Como fazer um inventário de estoque: sem esses 8 passos você está perdendo dinheiro

Alguns empreendedores costumam temer a palavra “estoque”, esse pânico, normalmente se dá pela associação, quase imediata de estoque a muitas e muitas contagens. Mas, e seu eu te falar que neste artigo vamos de ensinar a como fazer um inventário de estoque, que não vai te fazer querer arrancar os cabelos?

É comum as empresas contarem seus estoques no final do ano, calculando todos os seus produtos físicos e garantindo que correspondam ao que está nos livros de registo e fluxo de caixa. Isso exige grande participação de todos.

É preciso que se compreenda o quão importante é o gerenciamento sólido de estoques. Inventário é um espaço reservado para dinheiro. Você pagou pelo seu inventário e receberá o dinheiro de volta ao vendê-lo.

Manter o estoque parado atrapalha muito o capital de giro da empresa, pois, é como ter um monte de dinheiro parado, enquanto você precisa pagar um monte de conta.

É por isso que aprender como fazer um inventário de estoque é crucial para o crescimento de uma empresa. Assim como o fluxo de caixa, pode fazer ou quebrar seu negócio.

O que é gerenciamento de estoque?

O gerenciamento de estoque é o ato de rastrear os produtos estocados de uma empresa e monitorar seu peso, dimensões, valores e localização.

O objetivo do gerenciamento de inventário é minimizar o custo de manter o estoque, ajudando os proprietários de empresas a saber quando é hora de reabastecer os produtos ou comprar mais materiais para fabricá-los.

Por que o gerenciamento de estoque é importante?

Aprender como fazer um inventário de estoque passo a passo é essencial para garantir que um negócio tenha estoque suficiente disponível para atender à demanda do cliente.

Se o gerenciamento de estoque não for tratado adequadamente, isso pode resultar em perda de dinheiro, afinal se você não tem um produto não pode vendê-lo, ou desperdiçando dinheiro, armazenando muito estoque.

Leia mais em: Como administrar o dinheiro de uma pequena empresa: 7 dicas

Um sistema de gerenciamento de estoque também pode ajudá-lo a evitar vários outros erros e aproveitar algumas oportunidades:

1. Evitar a deterioração

Se você está vendendo um produto que tem uma data de expiração, como comida ou maquiagem, há uma chance muito real de que isso não funcione se você não o vender a tempo. O gerenciamento contínuo de estoques ajuda a evitar desperdícios desnecessários.

2. Evite estoque morto

O estoque morto é uma ação que não pode mais ser vendida, mas não necessariamente porque expirou - pode ter saído de moda ou se tornar irrelevante. Ao gerenciar melhor seu estoque, você pode evitar o estoque morto.

3. Economize nos custos de armazenamento

A armazenagem costuma ser um custo variável, o que significa flutuar com base em quanto produto você está armazenando. Quando você armazena muito produto de uma só vez ou acaba com um produto que é difícil de vender, seus custos de armazenamento aumentam. Evitar isso é uma das formas de diminuir custos da sua empresa.

4. Gerenciamento de estoques melhora o fluxo de caixa

O bom gerenciamento de estoques não só é mais econômico, como também melhora o fluxo de caixa de outras formas. Lembre-se, inventário é um produto pelo qual você provavelmente já pagou e que deseja vender, mas enquanto ele estiver no seu depósito, definitivamente não é dinheiro vivo. Tente pagar seu aluguel com coleiras de cachorro ou capas de iPhone.

É por isso que é importante incluir o inventário no seu gerenciamento de fluxo de caixa. O inventário afeta diretamente as vendas (ditando o quanto você pode vender) e as despesas (ditando o que você tem que comprar), e ambos os fatores influenciam muito em quanto dinheiro você tem em mãos.

Em suma, uma melhor gestão de estoque leva a uma melhor gestão do fluxo de caixa.

