Como organizar um escritório de contabilidade: 3 maneiras testadas-e-aprovadas

Aprenda como organizar um escritório de contabilidade e criar processos funcionais para manter a produtividade da equipe em alta.

Organizar-se envolve muito mais do que apenas pilhas de papéis e limpar a bagunça que você tem nas mesas. Especialmente, quando falamos em como organizar um escritório de contabilidade que lida com muitos processos e documentos importantes.

Organização envolve a criação de sistemas e procedimentos para todas as diferentes partes do negócio. Uma metodologia tem o potencial de ajudá-lo a se tornar mais produtivo e lucrativo.

As ideias abaixo incluem algumas das melhores maneiras de como organizar um escritório de contabilidades e ter um negócio produtivo.

Você pode tentar uma dica de cada vez para ter uma melhoria progressiva e sustentada ou fazer um plano para incorporar um novo processo organizacional a cada mês em seu escritório de contabilidade.

Como organizar um escritório de contabilidade

#1. Tenha controle dos documentos

Vamos começar nossas dicas de como organizar um escritório de contabilidade pela papelada, já que ela é o maior culpada pela desorganização na maioria dos negócios.

No setor contábil, essa necessidade é ainda maior, pois além da empresa em si, milhares de outros negócios dependem dessa organização.

Se você não tiver um sistema de arquivamento e/ou um sistema de arquivamento digital, agora é a hora de construir um. Comece dando uma olhada nos papéis que você tem.

Faça uma pilha para arquivos e outra para descarte, depois triture ou recicle todos os papéis, revistas, boletins informativos, cartões, notas, etc que chegaram à segunda pilha.

Na contabilidade, muitos arquivos precisam ser mantidos por um período de tempo. Nesse caso, tenha pastas para cada clientes e revise periodicamente o que contém em cada uma.

Se você decidir que é hora de se tornar um escritório sem papel, comece:

  • digitalizando seus recibos;
  • usando serviços de faturamento e pagamento online como o FreshBooks;
  • mudando para um programa de assinatura digital como o DocuSign;
  • usando a nuvem para backup e arquivamento de dados.

Se você coletar cartões de visita em eventos durante o ano, também pode ser uma boa ideia investir em um scanner de cartão de visita para digitalizar as informações de contato imediatamente e dispensar os cartões de papel.

#2. Use as ferramentas de produtividade certas

Todos nós temos nossos aplicativos e ferramentas favoritos que usamos todos os dias, embora alguns sejam provavelmente mais úteis do que outros.

É por isso que é tão importante - pelo menos uma vez por ano - fazer um balanço dos aplicativos e ferramentas que você está usando no seu escritório de contabilidade e decidir se eles ainda atendem às suas necessidades.

Este também é um ótimo momento para considerar se você tem algumas lacunas e encontrar as ferramentas certas para preenchê-las.

Abaixo estão algumas das principais áreas para organizar um escritório de contabilidade e ter ferramentas de produtividade úteis ativas.

  • Gerenciamento de contatos. Desde o acompanhamento de seus clientes até a lembrança das pessoas que você conhece, todo negócio precisa de um sistema para gerenciar as informações de contato. Você pode optar por um sistema abrangente de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), como o Salesforce, ou, para um gerenciamento de menor escala, você pode configurar seu aplicativo de contatos existente para trabalhar para sua empresa.
  • Reuniões e comunicação. Quer você realize reuniões presenciais, pelo telefone ou por meio de serviços de bate-papo por vídeo, há uma maneira de tornar o processo mais organizado. Você pode usar uma agenda online para organizar suas reuniões antes, durante e depois.
  • Contabilidade e escrituração. Organize e agilize a maneira como você fatura, recebe pagamentos e gerencia o fluxo de caixa com ferramentas como Quickbooks Online, Xero e Wave. O mesmo serviço que você usa para organizar seus clientes, pode ser útil para seu negócio também.
  • Acompanhamento de viagens e despesas. Você pode usar aplicativos como Expedia e TripAdvisor para facilitar os planos de viagem. Então, uma vez em trânsito, aplicativos como o Expensify ajudam você a acompanhar as despesas e gerar relatórios quando voltar muito mais rápido
  • Gerenciamento de mídia social. Todos sabemos quanto tempo pode ser desperdiçado nas mídias sociais se você não tiver uma maneira sistemática e organizada de lidar com elas. É por isso que ferramentas como o Hootsuite e o Buffer podem ser inestimáveis ​​para proprietários de empresas para agendar conteúdos para divulgar o negócio.
  • Gerenciamento de e-mail. Se você usa o Gmail, tem acesso a várias extensões do G Suite para empresas que organizam rapidamente vários processos e documentos.
  • Gerenciamento de Projetos. Um bom aplicativo de gerenciamento de projetos ajudará você a acompanhar tarefas, compartilhar arquivos e colaborar com colegas de equipe em um só lugar, e pode ser uma das melhores ferramentas que você pode usar para organizar seu trabalho. Experimente o Basecamp ou o Asana para uma solução de gerenciamento de projetos completa.

