Como organizar uma assistência técnica de informática | Guia prático

Já falamos aqui no blog sobre o que é preciso para abrir uma assistência técnica em informática. Então se você já passou dessa fase de estruturação inicial, pode ter dúvidas sobre como organizar uma assistência técnica de informática.

O setor é mercado de trabalho aquecido e a necessidade de manutenções e outros serviços é frequente entre os usuários de tecnologia. 

Por isso, a organização é tão importante. Muitos empreendedores perdem oportunidades simplesmente por não saberem criar métodos de trabalhos eficientes.

Independentemente se você trabalha sozinho ou com uma equipe, determinar funções e estabelecer processos é uma etapa fundamental para administrar uma pequena empresa.

Para orientar essa fase de estruturação do trabalho, reunimos alguns pontos importantes de como organizar uma assistência técnica de informática. Confira e aproveite as dicas para criar uma empresa dinâmica.

6 dicas de como organizar uma assistência técnica de informática

1. Criar um checklist de atendimento

Criar um checklist de suporte de TI é o primeiro passo que sugerimos de como organizar uma assistência técnica de informática.

O cliente é seu ativo mais importante. Por isso, é fundamental fazer um atendimento profissional e anotar todas as demandas de trabalho que ele solicitar.

Com um checklist, você pode relembrar detalhes importantes que foram destacados no atendimento inicial, ter o contato (telefone ou e-mail) do cliente, o prazo de entrega, etc.

Alguns pontos essenciais que devem constar na sua ficha (checklist) de atendimento são:

• nome do cliente;
• motivo da solicitação;
• profissional responsável;
• categoria de atendimento;
• telefone de contato do cliente;
• data e horário do atendimento;
• notas gerais sobre detalhes do serviço.

Esses pontos podem ser organizados em um arquivo Word e compartilhados via One Drive, Google Drive ou Dropbox, por exemplo.

Mais importante do que criar o checklist em uma estratégia de como organizar uma assistência técnica de informática é torná-lo um procedimento padrão.

Todos da equipe devem preenchê-lo quando um cliente entrar em contato e atualizar os detalhes do serviço como o que será feito na parte de anotações.

Cada técnico pode ter sua pasta no sistema de nuvem da empresa e salvar os arquivos renomeados de todos os atendimento feito no mês. Essa organização facilita o acompanhamento e o repasse posterior.

2. Dividir os atendimentos em categorias

Outra forma de como organizar uma assistência técnica de informática é criar categorias de atendimento. Aqui propomos uma divisão simples entre atendimento externo e interno.

O atendimento externo seria para as solicitações de reparo/manutenção em que não será preciso levar o equipamento do cliente. O trabalho é feito no local.

Já no atendimento interno se encaixam as solicitações onde o técnico volta para a empresa com a máquina para fazer o trabalho. Geralmente, uma troca de peça, conserto mais complexo, etc.

Os checklist é um aliado nessa divisão, pois permite organizar e depois mensurar a quantidade de cada tipo de atendimento que a empresa realiza. 

Um dado importante para investir em novas estratégias de crescimento e captação de clientes. 

Complete sua leitura com o post: Crie um relatório de visita técnica informática em 5 etapas.

3. Quadro de andamento dos serviços

Para que a equipe não se perca entre as chamadas de serviço, o acompanhamento e a execução, criar um fluxo de atendimento é outra dica de  como organizar uma assistência técnica de informática.

Isso pode ser feito de duas maneiras: criar um quadro grande na sala de manutenção da empresa ou usar recursos online. 

Se na sua empresa existe um espaço comum de trabalho para a equipe, o quadro físico ajuda a acompanhar visualizar melhor o fluxo de trabalho.

As etapas não precisam ser complexas e nem extensas. Uma divisão simples em colunas com os nomes das etapas — Pendente, Em andamento e Concluído  — é o suficiente.

Esse mesmo fluxo pode ser criado em ferramentas online como o Trello, por exemplo, que tem a mesma estrutura de colunas e os cards de tarefas podem ser movidos facilmente de uma para outra.

4. Ter um espaço exclusivo para manutenção, reparos e consertos

Já que o assunto é como organizar uma assistência técnica de informática, a criação de um espaço de trabalho adequado também entra na lista.

Mesas, cadeiras, luminárias, estantes, caixas, lixeiras, penduradores são móveis e acessórios fundamentais para manter o ambiente organizado.

As mesas devem ser espaçosas para comportar o equipamento e as ferramentas de trabalho.

As estantes podem ser divididas em partes para acomodar os equipamentos aguardando conserto, o estoque de peças e os que já estão prontos para serem devolvidos.

Caixas grandes e pequenas também otimizam a divisão de objetos menores e evita a bagunça de peças espalhadas pelos cantos. 

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5. Aplicativo para gerenciar a divisão das tarefas entre a equipe

A tecnologia também é uma aliada de como organizar uma assistência técnica de informática.

Os aplicativos de gerenciamento de projetos online são úteis e ajudam a acompanhar as tarefas e atendimento realizados por toda equipe.

O RunRun.it e o Trello que já citamos no item #4 cumprem bem essa função e ajudam a acompanhar todos os processos estabelecidos para um bom atendimento.

O Evernote e o Google Keep são outros dois aplicativos para técnico de informática que ajudam a repassar notas e recados dos clientes de forma organizada.

6. Organizar meios de pagamento para evitar perdas

Quando você monta um negócio, a gestão financeira é um grande desafio. Equilibrar custos e receita não é uma tarefa fácil, mas primeiro você deve assegurar que vai receber por todos os serviços que realizar.

Ter uma conta bancária empresarial facilita o recebimento por transferências, por exemplo, e evita misturar despesas pessoais com as da empresa.

Com uma conta empresarial, também fica mais fácil contratar uma maquininha de cartão com uma negociação vantajosa que permite receber via crédito ou débito dos clientes.

É importante destacar que para ter acesso a esses recursos o negócio deve estar formalizado. 

Se você trabalhar sozinho, pode ser MEI. Se tiver uma equipe existem outros regimes tributários para encaixar o negócio de acordo com o faturamento anual.

Gostou de aprender como organizar uma assistência técnica de informática?

Agora que você sabe como organizar uma assistência técnica de informática pode começar a colocar essas dicas em prática.

Elas vão contribuir tanto para um dia a dia de trabalho mais organizado quando para planejar o crescimento do negócio.

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