Como controlar horário de funcionário externo: 4 boas práticas

Buscar alternativas de como controlar horário de funcionário externo não é apenas uma questão política da empresa, mas também uma necessidade para atender às exigências da Consolidação das Leis do Trabalho, mais conhecida como CLT.

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Talvez, antes da transformação digital, que colocou um smartphone na mão de cada pessoa, esse acompanhamento fosse realmente um problema, mas a verdade, é que atualmente, controlar horário de funcionário externo, não deve ser uma dificuldade que atrapalhe o fluxo de sua empresa, afinal existem muitas opções acessíveis para variados tipos de negócios.

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A seguir, vamos apresentar algumas dicas de como realizar esse acompanhamento das horas trabalhadas e também das atividades realizadas por sua equipe externa.

4 dicas de como controlar horário de funcionário externo

1. Implemente o uso de um aplicativo de controle de ponto

O termo tecnologia está presente entre as primeiras palavras escritas neste artigo. Atualmente, as empresas podem e devem aproveitar as opções digitais oferecidas, para melhorar suas atividades diárias e aumentar a produtividade.

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Alguns empresários, entretanto, ainda acreditam que soluções tecnológicas são caras e não valem o investimento.

Para acabar de vez com essa opinião, vamos fazer um exercício simples. Imagine se você voltasse no tempo, e não tivesse acesso ao computador nem à internet.  

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Arrepiou?

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Como a sua empresa iria funcionar se você não tivesse acesso a essas duas soluções?

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‍Quanto tempo seus funcionários demorariam para realizar as mesmas coisas que eles fazem hoje?

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Esse rápido exemplo mostra como a tecnologia pode ser útil e aumentar os ganhos de uma organização. Aprender como informatizar uma pequena empresa é um investimento que você faz em produtividade e, em alguns casos, gera também redução de custos com uma equipe mais enxuta.

Lápis, papel, folha de ponto, tudo isso é extremamente ultrapassado. A melhor forma de como controlar horário de funcionário externo é por meio de um aplicativo especializado.

Sua equipe de RH e seu setor administrativo vão agradecer, pois, poderão dedicar suas horas à atividades mais estratégicas do que a contagem de horas trabalhadas e atualização das folhas de pagamento.

2. Faça reuniões periódicas por sistemas de comunicação online

Manter uma unidade de objetivos e realizar um acompanhamento próximo para dar suporte à sua equipe externa, bem como para controlar suas atividades, realizar e receber feedbacks, é um processo que você deve implantar.

Algumas empresas fazem um call (uma ligação) diariamente, antes do início das atividades da equipe para alinharem, por exemplo, o trajeto que será percorrido pelo colaborador.

Outras organizações preferem uma reunião semanal mas, mais longa, para alinharem a agenda dos dias que virão pela frente e para o repasse dos resultados da semana anterior.

Escolha o que for melhor para seu negócio, mas não deixe de se fazer presente mesmo de longe, não apenas para cobrar resultados, mas para auxiliar em qualquer dificuldade ou dúvida de seu funcionário.

3. Fique atento a Legislação vigente

Acima falamos sobre a importância de estabelecer um método de como controlar horário de funcionário externo para atender as exigências da CLT.

Esse cuidado é importante para garantir os direitos de seus colaboradores e também evitar que você sofra algum problema jurídico após a saída de um colaborador, por exemplo.

Um controle de ponto efetivo e um acompanhamento de emissão de folha de pagamento digital, podem juntos, evitar que você tenha prejuízo com processos trabalhistas.

Revise o que a Consolidação das Leis do Trabalho determina sobre o monitoramento de horários.

4. Gerencie a qualidade do trabalho e o alcance de metas  

Agora que você resolveu a parte burocrática e mecânica de como controlar horário de funcionário externo, é hora de pensar em como acompanhar se suas metas estão sendo cumpridas.

Usar um gerenciador de tarefas torna o trabalho mais simples tanto para o funcionário como para seus gestores.

Existem algumas ferramentas gratuitas de gestão de projetos que também são acessadas por aplicativos ou sites, de qualquer lugar e a qualquer hora.

Você também pode criar uma solução personalizada, que atenda às necessidades específicas do seu negócio.

Independente da sua escolha, com esses sistemas você pode:

• inserir as metas de cada funcionário;
• solicitar que o colaborador atualize diariamente, com uma breve descrição de suas atividades e resultados;
• criar um checklist com as tarefas ou metas da semana e acompanhar conforme a atualização;
• colocar deadlines em cada atividade;
• compartilhar informações sobre clientes e mais.

Se você tem uma equipe de vendas externa, uma boa solução para acompanhar a relação do vencedor com os prospects e clientes, é a aplicação de um software de CRM.

Se você tem uma equipe de suporte externa, deve usar ferramentas de acompanhamento de atendimentos e soluções de problemas.

Entenda sua necessidade e busque por uma solução que atenda a cada uma.

Resumindo, inserir um software para controlar o horário de funcionários externos na sua empresa vai ser um avanço muito benéfico, não apenas para colaborador, como também para você e sua equipe administrativa.

Leia também: Como administrar uma pequena empresa com 11 passos práticos

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