Quando você tem um sistema de inventário sólido, sabe exatamente quanto produto tem e, com base nas vendas, pode projetar quando o produto deve acabar, com isso você garante a substituição dele a tempo.

Isso não apenas ajuda a garantir que você não perca vendas (essencial para o fluxo de caixa), mas também permite planejar com antecedência a compra de mais, para garantir que você tenha dinheiro suficiente reservado.

6 técnicas essenciais de como fazer um inventário de estoque passo a passo

O gerenciamento de estoques é uma parte altamente personalizável dos negócios. O sistema ideal é diferente para cada empresa.

No entanto, todas as empresas devem se esforçar para remover o erro humano do gerenciamento de estoque, tanto quanto possível, o que significa aproveitar um software de gerenciamento de inventário, como Izettle, que é gratuito!

Independentemente do sistema que você usa, as 8 técnicas de como fazer um inventário de estoque, a seguir, ajudarão você a melhorar a gestão e o fluxo de caixa.

1. Definir níveis de paridade

Facilite o gerenciamento de inventário definindo "níveis de paridade" para cada um dos seus produtos. Os níveis de paridade são a quantidade mínima de produto que deve estar sempre disponível. Quando seu estoque cai abaixo dos níveis predeterminados, você sabe que é hora de pedir mais.

Os níveis variam de acordo com o produto e baseiam-se na rapidez com que o item é vendido e em quanto tempo leva para voltar ao estoque.

Embora a definição desses níveis exija um pouco de pesquisa, tê-los definidos sistematizará o processo de ordenação.

Lembre-se de que as condições mudam com o tempo. Verifique os níveis de paridade algumas vezes durante o ano para confirmar que eles ainda fazem sentido. Se algo mudar nesse meio tempo, não tenha medo de ajustar seus níveis para cima ou para baixo.

2. First In, First Out (FIFO)

"Primeiro a entrar, primeiro a sair" é um princípio importante de como fazer um inventário de estoque.

Isso significa que seu estoque mais antigo (primeiro a entrar) deve ser vendido primeiro (primeiro a sair). Isso é especialmente importante para produtos perecíveis, para que você não acabe com o desperdício.

Também é uma boa ideia praticar o FIFO para produtos não perecíveis. Se as mesmas caixas estiverem sempre na parte de trás, é mais provável que elas se desgastem. Além disso, o design e os recursos da embalagem geralmente mudam com o tempo. Você não quer acabar com algo obsoleto que você não pode vender.

Para gerenciar um sistema FIFO, você precisará de um depósito organizado. Isso normalmente significa adicionar novos produtos na parte de trás ou garantir que o produto antigo permaneça na frente.

3. Plano de contingência

Muitos problemas podem aparecer relacionados ao gerenciamento de inventário. Esses tipos de problemas podem prejudicar negócios despreparados. Por exemplo:

• Suas vendas aumentam inesperadamente e você exagera no seu estoque;
• Você tem um déficit de fluxo de caixa e não pode pagar pelo produto que precisa desesperadamente;
• Seu depósito não tem espaço suficiente para acomodar seu aumento sazonal nas vendas;
• Um erro de cálculo no estoque significa que você tem menos produtos do que você pensou;
• Um produto de giro lento ocupa todo o seu espaço de armazenamento;
• Seu fabricante fica sem seu produto e você tem pedidos para preencher;
• Seu fabricante interrompe seu produto sem avisar.

Não é uma questão de surgirem problemas, mas quando eles surgem. Descubra onde estão seus riscos e prepare um plano de contingência. Como você vai reagir? Quais etapas você vai tomar para resolver o problema? Como isso afetará outras partes do seu negócio?

4. Auditoria regular

A auditoria regular é vital. Na maioria dos casos, você estará contando com softwares e relatórios do seu depósito para saber quanto produto tem em estoque. No entanto, é importante garantir que os fatos correspondam. Existem vários métodos para fazer isso.

Inventário físico

Um inventário físico está relacionado à prática de contar os produtos em estoque. Muitas empresas fazem isso no final do ano porque a data se relaciona com o fechamento da contabilidade.

