como organizar uma pequena empresa passo a passo

1. Assuma o controle de papéis e documentos 

Começaremos com o papel, já que esse é o maior culpado pela desorganização para a maioria de nós. Se você não tiver um sistema de arquivamento, seja físico ou digital, agora é a hora de construir (ou contratar) um. 


Comece por dar uma olhada nos papéis que você tem por aí. Faça uma pilha de documentos importantes e uma pilha de descarte, depois triture ou recicle todos os papéis, revistas, boletins informativos, cartões, notas, etc. que chegaram à segunda pilha.


Se você decidir que é hora de começar a procurar desenvolver um escritório sem papel, comece com esses passos simples:


Se você coletar cartões de visita em eventos durante o ano, também pode ser uma boa ideia investir em um scanner de cartão de visita para digitalizar as informações de contato imediatamente e dispensar os cartões de papel.

2. Use as ferramentas de produtividade certas

Todos nós temos nossos aplicativos e ferramentas favoritos que usamos todos os dias, embora alguns sejam provavelmente mais úteis do que outros. É por isso que é tão importante - pelo menos uma vez por ano - fazer um balanço dos aplicativos e ferramentas que você está usando em sua pequena empresa e decidir se eles ainda atendem às suas necessidades. 


Este também é um ótimo momento, no processo de como organizar uma pequena empresa passo a passo, para considerar a necessidade de encontrar outras ferramentas para preencher questões em aberto.


Abaixo estão algumas das principais áreas onde muitos proprietários de pequenas empresas encontram ferramentas de produtividade úteis. Estes devem dar a você um ponto de partida sólido de como organizar uma pequena empresa passo a passo:

Gerenciamento de contatos

Desde o acompanhamento de seus clientes até a lembrança das pessoas que você encontra durante um evento, todo proprietário de pequena empresa precisa de um sistema para gerenciar contatos. 


Você pode optar por um sistema abrangente de gerenciamento de relacionamento com o cliente, como um CRM, ou, para um gerenciamento de menor escala, você pode configurar seu aplicativo de contatos existente para trabalhar para sua empresa.


Reuniões e comunicação

Quer você realize reuniões cara a cara, no telefone ou por meio de serviços de bate-papo por vídeo, há uma maneira de tornar o processo mais organizado. Para organizar uma pequena empresa passo a passo, você pode usar um serviço para ordenar suas reuniões antes, durante e depois. Organizando decisões e tarefas agendadas durante esse contato. 

Contabilidade e escrituração

Organize e agilize a maneira como você fatura, recebe pagamentos e gerencia o fluxo de caixa. Esse é um importante passo para o monitoramento do planejamento financeiro da sua empresa.

Gerenciamento de mídia social

Todos sabemos quanto tempo pode ser desperdiçado nas mídias sociais se você não estiver se criando um relacionamento de maneira sistemática e organizada. É por isso que ferramentas como o Hootsuite podem ser inestimáveis ​​para proprietários de pequenas empresas.

Gerenciamento de e-mail

Se você usa o Gmail em sua pequena empresa, tem acesso a várias extensões do Google que podem rapidamente organizar sua caixa de entrada. Use-os!

Gerenciamento de Projetos

Um bom aplicativo de gerenciamento de projetos ajudará você a acompanhar tarefas, compartilhar arquivos e colaborar com colegas de equipe em um só lugar, e pode ser uma das melhores ferramentas que você pode usar para organizar seu trabalho. Experimente o Trello para uma solução de gerenciamento de projetos completa e simples.


Produtividade é um processo muito pessoal e os aplicativos que você precisa serão específicos para você, o trabalho que você faz e a maneira como você tende a trabalhar. 


Reserve um tempo para explorar as suas necessidades antes de incorporar uma nova ferramenta em seu processo

3. Organize seu computador

Este é um grande problema para qualquer pequeno empresário que faz a maior parte de seu trabalho no computador. 


Você provavelmente sabe que não leva muito tempo para o seu desktop ficar cheio de ícones, sua pasta Downloads ficar tão cheia de documentos com nomes estranhos que é impossível encontrar qualquer coisa, ou sua caixa de entrada para ficar tão fora de controle que você começa pensar que realmente pode explodir. Isso não só é horrível para a sua produtividade, mas também pode diminuir significativamente o desempenho do seu computador.


Aqui está uma lista de coisas a fazer sobre como organizar uma pequena empresa passo a passo, que você pode fazer agora para arrumar seu computador e voltar a trabalhar:

Limpe sua área de trabalho

Existem algumas maneiras de você fazer isso, e tudo depende do seu estilo de trabalho e de como você usa seu computador. 


Você pode se livrar de tudo da área de trabalho, exceto da lixeira (lembre-se de que os ícones do aplicativo na área de trabalho são apenas atalhos - todos os seus aplicativos reais geralmente ficam na pasta Aplicativos). Ou você pode adicionar alguns atalhos para os aplicativos e arquivos usados ​​com mais frequência.


Configure um sistema de arquivamento digital

Falando em dar aos seus documentos uma casa permanente, é aqui que você cria um sistema de arquivamento que faz todo o sentido para que você possa encontrar os documentos necessários quando precisar deles. 

Atualizar o software

Se o seu computador estiver configurado para instalar automaticamente as atualizações do aplicativo e do sistema operacional, ótimo. Se for um processo manual para você, verifique as atualizações pelo menos bimestralmente, pois, muitas incluem correções de segurança. Em seguida, uma vez por ano, revise as versões atuais do software que você está usando e tome a decisão de atualizar.

Verifique se há vírus e problemas de desempenho

Independentemente do tipo de computador que você possui, todos eles podem receber vírus ou malware (sim, até mesmo Macs!). 


Para evitar isso, acesse o artigo; Melhor antivírus para empresas: 5 opções pagas para PMEs”

Verifique a integridade do seu backup de dados

Você está fazendo backup de seus dados, certo? Se não, pule todo o resto por enquanto e faça isso primeiro. Você pode usar um serviço de backup de dados, baseado em nuvem ou pode usar um disco rígido externo que você conecta ao seu computador. 



Com qualquer opção, configure o serviço ou a unidade para realizar backups automáticos contínuos, para que você não precise fazer nada manualmente. Em seguida, uma ou duas vezes por ano, entre no serviço de backup ou na unidade e verifique se tudo está lá e acessível, caso precise extrair cópias para o computador local.


As dicas acima de como organizar uma pequena empresa passo a passo ajudarão você a organizar sua pequena empresa de maneira mais imediata, mas lembre-se de quão rápido as coisas podem ficar fora de controle.


Combine essas atividades com uma resolução para realizar uma análise rápida e fácil de seus documentos, ferramentas de produtividade e status do computador algumas vezes por mês, para que você possa se manter organizado e impedir que as coisas atinjam níveis de desorganização avassaladores.


As dicas de como organizar uma pequena empresa passo a passo estão relacionadas ao uso de sistemas, ferramentas e aplicativos. É possível que seu negócio precise de uma consultoria de TI para implementar ferramentas e outras soluções de tecnologia para facilitar o dia a dia de trabalho. 


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Daniel Tutida

Chief Marketing Officer at Eunerd.

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