Como fazer gerenciamento de impressão e quais os benefícios

Como gerenciar impressões? O primeiro passo é entender a impressão como um processo de negócios que pode e deve ser melhorado.

O que significa gerenciamento de impressão?

Porque isso é importante para a sua empresa?

Como reduzir cerca de 30% dos gastos com impressão?

É sobre isso que vamos falar neste artigo.

O gerenciamento de impressão é sobre gestão de compras. Não é simplesmente sobre deixar ou não seus funcionários imprimirem documentos pessoais, mas sim, sobre gerenciar a utilização de recursos da empresa.

Afinal, tinta, papel e a própria manutenção da impressora geram custos para o negócio, correto?

Muitas empresas são inundadas com papel, mesmo nesta era tecnológica, de constante transformação digital nas empresas.

Imprimimos, armazenamos em excesso, encomendamos mais itens de impressão, de novo e de novo. Quanto isso custa para a sua empresa?

Ao realizar um controle de impressão eficiente, você pode economizar cerca de 30% dos custos com essa atividade.

Suponhamos que você gaste R$ 1.000 por mês com impressão. Neste caso terá uma economia de R$ 300!

Como gerenciar impressões? O primeiro passo é entender a impressão como um processo de negócios que pode e deve ser melhorado.

3 principais benefícios do gerenciamento de impressão

1. Eliminar o desperdício

Muitas empresas ainda têm o hábito de imprimir para conferir um documento, depois corrigir possíveis erros no computador e imprimir novamente!

O que é isso?

Desperdício de papel, tinta e consequentemente, de dinheiro.

Isso sem falar na sustentabilidade e nas questões do lixo e do papel que hoje tanto preocupam especialistas em diversidade e desenvolvimento.

O gerenciamento de impressoras tem como objetivo evitar desperdícios e utilizar de maneira mais inteligente, tanto a tecnologia como a real necessidade de utilização do papel.

Revise o material a ser impresso ainda no computador. Não é realmente necessário imprimir o documento para conferir dados ou erros de digitação, por exemplo. Isso pode ser feito na sua telinha.

2. Reduzir Custos

Anteriormente vimos, como uma solução de gerenciamento de impressão pode economizar dinheiro, eliminando o desperdício de papel (para não mencionar a tinta). Entretanto, existem outras maneiras de reduzir os custos.

Com o controle de impressão você pode criar regras para todos os colaboradores que têm acesso ao serviço. São sugestões de economias de custo óbvias:

  • utilizar os dois lados do papel para impressão e não apenas um lado;
  • sempre que possível converter o documento em uma impressão em preto e branco (reduzindo o uso da tinta colorida cara);
  • usar impressoras mais econômicas;
  • imprimir em modo rascunho e mais.

3. Aumentar a produtividade

A tecnologia da informação (TI) pode trazer contribuições positivas para organizações que buscam fazer mais com menos.

Se você deseja realmente tornar seu dia a dia mais produtivo, pode contar com processos de gerenciamento de impressão, em parceria com a digitalização de fluxos de trabalho que envolvem documentos, por exemplo.

Com a digitalização você pode enviar documentos por e para e-mails, salvá-los em uma pasta predefinida ou usar scripts para integrar-se a soluções de terceiros, como sistemas ERP ou outros aplicativos contábeis e financeiros.

Os fluxos de trabalho digitalizados podem ser personalizados e integrados com os processos de negócios existentes e com a governança corporativa.

Percebeu como um simples gerenciamento de impressoras pode mudar processos importantes de seu negócio e otimizar tarefas e funções de sua equipe?

Outsourcing de impressão como método de gerenciamento e redução de custos

Agora que você conhece os principais benefícios que o gerenciamento de impressão pode trazer para seu negócio, é hora de conhecer uma das práticas que podem contribuir com a sua gestão, sem ocupar tempo de sua equipe.

O outsourcing é um tipo de terceirização. Quando falamos de outsourcing de impressão, o que desejamos abordar é o aluguel de impressoras e, conjuntamente, a contratação de serviço de suporte para esse equipamento.

Entre os serviços oferecidos no outsourcing, estão:

  • equipamentos;
  • disponibilização de um técnico para manutenção preventiva e corretiva;
  • suprimentos e softwares de gerenciamento de impressoras.

Entre as vantagens do outsourcing de impressão, estão:

  • melhor custo-benefício;
  • redução de tempo dedicado a serviços de manutenção da máquina e seus componentes;
  • sustentabilidade e economia na impressão.

Como o preço de locação de impressoras é cobrado por número de impressões, tamanho do papel e tipo de impressão (preto e branco ou colorida), o gestor da empresa contratante é capaz de realizar um controle mais efetivo de gerenciamento de impressão.

É interessante observar também, que com o outsourcing de impressão, a empresa contratante economiza o custo inicial de compra de uma máquina, que, em geral pode ser significativo, ao mesmo tempo, que mantém o nível de tecnologia da empresa alto.

Quando a máquina estiver ficando ultrapassada, a contratada troca o equipamento e mantém a modernidade do serviço, sem ter a necessidade de comprar uma máquina nova.

Agora que você já conhece os benefícios do gerenciamento de impressão e como otimiza-lo através do outsourcing, é hora de buscar por orçamentos e escolher um fornecedor.

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