Tente aplicar uma auditoria regular. Inventários feitos apenas uma vez por ano, podem ser incrivelmente prejudiciais para os negócios e, acreditem, é tedioso. Se você encontrar uma discrepância, pode ser difícil identificar o problema quando estiver olhando para um ano inteiro.

Verificação de pontos

Se você fizer um inventário físico completo no final do ano e, muitas vezes, tiver problemas ou tiver muitos produtos, convém começar a verificar o local ao longo do ano. Isso significa simplesmente escolher um produto, contá-lo e comparar o número com o que deveria ser. Isso não é feito em uma programação e é complementar ao inventário físico. Em particular, você pode querer verificar produtos problemáticos ou em movimento rápido.

Contagem cíclica

Em vez de fazer um inventário físico completo, algumas empresas usam a contagem de ciclos para auditar o inventário.

Em vez de uma contagem completa no final do ano, a contagem de ciclos expande a reconciliação ao longo do ano.

Cada dia, semana ou mês, um produto diferente é verificado em uma programação rotativa. Existem diferentes métodos para determinar quais itens devem ser contados, mas, em geral, os itens de maior valor serão contados com mais frequência.

5. Priorize o sistema ABC

Certos produtos precisam de mais atenção do que outros. Com uma análise ABC, você pode priorizar seu gerenciamento de inventário, separando os produtos que exigem muita atenção daqueles que não precisam.

Faça isso passando pela sua lista de produtos e adicionando a cada produto a uma das três categorias:

• A: Produtos de alto valor com baixa frequência de vendas
• B: Produtos de valor moderado com uma frequência moderada de vendas
• C: Produtos de baixo valor com alta frequência de vendas

Os itens da categoria A exigem atenção regular porque seu impacto financeiro é significativo, mas as vendas são imprevisíveis.

Os itens da categoria C exigem menos supervisão, porque eles têm um impacto financeiro menor e estão constantemente mudando. Os itens da categoria B caem em algum lugar no meio.

6. Previsão precisa

Uma grande parte do bom gerenciamento de estoques se resume a prever com precisão a demanda. Não se engane, isso é incrivelmente difícil de fazer. Existem inúmeras variáveis ​​envolvidas e como fazer um inventário de estoque, e você nunca saberá exatamente o que está por vir, mas pode tentar se aproximar. Aqui estão algumas coisas para observar ao projetar suas vendas futuras:

• Tendências no mercado;
• As vendas do ano passado durante a mesma semana;
• Taxa de crescimento deste ano;
• Vendas garantidas de contratos e assinaturas;
• Sazonalidade e a economia global;
• Próximas promoções;
• Gasto com marketing para pequenas empresas, planejado.

Se houver algo mais que o ajudará a criar uma previsão mais precisa, inclua-o.

Assuma o controle do seu inventário

Todas essas dicas de como fazer inventário de estoque estão relacionadas a forma como administrar uma pequena empresa como um todo.

Lembre-se de que, com um sistema de gerenciamento de inventário eficaz, você pode ajudar a:

• reduzir custos;
• manter seus negócios lucrativos;
• analisar padrões de vendas;
• prever vendas futuras;
• preparar o negócio para o inesperado.

Com o uso da tecnologia para pequenas empresas você pode implementar um sistema de gerenciamento de estoque adequado. Com isso, sua empresa tem uma chance maior de lucratividade e sobrevivência.

É hora de assumir o controle do gerenciamento de seu inventário e deixar de perder dinheiro. Escolha as técnicas corretas de gerenciamento de inventário para sua empresa e comece a implementá-las hoje.

Tudo isso pode ser muito novo para você e talvez seja interessante contar com uma consultoria em TI, que te ajude a analisar a melhor forma de realizar uma gestão atual de seu estoque, com ferramentas de gestão que sejam modernas e eficientes. Para isso, que tal conhecer nossos Nerds?

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