Produtividade é um processo muito pessoal e os aplicativos que você precisa serão específicos para você, o trabalho que você faz e a maneira como você tende a trabalhar.

Reserve um tempo para explorar as necessidades da sua equipe antes de incorporar uma nova ferramenta em seu processo para organizar um escritório de contabilidade.

#3. Organize seu computador

Este é um grande problema para organizar qualquer escritório de contabilidade, porque hoje a maior parte do trabalho é feita no computador.

Você provavelmente sabe que não leva muito tempo para o seu desktop ficar cheio de ícones, sua pasta de Downloads ficar tão cheio de documentos com nomes estranhos que é impossível encontrar qualquer coisa, ou sua caixa de entrada ficar tão fora de controle que você começa a pensar que realmente pode explodir.

Isso não só é horrível para a produtividade da equipe, mas também pode diminuir significativamente o desempenho do computador.

Aqui está uma lista de coisas que você pode fazer agora para organizar o computador e voltar a trabalhar. Esses itens podem virar guidelines para toda a equipe do escritório seguir:

  • Limpe sua área de trabalho. O estilo de trabalho e como uma pessoa usa o computador determina a forma de limpar e manter a área de trabalho organizada. Você pode se livrar de tudo, exceto da lixeira (lembre-se de que os ícones dos programas na área de trabalho são apenas atalhos - todos os seus aplicativos reais ficam na pasta Aplicativos). Você pode adicionar alguns atalhos para os aplicativos e arquivos usados ​​com mais frequência.
  • Configure um sistema de arquivamento digital. Falando em dar aos seus documentos uma casa permanente, é aqui que você cria um sistema de arquivamento que faz todo o sentido para que você possa encontrar os documentos necessários quando precisar deles. As pastas oficiais podem ser configuradas para terem acesso por todos os computadores da rede da empresa para que tudo seja salvo na pasta certa, independente da máquina.
  • Atualizar o software. Se o seu computador estiver configurado para instalar automaticamente as atualizações de aplicativos e do sistema operacional, ótimo. Se for um processo manual para você, verifique as atualizações pelo menos bimestralmente, pois muitas incluem correções de segurança. Em seguida, uma vez por ano, revise as versões atuais do software que você está usando e tome a decisão de atualizar.
  • Verifique se há vírus e problemas de desempenho. Independentemente do tipo de computador que você possui, todos eles podem receber vírus ou malware (sim, até mesmo Macs!). As dicas desse post vão ajudá-lo a encontrar opções de melhores antivírus para empresas para manter seus computadores saudáveis e funcionando sem problemas.
  • Verifique a integridade do seu backup de dados. Você está fazendo backup de seus dados, certo? Se não, pule todo o resto por enquanto e faça isso primeiro. Você pode usar um serviço de backup para empresas baseado em nuvem ou pode usar um disco rígido externo que você conecta ao seu computador. Com qualquer opção, configure o serviço ou a unidade para realizar backups automáticos contínuos, para que você não precise fazer nada manualmente. Em seguida, uma ou duas vezes por ano, entre no serviço de backup ou na unidade e verifique se tudo está lá e acessível, caso precise extrair cópias para o computador local.
  • Controle sua caixa de entrada. Muitas pessoas têm uma relação de amor e ódio com sua caixa de entrada de e-mail. Elas adoram porque é uma ferramenta de comunicação altamente produtiva e eficiente; ainda assim, odeiam porque podem sair rapidamente do controle causando estresse desnecessário. Há coisas que você pode fazer para manter sua caixa de entrada sob controle, como usar a automação, otimizar o que recebe diariamente e limitar a frequência com que você verifica os e-mails durante o dia.

As dicas acima ajudarão a organizar um escritório de contabilidade de maneira mais imediata, mas lembre-se de quão rápido as coisas podem ficar fora de controle.

Combine essas atividades com uma resolução para realizar uma análise rápida e fácil de seus documentos, ferramentas de produtividade e status do computador algumas vezes por mês, para que você possa se manter organizado e impedir que as coisas atinjam níveis de desorganização avassaladores.

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